La gestión profesional de proyectos

Aprender lecciones

Una de las funciones principales de todo director de proyectos es documentar todo aquello que ocurre durante el transcurso del mismo, pero normalmente es durante la fase final de este cuando se elaboran o se deben elaborar con todo detalle los informes de evaluación, incluyendo todos los detalles sobre como ha ido: problemas encontrados, soluciones utilizadas, decisiones tomadas, etc, de modo que un equipo totalmente diferente pueda utilizarlos posteriormente si se diera la necesidad de ejecutar algo parecido.

Conjuntamente con estos informes de evaluación final, también es importante dedicar algún tiempo a escribir lo que se conoce como el Informe de Lecciones Aprendidas, para que, tanto nosotros como los nuevos colaboradores, podamos aprender de los errores cometidos.

El error más usual es realizarlo varias semanas después de que todo haya concluido y hablar con el equipo para analizar “qué salió mal” (siempre habrá cosas que no habrán salido conforme a lo planeado). En ese momento, como el proyecto ya ha terminado, la mayoría de los problemas se han olvidado o solucionado, por lo que el informe no los reflejará tan detalladamente, y no servirán tanto para futuros proyectos

El objetivo fundamental es transmitir los lectores estas dos lecciones.

 Primera Lección evitar las trampas

Los profesionales de la dirección de los proyectos deben reconocer que, apesar de sus esfuerzos, siempre surgen problemas. En consecuencia, buena parte de su tarea consiste en minimizar las consecuencias negativas de esos problemas inesperados. Los proyectos están llenos de inconveniente muchos no se deben a la acción de los managers de los proyectos, quienes, sin embargo, deben enfrentarlos. Si no pueden hacerlo eficazmente, sus proyectos fallaran en algo: quizás se produzcan recortes presupuestarios inmanejables, perjudiciales deslizamiento de la agenda.

Los buenos especialistas en proyectos deben preveer los inconvenientes que encontrarán e idear maneras de evitarlos.

Los proyectos pueden fracasar de muchas maneras pero podemos identificar tres fuentes principales de fracaso.

1. Factores organizacionales

2. mala identificación de las necesidades del cliente y especificación incorrecta de los requerimientos del proyecto.

3. planificación y control deficiente.

Factores organizacionales

Los managers especializados en proyectos saben que muchos de los problemas que enfrentan están vinculados con cuestiones organizacionales. Piensan que las reglas de trabajo arbitrarias, el micromasagerment originando de los altos niveles de jerarquía, La incapacidad de conseguir gente adecuada para cada tarea y los presupuesto mal elaborados, hace que cualquier trabajo difíciles casi imposible.

Lo interesante es que estos profesionales de la dirección de proyectos parecen creer que los problemas organizacionales que enfrenta son propios de sus organizaciones. Alberga la idea de que fuera de que afuera las cosas son mejores. No se dan cuenta que muchos de los problemas organizacionales se producen en todas partes. Esos problemas son la norma de la naturaleza misma del Management de proyecto lo hace que surjan

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