Documentos Comerciales

DOCUMENTOS COMERCIALES

CONCEPTO

Son todas las constancias escritas utilizadas en la práctica mercantil que el uso o costumbre han creado y las leyes reglamentaron, estableciendo las relaciones que existen entre las partes intervinientes, en sus diversas fases, como así también las obligaciones emergentes de las mismas.

IMPORTANCIA

a) Dejan constancia de las operaciones realizadas, tanto desde el punto de vista contable como jurídico.

b) Constituyen los elementos de prueba frente a controversias que susciten.

c) Permiten individualizar las partes intervinientes en las operaciones

d) Admiten comprobar lo correcto y veraz de las registraciones efectuadas en los libros de contabilidad.

e) Sirven como fuente de la registración contable.

CLASIFICACIÓN

Internos: Emitidos por la De uso interno (utilizados por la empresa)

Según su empresa De uso externo (utilizados por terceros)

procedencia

Externos: Son emitidos por terceros para la empresa

Facturas

Recibos

Nota de Pedido

De Contabilidad: Constituyen la base Nota de Venta

de las registraciones contables. Remitos

Nota de Crédito

Cheque Nota de Débito

Según las normas Papeles de Giro etc.

de la Legislación Comercio Pagaré

Contable Letra de Cambio

etc.

Escrituras Públicas

Instrumentos Públicos o privados

Contratos

de Compras

Según las operaciones a que se refiera de Ventas

de Pagos

de Cobros

ANÁLISIS DE LOS DOCUMENTOS COMERCIALES

NOTA DE PEDIDO – ORDEN DE COMPRA

a) Concepto: Es un comprobante emitido por el comprador y que tiene por finalidad “pedir por escrito mercaderías bajo ciertas condiciones de entrega y de pago”. Representa la decisión de comprar por parte del comprador.

b) Requisitos:

• Nombre y apellido y/o razón social del comprador (emisor).

• Domicilio del comprador (emisor).

• Su condición frente al IVA, es decir se es: RESPONSABLE INSCRIPTO, RESP. NO INSCRIPTO, RESPONSABLE IVA, EXENTO IVA.

• Nº de comprobante (pre-impreso). En ese caso se consignan dos sectores de numeración. El primero de ellos es de 4 dígitos y está destinado a indicar el lugar de emisión del comprobante; cuando dicha emisión se efectúe en forma centralizada en un único local comercial (sin sucursales), el código a asignar será: 0000. En caso de ser emitido, por ejemplo, en la sucursal 1 del negocio, el código será: 0001. El segundo sector del nº del comprobante está destinado al Número del comprobante en sí; deberá comenzar a partir del 00000001.

• Fecha de emisión.

• Número de CUIT (clave única de identificación tributaria), representa la constancia de inscripción ante la DGI.

• Nº de inscripción en el impuesto a los ingresos brutos de la jurisdicción provincial de emisión del comprobante.

• Nº de inscripción perteneciente a la caja de previsión social a la que pertenece el emisor.

• Nombre y Apellido y/o razón social del vendedor.

• Domicilio del vendedor.

• Datos relacionados con la operación en cuestión (artículo, cantidad, características: precio unitario en caso de conocerse y precio total).

• Condiciones: forma de pago, beneficios y descuentos; fecha y lugar de entrega.

• Firma y sello del comprador.

• Datos relacionados con la empresa gráfica que realizó la impresión del comprobante en cuestión. Se deberá indicar: nombre y apellido y/o razón social; CUIT, y la fecha en que se realizó el trabajo de impresión de los comprobantes.

c) Utilización: Generalmente este comprobante se extiende por triplicado, donde:

• El original se asigna al vendedor.

• El duplicado va destinado al depósito del comprador para control de la recepción de lo comprado.

• El triplicado queda en la sección compras para archivo y control posterior con la nota de venta.

