Gestión De Proyectos

EVALUACIÓN GESTION DE PROYECTOS

La empresa Vation 2002, dedicada al sector de edificación civil y cuenta con una plantilla de 150 trabajadores.

En este momento Vation 2002 tiene sobre la mesa una propuesta de adquisición por parte de una importante multinacional que, de ser aceptada, supondrá un proceso de integración paulatina durante los próximos años.

La directiva de Vation 2002, con el fin de tener todas las garantías posibles ante esta propuesta quiere organizar una reunión en la que participen toda la cúpula directiva de ambas empresas, más los directores de los diferentes departamentos de las dos entidades.

Esta reunión se quiere realizar en un lugar neutro, como un centro de negocios, donde poder comer, charlar, exponer los diferentes puntos de vistas.

Has sido encargado de organizar este evento entre ambas entidades que ha de realizarse en el próximo mes.

Debes:

•Enviar las cartas de invitación a la reunión y confirmar la asistencia.

•Contratar una sala de juntas en un centro de negocios. Debes realizar una visita para comprobar si se ajusta a los requerimientos mínimos para la reunión.

•Contratar un catering durante la reunión

•Contratar, en un restaurante cercano, la comida para los asistentes a la reunión. Debes visitar los restaurantes.

•Seleccionar el menú.

Se pide:

•Organiza el proyecto de trabajo para planificar la reunión entre ambas entidades.

DESARROLLO DEL CASO PRÁCTICO

Puesto que en este ejercicio práctico se demanda un proyecto de trabajo para planificar la reunión que se ha de mantener entre dos empresas para la negociación sobre la adquisición de una de ellas con respecto a la otra.

Se propone un método de trabajo para planificar la reunión entre ambas que de buen fin y satisfacción a las mencionadas partes.

• Consideremos ciertos datos como introducción:

Solamente en los Estados Unidos de Norteamérica, suceden al día más de 11,000,000 de reuniones. Consumen más del 50% del tiempo de los Gerentes y más del 35% del tiempo de los Ejecutivos. Haciendo una relación monetaria, en las reuniones se invierte alrededor del 10% del costo de la planilla de una empresa. El movilizar al personal a una reunión durante una jornada, cuesta dinero. Una reunión no es más que una herramienta de trabajo; une a individuos diferentes en sus ideas y forma de pensamiento, en el discernimiento de las cosas y en su manera de ser.

Por ello para hacer este trabajo, se ha considerado, después de múltiples investigaciones, que no he considerado interesante incluir, la opción más adecuada en cuanto a la relación calidad-precio y practicidad, de todos y cada uno de los sitios relacionados con la reunión. Desde el propio centro de congresos, como el restaurante o la empresa de Catering contratada.

• ¿Para qué son útiles las reuniones?

Una reunión mal organizada no tiene mayor uso que la pérdida del tiempo que provoca a los asistentes.

No siempre se pueden evitar reuniones estériles y aburridas, y no siempre es fácil trabajar en grupo. Pero resulta que:

• Para esta reunión se ha de tener como objetivo el brindar la oportunidad de acceder a información muy importante para el caso que se está tratando.

• La relación “cara a cara” de las reuniones permite un rápido convencimiento y una excelente venta de ideas, algo que no se logra a través de los escritos.

• Las reuniones permiten el libre flujo y circulación de ideas.

• Pueden aclararse dudas al instante, en el mismo momento en que se realiza la reunión.

• El trabajo en equipo facilita encontrar fácilmente soluciones a las problemáticas planteadas.

Una reunión es la forma más efectiva de lograr la interacción y el compromiso de personas hacia una meta determinada.

• Objetivos de las reuniones.

En el caso de las reuniones debe establecerse de manera clara y específica, y por escrito, el propósito de la reunión; qué es lo que se espera lograr, o a dónde se quiere llegar. Si no se tiene claro el objetivo de la reunión, éste debe precisarse, ya que cualquier reunión que se desarrolle sin tener claro lo antedicho, lo más inequívoco es que resulte desordenada, vaga y frustrante.

En este caso la reunión se convocará encaminada a debatir sobre la adquisición que de la empresa Vation 2002 quiere hacer una importante multinacional X.

En este orden de cosas, se ha enviado vía correo electrónico con acuse de recibo y correo ordinario certificado también con acuse de recibo a cada uno de los directivos de ambas empresas y a los directores de los diferentes departamentos de las dos entidades, una carta invitación, que se incluye al final como Anexo 1.

