Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad comercial

Documentos Comerciales

Concepto: Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los  que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad comercial

Una operación comercial puede ser:

• La realización de un pedido de mercadería
• Una compra-venta
• Un pago
• Un cobro
• Un deposito
• La emisión de un cheque
• La firma de un pagaré

Importancia: Los documentos comerciales son muy importantes en una empresa porque

cumplen con las  funciones de: Control, Jurídica y Contable

• Función de Control: Es aquella que permite individualizar a las partes que intervienen en la operación, como así también la mercadería involucrada, su cantidad, precio, etc.
• Función Jurídica: Los mismos constituyen un medio de prueba frente a inconvenientes de tipo legal.
• Función Contable: A través de ellos se pueden llevar los registros contables de las transacciones comerciales efectuadas por las organizaciones.

Clasificación

• Según su origen: Internos o Externos

• Según la Naturaleza de las  operaciones: Negociables  o No Negociables

• Comprobantes Internos: Son aquellos que se utilizan para registrar el movimiento dentro de la misma empresa o de sus departamentos o sucursales, como lo es por ejemplo, un remito de mercaderías de casa central a una sucursal.  Eventualmente puede utilizarse para brindar algún tipo de información hacia el exterior de la empresa.
• Comprobantes externos: Son los documentos emitidos por terceros, facturas, recibos, notas de débito y crédito, etc. Sirven para controlar y registrar las operaciones comerciales

• Negociables: se pueden negociar a través de endosos o descuentos en una entidad financiera  antes de su vencimiento o dejar en garantías, son susceptibles de negociación antes de su pago. Sustituyen al dinero en efectivo. Ejemplos: Pagarés y cheques.
• No Negociables: sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez probar desde el punto de vista legal la realización de una operación comercial Ejemplos: Factura, Nota de débito, Nota de crédito, Recibos, Nota de Pedido, Orden de Compra, factura Pro forma

¿Quiénes están obligados a emitir documentos comerciales?

• Quienes producen y comercializan cosas muebles
• Quienes comercializan o  prestan servicios
• Quienes se dedican a la locación de bienes, muebles e inmuebles

• Conservación: Los documentos comerciales deben ser conservados por diez años contados desde la fecha de emisión del documento.

Requisitos que deben contener

 Deben cumplir con estos requisitos que dispone la AFIP: las facturas, las notas de crédito y débito, ticket, remito, recibo “C” si se lo utiliza como documento reemplazante de la factura.

Recibo “C”. para profesionales y prestadores de servicios que deben emitir comprobante “C” pueden hacerlo utilizando factura o recibo. No pueden emitir en forma alternativa factura y recibo. Si emite recibo este cumple con la función de comprobante de compraventa y de cobro.

Los comprobares que no deben cumplir con requisitos formales son los recibo (excepto el C), orden de compra, y los comprobantes de uso interno. Nota de pedido, orden de pago, etc.

Otros requisitos:

• Respetar el  diseño y contenido que vimos, como por ejemplo: CUIT, fecha de inicio actividad, numeración pre-impresa, vencimiento letra correspondiente.
• Los documentos previos a que la operación sea concretada  deberán llevar impresa  la letra X o R y la leyenda “Documento no valido como factura”
• Para imprimir los comprobantes de ventas se debe pedir autorización de impresión a la AFIP, quien emite vía Internet el CAI (Código de autorización de impresión)

Documento que se archivan y generan contabilización:

• Factura
• Ticket
• Nota de débito y/o crédito
• Recibo
• Cheques
• Pagarés
• Nota de Crédito Bancaria (Boleta de depósito)

   También se contabilizan los instrumentos       públicos y privados

Documentos como medio para concretar la operación, que solo se archivan

• Pedido de reposición de materiales
• Pedido interno de Compra
• Pedido de cotización a proveedores
• Orden de Compra
• Nota de Venta
• Remito
• Resumen de Cuenta

Orden de Compra Aquí se detalla el producto o servicio a adquirir y las condiciones de la operación precio, plazo de pago, forma de entrega

La confecciona el comprador y se la envía al vendedor

Nota de Venta Es un documento comercial, emitido por el vendedor, contiene el detalle de la mercadería vendidas como así también las condiciones de pago y entrega, perfeccionando el contrato de compra venta

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Se realiza la “Factura” o “Ticket”

• La factura puede ser de tipo A, B, o C según la categoría que el vendedor tenga frente al IVA.

Las categorías frente a este impuesto pueden ser:

• Responsable inscripto, que confecciona una:

• Factura “A” si le vende a otro Responsable Inscripto
• Factura “B” se le vende a un Consumidor Final, Exento o Monotributista,,,

• Monotributista, quien emite Factura “C” en todas las ventas

• Factura “A” En la misma se detalla el precio de los productos vendidos, obteniendo un subtotal sobre el cual se aplica un porcentaje del impuesto.

      En dicha factura se discrimina el importe del IVA

• Factura “B” En la factura “B” el I.V.A. esta incluido en el precio de venta

• Factura “C” El Monotributista o Exento cuando vende a cualquier tipo de comprador, emite este solo tipo de factura.

• TICKET Las empresas que son Responsables Inscriptos y realizan ventas masivas a consumidores finales, cobradas al contado o con tarjeta, como supermercados,  confiterías, playas de estancamiento, estaciones de servicios, peajes, etc.

      Dichas empresas cuentan con máquinas registradoras que procesan los datos e imprimen    

       los documentos   las mismas se denominan   “Controladores Fiscales”

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“Controladores Fiscales”

• Los sujetos obligados son quienes efectúan ventas, locaciones o prestaciones de servicios en forma masiva a consumidores finales, en forma masiva quiere decir realización de un número de operaciones con consumidores finales superior a las efectuadas con otros sujetos en forma habitual, como supermercados, farmacias, estacionamientos, etc.
• ¿Qué es un controlar fiscal?

    Es un equipamiento electrónico homologado (aprobado, autorizado y supervisado) por la AFIP. Deben adquirirlos por empresas proveedoras autorizadas

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