Documentos Comerciales

Introducción

Uno de los fines del proceso contable consiste anotar en forma ordenada las distintas operaciones comerciales que realiza un comerciante.

Dichas anotaciones no podrían realizarse sin el apoyo de los documentos comerciales que dejan constancia de cada operación y faciliten la información necesaria sobre las mismas.

La secuencia de la información contable se daría de esta manera:

Toda información es el resultado de un procesamiento de datos, en el que pueden diferenciarse tres etapas: Entrada, Proceso, Salida.

El contenido de cada documento varía según la finalidad que cumple.

Entrada: comprende el ingreso de datos previa a la filtración de los mismos. Estos datos pueden provenir de operaciones o de transacciones realizadas por la organización o bien por hechos contables internos o externos.

Proceso: es la etapa de la elaboración, manipulación o transformación de los datos ingresados en la etapa anterior. Se efectúa según normas, técnicas, métodos y recursos disponibles para su procesamiento.

Salida: es la culminación de la etapa de procesamiento. Se obtiene información contable necesaria para la toma de decisiones de carácter financiero, económico y patrimonial. Puede servir de retroalimentación para un nuevo circuito de procesamiento de datos.

Los documentos comerciales son constancia de funciones administrativas y legales. Además respaldan la relacione jurídica entre las partes que intervienen en las operaciones, permiten el control de operaciones realizadas por la empresa, y la comprobación de la información volcada en los estados contables, entre otras.

Los sujetos que se encuentran obligados a emitir documentos comerciales son aquellos entes cuya actividad consista en:

Producir y comercializar cosas muebles.

Comercializar cosas muebles.

Comercializar o prestar servicios.

Locación de bienes, muebles e inmuebles.

Documentos comerciales

Documentos utilizados para concertar la operación (no generan registración contable):

 Pedido de Reposición de Materiales: es aquel cuya iniciativa de compra parte del depósito, a través del boletín de compra. Por lo general, estos pedidos se utilizan para solicitar los artículos cuyas existencias se ha fijado un stock mínimo. El documentos comercial puede contener los materiales que se necesiten en un depósito concreto o en varios, con unas siglas que indiquen donde se debe realizar la entrega de cada producto.

 Pedido Interno de Compra: es un pedido interno entre sectores, para que el responsable de compras provea de algún elemento que el sector necesita, no es obligatorio emplear el procedimiento de solicitudes, hay empresas chicas donde simplemente se le pide verbalmente algo al comprador y este lo compra y lo entrega, pero hay empresas más grandes donde inclusive distintos sectores piden lo mismo.

 Pedido de cotización a proveedores: es el pedido del responsable de compras hacia los proveedores de una cotización de materiales necesarios para el ente. El objetivo de este documento es compararlo con todos los proveedores, para luego decidir a cual se le hará el pedido. Este documento es necesario para que quede registrada la investigación realizada y para que quede evidencia por escrito.

 Orden de Compra: mediante este documento el comprador solicita al vendedor la venta de determinados productos o servicios; en dicho documento se describe dichos productos/servicios y las condiciones que el comprador acepta en cuanto precios, bonificaciones, descuentos, entrega, condiciones de pago, etc. Las copias dependerá de la organización del ente. Puede ser solo Original ( se entrega al vendedor), o bien Original y Duplicado (queda para el comprador con la firma del vendedor)

 Nota de Venta: es el documento en el que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al comprador; indica: tipo, cantidad, precio, fecha y lugar de entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación. Una vez que se acepta el pedido, el vendedor formula la nota de venta, con la cual toma a su cargo el compromiso de entregarle la mercadería que se detallan en la misma, y el comprador se obliga a recibirlas. Este documento comercial obliga a ambas partes a realizar la operación en los términos establecidos. Es emitida por duplicado.

Documentos que acompañan el envío/transporte de mercadería:

 Remito: éste documenta la entrega de los bienes vendidos. Es el documento que envía el vendedor al comprador, acompañado a las mercaderías despachadas. En él, el comprador deja constancia de haber recibido los bienes detallados, y su conformidad o rechazo respecto de la cantidad y calidad de los mismos. En base al remito se emitirá la factura , que contendrá los datos de la operación. Deben haber 3 copias de remitos, la original (lleva la firma del vendedor, y es para el comprador), el duplicado (lleva la firma del comprador, y es para el vendedor) y el triplicado (es para la empresa de transporte, firmado por el comprador).

Para el vendedor: respalda el derecho a emitir, entregar y cobrar la factura en las condiciones prevista en la orden de compra y/o nota de venta.

 Carta de Porte: es un documento emitido por un transportista que da detalles e instrucciones sobre el envío de las mercancías. Generalmente, muestra los nombres del consignador (remitente de la mercancía) y el consignatario (receptor de la mercancía), el punto de origen, el destino, la ruta y el método de envío y el importe cobrado por la entrega.

Documentos que respaldan las operaciones concretadas y de su cancelación o pago:

 Factura: es el documento emitido por el vendedor al comprador, detallando las mercaderías que se han vendido, indicando cantidades, naturaleza, precios y demás condiciones de venta. Se emiten como mínimo Original (para el comprador) y Duplicado (para el duplicado).

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