El método a seguir ha sido el siguiente, para tener constancia de la respuesta de todos y cada uno de los directivos y directores de ambas empresas, primero se envió la carta por correo electrónico, si no se recibió respuesta (acuse de recibo) durante los 5 siguientes días, se les envió un correo certificado con acuse de recibo y se les apercibió de que además de recibir la mencionada carta, se habría de notificar al remitente la asistencia o no asistencia a la reunión.

• Variables que influyen en una reunión.

Existen variables del grupo que condicionan el desarrollo de una reunión.

1. El tamaño del grupo:

Podemos hablar de tres distintos tamaños de grupo.

Un grupo pequeño, conformado por hasta doce personas, es aquel en el cual los integrantes pueden relacionarse cara a cara y la participación se vuelve muy activa entre los miembros.

Un grupo mediano, conformado por más de doce personas y menos de cuarenta; también se puede lograr participación activa de los miembros, aunque no sea tan espontánea como en un grupo pequeño. A veces es mejor subdividirlo en grupos más pequeños para provocar una mayor participación en un menor lapso de tiempo.

Un grupo grande, compuesto por más de cuarenta personas, suele suceder que los miembros en forma espontánea forman subgrupos al interior del mismo. Cuando se convoca a un grupo tan grande, generalmente la convocatoria es de carácter informativo o divulgativo.

En el caso que nos ocupa convocaremos de la empresa Vation 2002, teniendo en cuenta su organigrama al Administrador, al Gerente, al Asesor Legal, al Director Comercial, al Director operativo, al Director Logístico y al Director Financiero. En igual proporción se convocará a los miembros de la empresa Multinacional X, es decir, se tratará de un grupo de entre 10 y 14 personas. Es decir, un grupo pequeño, opción que se traduce en una reunión activa y participativa para debatir los temas del día.

2. Los objetivos del grupo:

Cuando los propósitos de una reunión se encuentran centrados en el contexto de los objetivos más generales que persigue el grupo, se incrementa la posibilidad de éxito de la reunión.

En este caso la adquisición de Vation 2002 por la Empresa Multinacional X. Para ello se desarrollaran los puntos del día de los que se ha hecho previa mención en la carta de convocatoria.

3. Heterogeneidad (homogeneidad) del grupo.

Se encuentra condicionada por diversos factores, tales como edad, género, nivel socioeconómico, nivel educativo, sentido de pertenencia al grupo, etc. Cuando existe un denominador común a los participantes y este factor es el que los enlaza, entonces, es ahí donde se debe centrar la reunión. Un grupo puede ser muy heterogéneo en cuanto a sus atributos, pero puede tener un factor común que los cohesiona, verbigracia, los hijos, seguridad ciudadana, etc. La homogeneidad y la heterogeneidad en un grupo presentan ventajas y desventajas. Un grupo homogéneo tiende a relacionarse de una manera más rápida, debido a que sus integrantes presentan valores e intereses comunes. En los grupos heterogéneos existe un gran potencial, debido precisamente a la pluralidad de experiencias que sus miembros poseen y pueden aportar al momento de llevar a cabo la reunión.

Por eso en este caso práctico, se ha convocado a la reunión a cargos correlativos de ambas empresas, previamente informados sobre todas las bazas que habrían de jugar cada uno respecto a sus propios intereses para con la organización.

4. Personajes en el grupo:

En toda reunión participan determinados tipos característicos de personalidades, a las cuales hay que saber cómo manejar durante el desarrollo de la misma.

De ahí el conocimiento previo de las estrategias a seguir de los directivos con respecto a los órdenes del día.

5. Recursos:

Entre los recursos con que se cuentan podemos mencionar los humanos (creatividad, capacidad de trabajo, etc.), materiales (local, fondos, etc.), y el tiempo. Dependiendo de los recursos con que se cuenta para realizar una reunión, así será la forma en que la misma se lleve a cabo.

En el caso de la reunión de adquisición que estamos tratando, los recursos puestos a disposición de la misma son:

- Asistentes: Cúpula directiva y directivos de los diferentes departamentos de ambas organizaciones.

- Hotel Meliá Avda. de América Rte, situado en el Paseo de la Castellana en una zona de gran actividad empresarial de Madrid a diez minutos

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