Importancia de los archivos Vh

Importancia de los archivos

El archivo en los últimos años, su nivel de importancia ha aumentado considerablemente; si se habla de que iniciando el año 2003 al 2006 quizás; se puede deducir que la mayoría de Empresas, organizaciones e instituciones colombianas; el personal que utilizaban para administrar y organizar la documentación y el archivo, era cualquier empleado muchas veces lo imponían como un  “castigo” por decir así, por su mala conducta o simplemente porque su jefe lo ha dicho, lógicamente el método que usaban estos empleados no era para nada el mejor puesto que no se regían por alguna norma o procedimiento y lo hacían como ellos creían aparentemente ser el mejor método haciendo que todo esto trajera grandes consecuencias como un mal servicio al cliente en cuanto la búsqueda de archivos, o por buscar algún documento y esto podría causar conflictos internos.

Actualmente, podría decirse, que desde inicios del año 2010 o antes el gobierno colombiano ha demostrado darle una gran importancia al archivo y manejo de este mismo.

En toda organización ya sea pública o privada para la Organización de su archivo deben legalmente tener personal especializado en el manejo del mismo y este personal debe regirse por algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que hablan sobre la Organización del archivo.

Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es más importante en una empresa o Institución, el individuo debe archivar por el método apropiado para conseguir el archivo. Toda empresa tiende a transformarse en una colección de papeles, anotaciones, fichas, cuestionarios etc.

Ahora, según el material de apoyo que me brinda el SENA nos dice “que la importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico”, pero, realmente son estos aspectos los que puedan clasificar la importancia del archivo, es decir, falta alguno o sobra alguno mirando el análisis de cada uno de ellos, primero como un punto importante deduzco que el archivo es importante porque nos brinda el servicio para proceder contra algún acto.

Los archivos son estratégicos no para generar ingresos, eliminar ineficacias, crear una mejor experiencia para sus clientes, son herramientas para poder asegurar una organización que en dado caso de complicaciones legales en un futuro pueda tener problemas.

Otro aspecto importante diría yo, son las nuevas tecnologías en el archivo:

Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información como medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los documentos primarios de valor temporal y permanente los organiza, describe, conserva y los pone al uso del que hace el documento y al usuario externo.

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