La gestión de tareas y el diseño de las formas de

UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NÚCLEO BOLÍVAR

UNIDAD EXPERIMENTAL PUERTO ORDAZ

SISTEMA Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

SECCION 3

DISEÑO Y CONTROL

DE FORMAS

Ciudad Guayana; marzo, 2012

INTRODUCCION

La forma es un medio común para la transformación de datos, las formas impresas contribuyen a impulsar la revolución industrial.

Dos factores que motivan el mejoramiento y desarrollo de las formas fueron la expansión de la imprenta y la especialización de labores. La primera las hizo posibles y la segunda las hizo necesarias con la especialización del trabajo.

Siempre que haya una operación repetitiva de oficina habrá registros uniformes. El modelo que guía esta uniformidad y contribuye a la eficiencia de la operación es la forma impresa.

Concepto e importancia de forma

Es una herramienta o medio de comunicación sobre el cual se imprimen informes constantes y que cuenta con espacios para que se anote en ellos una información variable, generalmente esta impreso en papel o en algún material de papel.

Las formas impresas son elementos indispensables para transmisión y registro de datos relativos a las actividades que se desarrollan en cada departamento; existen multitud de formas que se utilizan en la empresa que van desde una tarjeta de control de asistencia hasta una póliza contabilidad.

Las formas facilitan la transmisión de información a la vez que sirven para registrar adecuadamente las operaciones. Al diseñar las formas es conveniente observar los siguientes lineamientos.

IMPORTANCIA

Las Formas cuestan dinero tanto en su costo intrínseco como en los sueldos y salarios pagado diariamente en ellos. Una de las piezas de construcción mas esenciales de todos los sistemas de información para la administración es la forma impresa. Es el medio que transporta los documentos a través de la mayoría de las etapas del procesamiento de información de las empresas. Un diseño y control riguroso para las formas puede: mejorar la eficiencia del procesamiento de información, simplificar el adiestramiento de los empleados, efectuar un control por parte de la administración, proporcionar un medio eficiente para registrar y llevar datos que son insumos del sistema de información para la administración

Objetivos del control y diseño de formas

 Promover y mejorar las formas esenciales para la realización de las operaciones de la empresa.

 Eliminar esas formas que son innecesarias.

 Facilitar el flujo, procesamiento y análisis de datos mediante:

1. La organización de datos

2. La minimización del tiempo de registro eliminando los datos constantes

3. Lograr el control de las operaciones

Técnicas para el diseño de formas

El diseño integra la necesidad de la persona que llevan las formas así como de quienes las procesan estas deben:

 Sencillez: para que sean fáciles de llenar y leer, llevando separaciones entre columnas, utilizando tintas y papeles de colores diversos.

 Cada forma debe estar diseñada para un procedimiento especifico

 El orden en el cual se solicita la información deben ser realizado en la misma secuencia en el cual se generan los datos.

a) Determinación del tipo de información que debe ser procesada a través de la forma.

Asegurarse que cada forma cumpla con los requerimientos básicos de un proceso de operación aprobado, para diseñarla de tal modo que tiene su propósito de un modo eficiente y efectivo a fin de especificar el método de crear costo de manufactura y establecer un sistema de control de existencia y reabastecimiento que permita disponer de suficiente cantidad de formas cuando se necesiten en cantidades económicas y precios ventajosos.

b) Clasificación de datos: se clasifican en:

 Públicos: comprenden todos aquellos datos e información que pueden ser divulgados.

 Confidencial: son todos aquellos datos que pueden ser distribuidos cuya exposición debe ser controlada y administrada Por el responsable del sistema.

c) Determinación de espacio necesario para completar cada uno de los datos:

 Tiempo: se encuentra en forma cronológica una buena manera de clasificar las noticias, los eventos.

 Categorías: se encuentran una gran variedad de productos, lo que van a permitir esta clasificación, ejemplo: videos.

 Jerarquía: se realiza una jerarquía con los poderes realizados que nos muestra una valiosa información.

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