La Narrativa de tesoreria

total de la obligación.

Control:

Principalmente se revisa que se cumplan con los ratios exigidos por los bancos acreedores y los ratios son elaborados por el área contable y son revisados por el Contador General. La Gerencia NARRATIVA DE TESORERIA (PAGOS Y COBROS)

Entrevista:

Sandra Romero (Tesorera General de PERURAIL S.A.)

Sandra Arana (Gerente Corporativa de Gestión Financiera)

Susana Diaz (Sub Gerente Corporativa de Contabilidad de PERURAIL S.A.)

Jenny Huaynas (Encargada de BDO)

La señora Sandra Arana es la encargada de toda la Gestión Financiera y Tesorería, de la cual está compuesta por 3 áreas:

a) Área de Caja (Sandra Romero)

b) Área de Cobros (Rommy Solano)

c) Área de Pagos (Daniel Amador)

I. Flujo de caja

Se realiza un flujo de caja diario y un flujo proyectado elaborado en excel para poder saber si se puede cubrir las necesidades del día a día.

Se realiza la posición de bancos realizada por el analista que sirve para tomar la decisión que movimientos bancarios hacer en el día (transferencias, pago de proveedores, otros gastos).

II. Créditos y cobranzas

a) Detalle de los Créditos:

- Los créditos otorgados a los clientes solo son otorgados una vez que han cumplido la evaluación de la compañía; cabe mencionar que los plazos de los créditos son los siguientes:

Días de crédito: 7, 15, 30, 45 y 60; cabe mencionar que los plazos de crédito por cada cliente figuran de manera automática en el Sistema O7, evitando así la manipulación de datos en base al plazo de crédito.

- Sólo se otorga crédito a tres agencias de viaje y en el caso de servicio de carga se otorga crédito a todos los clientes.

La gestión de cobranza se realiza solo a los clientes que tienen crédito (alojamientos eventos u otros servicios).

b) El proceso de las cobranzas es el siguiente:

1. Una vez que se envíe las facturas a los clientes y estas devuelvan el cargo sellado (en señal de recibido); el personal de recepción (de Perú Rail), envía las facturas al área de cuentas por cobrar; dicha área recibe los cargos (copia administrativa de la factura) y verifica que todos los comprobantes estén sellados por los clientes, con lo cual se efectúa el inicio de los plazos establecidos para su cobranza de acuerdo a la fecha de recepción del comprobante.

Control N° 1:

Personal de recepción y tesorería validan que todos los comprobantes se encuentre sellados por el cliente y de esta manera se da inicio a los plazos de los créditos otorgados.

2. El Área Cuentas por Cobrar, ingresa al sistema O7 la fecha de recepción de la factura, la cual ha sido efectuada por el cliente; cabe mencionar que el Sistema O7 emite un reporte de cuentas por cobrar, en el cual se puede verificar el plazo de cobro por cada factura.

3. El personal de cuentas por cobrar, emite la planilla de cobranza todos los días en base a la transferencia bancaria del cliente, la cual ha sido previamente revisada por tesorería; cabe mencionar que el Área de tesorería envía el detalle de ingresos por cobranza al área contable. En el detalle se describen por cada cuenta corriente, cuáles han sido los clientes que han cancelado sus facturas; así mismo el Área de Cuentas por Cobrar se comunica con la agencia de turismo para validar que se esté referenciando de manera correcta la factura y el abono bancario.

Control N° 2:

Personal de tesorería verifica con la agencia de turismo que los abonos en cuenta sean referenciados a su factura respectiva.

4. Luego de validar los datos de las facturas con los abonos en cuenta, se procede a elaborar la planilla de cobranza. En el Sistema O7 la planilla de cobranza se genera marcando las facturas e indicando la cuenta corriente en la que se depósito la cobranza; cabe mencionar que el sistema generara el asiento contable de cobranza en forma automática.

5. Luego de impresa la planilla de cobranza, esta tendrá adjuntado la factura y la copia del depósito bancario.

6. En forma semanal, la Jefa de Cobros emite un reporte de las facturas pendientes de cobro, en la cual se revisara los documentos antiguos y vencidos; cabe mencionar que el asistente de cobros realizara el seguimiento de los documentos impagos, detallando el motivo del porque no han sido pagados; así mismo mediante correo electrónico y/o teléfono se efectuara las comunicaciones para la cobranza.

7. Luego de iniciada las comunicaciones de cobranzas y al no obtener el pago, se procede a la emisión de una carta notarial, la cual dependerá del importe de la deuda y de un plazo vencido mayor a 90 días. La jefa de cobros envía un detalle al área legal que emite dichas cartas notariales.

III.- Pagos:

1.- Luego de que las facturas son registradas en el sistema contable, estas son enviadas al Área de Tesorería. Las facturas son recibidas por un asistente de tesorería, quien revisa que los comprobantes, tenga adjuntado el sustento correspondiente (Orden de compra o servicios, guía de ingreso a almacén); así mismo verifican que los montos mínimos estén aprobados de acuerdo a las políticas del Grupo OEH y que los contratos, a los que aluden dichas facturas, estén firmados (Firma Ilimitada: Rafael Carpio, Leopoldo Carpio y Raúl Galdo; Firma Conjunta: Un personal del Área Operativa y otro del Área Financiera); cabe mencionar que el área de tesorería se encargara de revisar si dichos documentos están afectos a detracción y cuáles son los porcentajes correspondientes.

Control N° 1:

Personal de tesorería verifica que los comprobantes tengan adjuntado la documentación que sustente las operaciones; así mismo verifican

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