Importancia de los archivos

Importancia de los archivos

A lo largo de la historia los seres humanos buscaron la forma de comunicarse, es así como la escritura tiene gran importancia ya que permitió que se crearan diferentes documentos, llevando a las diferentes culturas a consérvalas en mármol, madera y pieles.

Por otra parte, los archivos toman gran importancia a partir de la Revolución Francesa, haciéndose necesario el estudio como archivistas para mantener conservados los archivos que surgieron a partir de los descubrimientos hechos por las diferentes culturas.

Ahora bien, SENA (s.f) afirma “los archivos son conjuntos de documentos, acumulados en un proceso natural, por una persona, entidad pública o privada” (p. 6). De esta manera los archivos son relevantes en las empresas ya que permiten tomar decisiones y sirve de prueba para los tramites que la empresa requiera, es así como existen diferentes clases de archivos los cuales se clasifican archivo centralizado, archivo descentralizado, archivo descentralizado con control descentralizado, archivo descentralizado con control centralizado y estos dependen según la organización, siendo así el primero lo maneja una sola dependencia y maneja la documentación de la organización, el segundo lo controlan cada dependencia de la organización, es independiente del archivista, el tercero lo lleva cada dependencia pero el responsable es el jefe de cada oficina, el cuarto, se opera dependiendo de las necesidades de cada dependencia y a su vez se controla desde un archivo central. Es así como se evidencia que estas clases de archivos se manejan dependiendo de las necesidades y estructuras de las diferentes organizaciones, en tanto también se encuentran los archivos según su uso; el archivo activo son los documentos que se encuentran vigentes o con años anteriores como lo son; las historias laborales, resoluciones, contratos entre otros y que son de consulta permanente, archivo semiactivo son los archivos de consulta menor, archivos inactivos, son documentos de durabilidad perpetua.

Entre tanto también se encuentran los archivos según la naturaleza entre los cuales se evidencian el archivo público, archivo privado de interés y archivo privado esto dependiendo del proceso de archivo que lleven las organizaciones.

También se encuentran los archivos según su ciclo vital como lo son los archivos de gestión, archivos centrales y archivos históricos, es como se evidencia que el proceso que lleva cada archivo es diferente y es así como los archivos poseen cualidades como lo son económicos, simples, funcionales, exactos, técnicos los cuales permiten que cada organización cuente con herramientas  sostenibles de la información generada, es así donde el archivista juega un papel muy importante dentro de las organizaciones para cumplir, distribuir y dar un buen manejo de la información, de esta manera el archivista debe cumplir con un conjunto de cualidades las cuales magnifican su trabajo entre ellas se encuentran el orden, ser responsable, tener prontitud, cordialidad, sigilo profesional, concentración ya que en sus manos se encuentra el pasado, presente y futuro de la organización a la cual pertenece y este conjunto de cualidades lo hacen idóneo para ocupar el puesto.  

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