NOTA DE VENTA

a) Concepto: Corresponde a la etapa de la aceptación de la compra y es emitida por el vendedor, con el objeto de concretar el compromiso entre el comprador y el vendedor, como así también el de programar sus entregas.

b) Requisitos:

• Nombre y Apellido y/o razón social (emisor)

• Domicilio comercial del vendedor (emisor)

• Su condición frente al IVA

• Nº del comprobante (ídem al anterior)

• Fecha de emisión

• Nº de CUIT del vendedor

• Nº del impuesto a los ingresos brutos

• Nº de la caja de previsión social

• Nombre y Apellido y/o razón social del comprador (emisor de la nota de pedido – orden de compra

• Domicilio comercial del comprador

• Nº de CUIT del comprador

• Datos relacionados con la operación: cantidad, unidad, características de las mercaderías, precio unitario de venta

• Observaciones: se consignan las condiciones de pago, bonificaciones, descuentos, fecha y lugar de entrega, etc.

• Firma y sello del vendedor

• Datos relacionados con la empresa gráfica (ídem al anterior)

c) Utilización: Se confecciona por duplicado, donde:

• El original es destinado al comprador

• El duplicado es para el vendedor y sirve de base para la confección del remito y/o de la factura de venta

REMITO

a) Concepto: Es el comprobante que conexiona a la fase de la entrega de las mercaderías y/o de los bienes y es expedido por el vendedor con el objeto de ejecutar la entrega de lo vendido, en él se deja constancia de la conformidad del que recibe los efectos comparados. Sirve de base para la confección de la factura y puede o no existir (previo a éste comprobante) nota de pedido y/o nota de venta. El efecto jurídico es que otorga al vendedor el derecho de cobrar lo vendido y al comprador de pagar lo comprado.

b) Requisitos:

• Nombre y Apellido y/o razón social del vendedor (emisor)

• Domicilio comercial (emisor)

• Su condición frente al IVA

• La indicación del TIPO DE COMPROBANTE que se trata, en este caso puede ser: A – B – C, según sea su condición frente al IVA y la condición del comprador frente al mismo impuesto.

• Nº de comprobante (ídem anterior)

• Fecha de emisión

• Nº de CUIT

• Nº del impuesto a los ingresos brutos

• Nº de la caja de previsión social

• Nombre y Apellido y/o razón social del comprador

• Domicilio comercial

• Nº de CUIT del comprador y su condición frente al IVA

• Datos relacionados con la operación: cantidad, detalle y características de lo entregado

• Referencia al nº de la nota de pedido – orden de compra

• Referencia a quién se efectuó la entrega

• Conformidad del comprador

• Datos relacionados con la empresa gráfica (ídem anterior)

c) Utilización: Generalmente se elabora por triplicado y/o cuadruplicado donde:

• El original vuelve al vendedor con la conformidad del comprador

• El duplicado va a poder del comprador; en el caso de tratarse de un remito del tipo “A”, una copia mas debe quedar en poder del adquirente o receptor de lo remitido

• El triplicado queda en poder del transportista

FACTURA

a) Concepto: Es el comprobante o documento comercial que corresponde a la estipulación de cargo de precio y es confeccionada por el vendedor de acuerdo a pautas pactadas o preestablecidas. Mediante la misma, el comprador justifica la compra y asume a su vez la obligación del pago: con ella queda concluida la operación compra-venta.

La factura es el comprobante base sobre el que los organismos de fiscalización del Estado hacen hincapié en los requisitos formales de su emisión, con la única finalidad de facilitar su posterior control.

FACTURA TIPO A = Se utilizará para operaciones que realice un RESPONSABLE INSCRIPTO con OTRO RESPONSABLE INSCRIPTO o con un RESP. NO INSCRIPTO.

FACTURA TIPO B = Se utilizará para operaciones que se realice un RESP. INSCRIPTO con un CONSUMIDOR FINAL o un EXENTO.

FACTURA TIPO C = La emiten un RESPONSABLE INSCRIPTO, MONOTRIBUTISTA o EXENTO a un CONSUMIDOR FINAL, RESPONSABLE INSCRIPTO, RESPONSABLE NO INSCRIPTO, MONOTRIBUTARIO, o EXENTO.

b) Requisitos:

• Indicación del tipo de factura: A, B o C

• Nombre y Apellido y/o razón social del vendedor

• Domicilio comercial

• Su condición frente al IVA

• Nº de orden de la factura (ídem anterior)

• Fecha de emisión

• Nº de CUIT

• Nº del impuesto a los ingresos brutos

• Nº de la caja de previsión social

• Otro número de inscripción a consignar según el caso

• Nombre y Apellido y/o razón social del comprador

• Domicilio comercial del

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