ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

Curso: Administración Documental en el Entorno Laboral

ENSAYO

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Aprendiz:

Colmenares García Maritza Orleyda

C.E: 1024840

Ficha: 2217679

Instructor:

Olga Manta

Noviembre, 2020

        Haciendo una cronología, a través de la historia el archivo representa una parte fundamental en la evolución de la humanidad, su origen se remonta a la invención de la escritura, desde entonces se ha convertido en una herramienta básica en el desarrollo social, científica y cultural de la humanidad, representado en la conservación de los documentos e información. De ahí su importancia en el orden histórico como parte esencial de los recursos de información de las entidades privadas y públicas, de las cuales dependen sus funciones y actividades en cualquier toma de decisiones.

        En cuanto a la evolución del concepto de archivo a lo largo del tiempo, en la antigüedad la función del archivo se limitaba solo a la compilación de documentos de los Estados en el ámbito jurídico y político. Después en el modernismo la conceptualización del archivo fue modificada y se empezó a definir como una compilación de documentos para la actividad administrativa, política y jurídica de los Estados. A partir del siglo XIX, no solo la documentación administrativa forma parte del archivo, lo conforman otras ramas como la historia, la geografía(mapas), las bibliotecas, los museos, el arte y otros tipos de entes y documentos se manejan en los archivos lo que contribuye a fomentar y apoyar la historia de la humanidad.

        De manera que los archivos relevan gran importancia, cabe destacar que el archivo presenta una serie de cualidades que varían de acuerdo al servicio o sistema que tengan en cada organización. Entre las cualidades del archivo tenemos: en primer lugar su economía, la cual ahorra costos derivados por el tiempo de búsqueda de la documentación; el segundo la simpleza, ya que identifica en contenido de la información de manera sencilla; en tercer lugar la funcionabilidad, permitiendo la función de archivar y su consulta de manera más eficiente; en cuarto lugar la exactitud, ya que brinda una clasificación eficaz al archivar y por ser Técnico, pues registra las situaciones de manera acertada y conveniente en la toma de decisiones.

        Igualmente, los archivos pueden clasificarse según su organización, su uso, su naturaleza y su ciclo vital. En cuanto a su organización cada empresa elige como se realiza el manejo de su información, si será centralizada, es decir ubicado en un solo espacio; descentralizado, donde se permite que cada departamento de la empresa maneje su propio archivo. Además, podría ser descentralizado con control central, que es una combinación entre las dos anteriores y el archivo descentralizado con control descentralizado, el cual lo lleva cada dependencia y la responsabilidad del archivo es del jefe de cada dependencia de la organización.

        Del mismo modo, los archivos se pueden clasificar por su uso en: activo, cuando lo integran documentos que se encuentran en proceso de tramitación; en archivo semiactivo, cuando sus documentos varían en períodos de tiempo y conservación siendo su consulta menor y en archivos inactivos, en donde encontramos documentos con larga durabilidad en un período e tiempo de conservación, su consulta es baja, la documentación puede ser útil para la historia o cultura de un país.

        Asimismo, los archivos podrían clasificarse por su naturaleza, de acuerdo a la entidad donde se procesan los documentos, que pueden ser públicos, que son las entidades del Estado; archivo Privado de interés público, que son todos los documentos que tienen un valor histórico, de investigación o cultural que son de interés público; finalmente el archivo Privado, que son documentos que pertenecen a las personas naturales y jurídicas.

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