La competitividad

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El problema en estudio se remite a un área administrativa específicamente la División

Financiera, cuya función es la ejecución presupuestal vigilando los procesos que se

relacionan al cuidado de las finanzas para el desarrollo de actividades. Así, la función de

compras se ha concebido siempre como una relación comercial de adquisición de bienes

y suministros y como una labor de control del gasto para el respectivo cumplimiento legal,

como también cumplir con la eficiencia y la eficacia institucional.

Hablar de productividad, para la competitividad ya no son temas exclusivos de la empresa

privada, hoy, las instituciones públicas deben adoptar modelos administrativos que

propendan por lograr los objetivos dentro de parámetros de calidad tanto en su proceso

misional como en su gestión de recursos. La administración moderna plantea filosofías y

herramientas que en buena medida ayudan a lograr los propósitos dentro de parámetros

de productividad. Es así como los niveles administrativos deben comprometerse en

planes tendientes a ser desarrollados por medio de acciones que garanticen el

cumplimiento de objetivos, con resultados productivos en el desarrollo de sus procesos

misionales (Docencia, Extensión, Investigación, Bienestar y Capacitación), administrativos

o de soporte (Finanzas, Servicios generales, sistemas; otros); con el fin de ser mas

productivos.

Se plantea entonces un reto a la administración pública de modernizar su actuar para

supervivencia de la institución. Ser ajeno a esta situación es negarse el progreso en razón

al reto de autonomía, modernización, y productividad del Estado.

El Sistema de Gestión de Calidad, se ha constituido como una de las Estrategias

modernas para en lo privado, hacer frente a las amenazas del entorno, por lo tanto la

ASEGURAMIENTO DE CALIDAD EN EL PROCESO COMPRAS DE LA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PEREIRA

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Gestión del Estado ha adoptado tales prácticas como norma obligatoria de las

organizaciones públicas, es así como su directiva es la aplicación de la Norma Técnica

para la Gestión Pública: NTGP 1.000:2004 la cual ha seguido los lineamientos de las

Norma ISO 9001:2000, que plantea los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad.

En estas normas es claro el enfoque al Cliente, y la Calidad del servicio como bases

fundamentales para la satisfacción del usuario (término aceptado para el caso en estudio).

El servicio una vez ha cumplido los requisitos legales y de satisfacción debe ser

asegurado en todos los procesos de apoyo o logísticos puede generar una filosofía que

sirva como modelo para otros procesos que no siendo misionales definen en gran parte

los soportes para el correcto desempeño de esa misión dentro de los parámetros antes

enunciados.

1.1 DIAGNÓSTICO O SITUACIÓN PROBLEMA.

“La Universidad Tecnológica de Pereira es una institución de educación superior de

carácter estatal, vinculada a la sociedad del conocimiento en los campos de la ciencia, la

tecnología, las arte y las humanidades” 1.

Para cumplir con la Misión y la Visión existen áreas que sirven de apoyo como: La

Administrativa, División de Personal, División Financiera, Bienestar Universitario; entre

otras.

La División Financiera, área donde se ubica en gran parte el objeto de estudio, tiene como

misión: “Es una dependencia administrativa encargada del manejo eficiente de los

procesos contables, presupuéstales y de tesorería, siguiendo las normas pertinentes

1 Misión Universidad Tecnológica de Pereira. Plan de Desarrollo 2000-2004

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establecidas, y del recaudo oportuno de los ingresos y de los pagos de las obligaciones

de la universidad”. Aunque no es explícita, la función del proceso compras tiene que ver

con esta área desde el punto de vista de control del gasto y ejecución presupuestal, visto

así, ya que el proceso no se perfila en un ámbito de servicio como apoyo logístico sino

como una actividad comercial que debe ser controlada.

En consecuencia, el proceso posee varias debilidades dado que, aunque se tiene la

cultura del servicio establecida como un trabajo de equipo comprometido en esta labor, el

sistema compras como servicio al usuario, denota debilidades como: Incertidumbre en el

tiempo de entrega de bienes, compra de referencias distintas a las solicitadas muchas

veces por razones del tiempo de ejecución de la orden, tramitología por razones legales

que generan exceso de trabajo en la sección (lo que lleva en varias ocasiones a la

contratación de personal supernumerario), que a su vez ocasiona sobre tiempos en la

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