Documentos Comerciales

DOCUMENTACIÓN COMERCIAL

La documentación comercial es toda constancia escrita de una transición

mercantil o bien de cierto aspecto de ella, al cual se puede utilizar para

determinados fines.

Un documento comercial cumple ciertos aspectos:

? Certificar las anotaciones de la contabilidad

? Probar un hecho desde el punto de vista legal

Documentos

1. Vale:

Es un documento que se emplea en algunas oficinas y su propósito

es el de adelantar suma de dinero a sus funciones. Es una promesa

futura de pago, el cual se hace informalmente en cualquier clase de

papel.

2. Recibo:

El recibo es un documento que se entrega a cambio de cierto

cantidad de dinero que se recibe, en pago de la obligación; se emplea

cuando se recibe el dinero por cualquier concepto: pago de intereses,

abono a cuentas, servicios. Alquiler, etc.

3. Factura:

La factura es uno de los documentos comerciales más conocidos. Es un

documento legal y contable que se emite a raíz de un contrato de

compra-venta. Este documento representa para la prueba de la

propiedad de los bienes comprados y un elemento de prueba sobre la

calidad y precio de los mismos.

Requisitos:

? Nombre de la casa comercial.

? Lugar y fecha.

? Nombre y dirección del comprador.

? Nombre y dirección del vendedor.

? Columnas(s) donde se especifican las cantidades con el signo o

peso, en el sistema internacional.

? Debe contener un espacio ancho en el centro, en donde se

especificara todo el concepto, con la clase de mercadería:

modelo, cantidad, serie y cualquier otro detalle necesario.

? Columnas finales a la derecha para colocar el precio unitario y

precio total.

Generalmente se usan dos tipos de facturas, la de contado que se puede

utilizar en dos tantos, los cual son una original para el cliente y la otra una copia

para la contabilidad. También están las de crédito que se den en cuanto una

original firmada para el cobro, otra para el cliente, otra copia para la

contabilidad.

4. Orden de pedido:

Es de carácter externo, lo que quiere decir que se utiliza para el uso de

importación de mercaderías; debe constar con todos los detalles

acordados por el cliente, con respecto al tipo de mercancía y precio,

fecha d entrega, vía de embarque, condiciones de pago, etc.

Se presenta variedad de cotizaciones:

? Precio FOB: El vendedor fija un precio que comprenderá todos los

gastos hasta poner lo vendido a bordo del medio que se

transportara al lugar del destino, momento en el cual corre por

cuenta y registro del comprador.

? Precio FAS: Las mercancía son cotizadas al precio d costo

puestas a la orilla de un sitio de destino

? Precio CIF: Comprende el valor d la mercancía, el seguro

convenido y el valor del flete.

5. Orden de compra:

La orden de compra se emplea cuando se solicita mercancía o servicios

internos. Este documento debe contener cantidad y descripción del

artículo, u si es posible, el precio de cada uno, el nombre del proveedor,

la fecha y la firma autorizada, con el sello de la compañía que esta

ordenando comprar.

6. Nota de crédito:

Es una constancia donde se informa al cliente que se ha recibido o su

equivalente; por lo que procede a abonar a su cuenta.

Se usa cuando: El cliente encuentra que hace falta mercancías,

embarque deñado (el que es rechazado), mala facturación, descuento

por pronto pago.

7. Nota de débito:

Constancia en las que se detallan los valores que se cargan a los

clientes.

Se usa cuando: Hay errores u omisiones en los precios de la mercancía

o del servicio suministrado o en los cálculos correspondientes.

TÍTULOS-VALORES

Los títulos-valores son documentos indispensables para ejecutar el

derecho literal y autónomo que en ellos se consignan. La creación,

emisión, traspaso de cesión o endoso, aval, aceptación de pago y

demás operaciones que se hagan en los títulos-valores, son siempre

actos de comercio.

Los títulos-valores se han clasificado, tradicionalmente, en títulos a la

orden y títulos al portador. A continuación se detalla cada una de ellos.

? Títulos nominativos:

Son aquellos expedidos a favor d una determinada, cuyo nombre

se expresa en el texto mismo del documento.

