Documentos Comerciales

DOCUMENTOS COMERCIALES

CONCEPTO

Son todas las constancias escritas utilizadas en la práctica mercantil que el uso o costumbre han creado y las leyes reglamentaron, estableciendo las relaciones que existen entre las partes intervinientes, en sus diversas fases, como así también las obligaciones emergentes de las mismas.

IMPORTANCIA

a) Dejan constancia de las operaciones realizadas, tanto desde el punto de vista contable como jurídico.

b) Constituyen los elementos de prueba frente a controversias que susciten.

c) Permiten individualizar las partes intervinientes en las operaciones

d) Admiten comprobar lo correcto y veraz de las registraciones efectuadas en los libros de contabilidad.

e) Sirven como fuente de la registración contable.

CLASIFICACIÓN

Internos: Emitidos por la De uso interno (utilizados por la empresa)

Según su empresa De uso externo (utilizados por terceros)

procedencia

Externos: Son emitidos por terceros para la empresa

Facturas

Recibos

Nota de Pedido

De Contabilidad: Constituyen la base Nota de Venta

de las registraciones contables. Remitos

Nota de Crédito

Cheque Nota de Débito

Según las normas Papeles de Giro etc.

de la Legislación Comercio Pagaré

Contable Letra de Cambio

etc.

Escrituras Públicas

Instrumentos Públicos o privados

Contratos

de Compras

Según las operaciones a que se refiera de Ventas

de Pagos

de Cobros

ANÁLISIS DE LOS DOCUMENTOS COMERCIALES

NOTA DE PEDIDO – ORDEN DE COMPRA

a) Concepto: Es un comprobante emitido por el comprador y que tiene por finalidad “pedir por escrito mercaderías bajo ciertas condiciones de entrega y de pago”. Representa la decisión de comprar por parte del comprador.

b) Requisitos:

• Nombre y apellido y/o razón social del comprador (emisor).

• Domicilio del comprador (emisor).

• Su condición frente al IVA, es decir se es: RESPONSABLE INSCRIPTO, RESP. NO INSCRIPTO, RESPONSABLE IVA, EXENTO IVA.

• Nº de comprobante (pre-impreso). En ese caso se consignan dos sectores de numeración. El primero de ellos es de 4 dígitos y está destinado a indicar el lugar de emisión del comprobante; cuando dicha emisión se efectúe en forma centralizada en un único local comercial (sin sucursales), el código a asignar será: 0000. En caso de ser emitido, por ejemplo, en la sucursal 1 del negocio, el código será: 0001. El segundo sector del nº del comprobante está destinado al Número del comprobante en sí; deberá comenzar a partir del 00000001.

• Fecha de emisión.

• Número de CUIT (clave única de identificación tributaria), representa la constancia de inscripción ante la DGI.

• Nº de inscripción en el impuesto a los ingresos brutos de la jurisdicción provincial de emisión del comprobante.

• Nº de inscripción perteneciente a la caja de previsión social a la que pertenece el emisor.

• Nombre y Apellido y/o razón social del vendedor.

• Domicilio del vendedor.

• Datos relacionados con la operación en cuestión (artículo, cantidad, características: precio unitario en caso de conocerse y precio total).

• Condiciones: forma de pago, beneficios y descuentos; fecha y lugar de entrega.

• Firma y sello del comprador.

• Datos relacionados con la empresa gráfica que realizó la impresión del comprobante en cuestión. Se deberá indicar: nombre y apellido y/o razón social; CUIT, y la fecha en que se realizó el trabajo de impresión de los comprobantes.

c) Utilización: Generalmente este comprobante se extiende por triplicado, donde:

• El original se asigna al vendedor.

• El duplicado va destinado al depósito del comprador para control de la recepción de lo comprado.

• El triplicado queda en la sección compras para archivo y control posterior con la nota de venta.

NOTA DE VENTA

a) Concepto: Corresponde a la etapa de la aceptación de la compra y es emitida por el vendedor, con el objeto de concretar el compromiso entre el comprador y el vendedor, como así también el de programar sus entregas.

b) Requisitos:

• Nombre y Apellido y/o razón social (emisor)

• Domicilio comercial del vendedor (emisor)

• Su condición frente al IVA

• Nº del comprobante (ídem al anterior)

• Fecha de emisión

• Nº de CUIT del vendedor

• Nº del impuesto a los ingresos brutos

• Nº de la caja de previsión

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