La importancia de los archivos

La importancia de los archivos

De acuerdo a la guía didáctica “Conceptualización y Normativa Archivística para la Organización Documental” los archivos tienen su origen desde el inicio de la escritura, donde el ser humano sintió la necesidad de plasmar y guardar sus vivencias, decisiones y acciones; pero solo fue hasta el siglo XIX con la revolución francesa que se toma conciencia de la importancia de concentrar los documentos en archivos nacionales, además nace la necesidad de tener la profesión de ser archivista. En la actualidad los archivos sirven como fuente de toma de decisiones, testimonios, estudio e investigaciones, ya que, los documentos de los archivos son muchas veces fuentes primarias de información que permiten tener un mejor análisis sobre alguna situación.

Los archivos se pueden clasificar de varias maneras, por ejemplo, por su organización que es la forma como se controla y administra el archivo, acá se destaca el archivo centralizado, descentralizado, descentralizado con control descentralizado y descentralizado con control centralizado; por su uso que se determina por su necesidad de consulta y tiempo, estos archivos pueden ser activos, semiactivos y inactivos; por su naturaleza que se determina por la entidad que realiza el proceso de archivo, que puede ser pública, privada de interés pública o  privada ; y por su ciclo vital, que es el proceso por el que pasan los documentos, en cuanto a su tiempo, funcionalidad e importancia, en primera instancia está el archivo de gestión, luego el archivo central que son los documentos de transferencia primeria y por último el archivo histórico, que son los documentos de transferencia secundaria.

Además, los archivos se pueden categorizar por orden territorial, de acuerdo a la jurisdicción a la que pertenezca.

Cuando un archivo esta bien administrado, estos archivos tienen cualidades de economizar el tiempo de búsqueda de documentos y de encontrar la información de manera rápida, sencilla y exacta. Para que un archivo se pueda administrar de manera adecuada se debe disponer de un archivista que es la persona que da el orden, control y ubicación de los documentos, para ello, el archivista debe ser una persona responsable, ágil, amable, concentrada y debe tener una gran ética laboral y personal.

En la actualidad existen varios muebles que facilitan la ubicación, búsqueda y consulta de información, estos se conocen comúnmente como archivadores, pero hay distintos tipos de archivadores que están determinados por el espacio, uso y cuidado.

Finalmente se pueden concluir que los archivos son de vital importancia tanto para las empresas, estado o personas naturales, ya estos archivos son documentos que nos guían a la toma de decisiones o son soportes para estudios e investigaciones.

Ana María Torres Bonilla

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