El traspasa de un título nominativo debe hacerse por cesión, de la

que se tomará nota en el registro respectivo. Al tratarse de

obligaciones constantes en títulos nominativos, la cesión debe

hacerse saber al deudor. Este mismo requisito es necesario

cuando se imponga un gravamen a derecho sobre un título

nominativo.

? Títulos a la orden:

Son títulos a la orden aquellos que se expiden a favor de una

persona o a su orden. En las letras de cambio y en los cheque, se

presume de cláusula a la orden. Los títulos a la orden serán

transmisibles por endoso y entrega del título, sin perjuicio de que

pueda transmitirse por cesión.

El endoso debe constar en el titulo o en hoja adherida al mismo,

de fija y debe llevar los siguientes requisitos:

a) Nombre del endosatario.

b) Clase de endoso.

c) Lugar y fecha.

d) Firma del endosante de su legítimo apoderado, si éste no

supiera firmar se procedería a la firma a ruego.

? Títulos al portador:

Se reconoce como tales aquellos que no son expedidos a favor

de una persona determinada, se transmiten por simple tradición,

contengan no la cláusula “al portador”

La manera de traspasar los títulos-valores son de acuerdo a la

naturaleza de cada título, su transmisión se realiza en forma

diferente.

a) Cesión: Esta figura contractual es utilizada cuando lo que

se transmite no constituye propiamente un objeto material,

sino un conjunto de facultades y derechos.

b) Endoso: se entiende por endoso, ceder a favor de otro, un

documento de crédito expedido a la orden, haciéndolo así

constar al dorso.

Para efectos de estudio se utilizara una clasificación simple

del endoso:

? Traslativos de dominio: (existe la intención de trasmitir la

propiedad la propiedad del título).

? Nominativos: se estipula el nombre de la persona a cuyo

favor se endosa (endosaría), la firma del endosante y el

lugar y la fecha que se realiza.

? En Blanco: solo requiere la firma del endosante, “sin

indicación alguna de la persona que lo recibe en

propiedad, pudiendo cualquier tenedor llevar con su

nombre o con el de un tercero.

? No traslativo de dominio: (no persiguen la transmisión del

título, solo autoriza al endosatario para realizar operaciones

diversas con el título).

? Garantía : el título se entrega al acreedor en la garantía

de la obligación del deudor, de manera que llegando el

vencimiento de la deuda garantizada, y no satisfecha

esta, el acreedor puede hacer efectivos los derechos

derivados del título valor en prenda.

? De apoderamiento o en procuración: mediante esta clase

de endosa, quien lo recibe solo está autorizado para

realizar actos cambiarios de conservación y ejercicio del

derecho, si ellos se efectúan en interés del endosante.

c) Tradición de simple entrega: es la forma exclusiva para

transmitir al portador. La propiedad del título la adquiere el

nuevo con el simple hecho de que su transmitente coloque

el documento en sus manos.

1. El Pagare:

Definición:

Es un documento de crédito mediante el cual la persona que lo suscribe

promete incondicionalmente pagar a otra una cierta cantidad de dinero de un

determinado plazo.

Las personas que intervienen en un pagare son:

1. Deudor: Es el responsable del documento, el cual debe pagarlo.

2. Acreedor: A favor de quien tiene el documento.

3. Fiador o aval: Persona que voluntariamente adquiere el compromiso de

pagar el documento, si el deudor no lo hace.

Requisitos del pagaré:

1. La mención de ser un pagaré, inserta en el texto del documento.

2. La promesa, pura y simple, de pagar una cantidad de dinero

determinada.

3. Indicación del vencimiento.

4. Lugar donde ha de efectuarse el pago.

5. Nombre de la persona a quien ha de hacerse el pago.

6. Lugar y fecha en que se ha firmado e pagaré.

7. Los nombre y la firma d quien ha emitido el título, y del fiador, cundo lo

hubiese.

En el caso de que el vencimiento no esté indicado en el documento, se

considerará pagadero a la vista. Todo pagare debe ser autentico, para

que tenga fuerza ejecutiva y legal. El pagare es emitido a la orden y por

lo tanto puede ser endosado.

Todos los pagarés deberán anotarse en el departamento de anotaciones

de la Tributación Directa, en las oficinas regionales o en las

delegaciones cantonales. El interesado presentara el documento original

y copia. A ambos documentos se les pondrá el

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