Los principales objetivos del Departamento de Organización y Métodos

Sobre la Teoría de Organización y Métodos se manifiesta que es "Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre cómo dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados". Y por extensión, se llama unidad, equipo o servicio de Organización y Métodos al conjunto de funcionarios especializados en la aplicación de la técnica del mencionado servicio.

Organización y métodos estudia los problemas de estructura y funcionamiento de la Administración, cumpliendo como función el aconsejar a los funcionarios interesados en mejorar la organización y métodos empleados por los servicios que dirigen. La finalidad de una unidad de Organización y Métodos es asegurar el máximo de eficiencia en el financiamiento de la máquina administrativa, y mediante la aplicación adecuada de métodos científicos de organización; conseguir economías en el costo de la producción y en la utilización de mano de obra, pero como regla general a Organización y Métodos no se le concede autoridad sobre otras unidades en administración.

"El término de Organización y Métodos se utiliza para designar el conjunto de técnicas administrativas y de investigación destinados a mejorar el funcionamiento de la administración pública"

Objetivos

Los principales objetivos del Departamento de Organización y Métodos, se traducen fundamentalmente en:

Fortalecer la gestión universitaria, a través del análisis y la modernización de las estructuras organizacionales, la integración e implantación de los sistemas de administración y control interno, evitando la duplicación y dispersión de funciones.

Analizar y desarrollar la estructura organizacional de la Universidad bajo criterio y metodología de orden técnico.

Desarrollar la capacidad administrativa y gerencial en la aplicación de los sistemas de administración

Compatibilizar las normas básicas de los sistemas de administración y control interno de la Universidad, para lograr una administración transparente, eficiente y eficaz.

Funciones

Las principales funciones del Departamento de Organización y Métodos son:

 Compatibilizar y/o emitir normas básicas de los sistemas de administración

 Elaborar normas, reglamentos, manuales de organización, de funciones y de procedimientos y la implantación progresiva de los sistemas de administración

 Vigilar y mantener el funcionamiento adecuado de los sistemas e integrar la información generada por los mismos.

 Realizar diagnósticos generales de la estructura orgánica de las distintas unidades académico-administrativas de la universidad.

 Coadyuvar en la evaluación de las tareas relacionadas con la racionalización administrativa

 Participar en la capacitación y adiestramiento de personal, para estandarizar los sistemas administrativos en cuya formulación haya participado

 Sugerir modificaciones en las reglamentaciones, formas de operación y otros procedimientos que tiendan a mejorar los procesos administrativos.

 Estudiar y recomendar procedimientos de simplificación del trabajo en el diseño de formularios y flujo gramas que tiendan a mejorar la eficiencia y calidad entre las unidades.

 Proporcionar asesoramiento a todas las dependencias de la Universidad en materia de métodos y procedimientos administrativos.

Fase de Desarrollo (Inicio):

En este nivel de actividad recurren las técnicas más avanzadas y complicadas para el desarrollo del comportamiento y la teoría moderna de la organización, así como los sistemas y los proyectos.

 Fase de Desarrollo (Intermedia):

 Fase de Desarrollo (Consolidación):

Es la fase donde se hace más avanzado el desarrollo, recurriendo a teorías cuantitativas con la utilización de recursos matemáticos, operaciones, simulacros y procedimientos electrónicos de datos.

Características de los análisis de Organización y Métodos

La información sobre la actividad administrativa de la dependencia o unidad orgánica de la que se trate, se recopila, analiza y prepara como informe en el cual se deben formular propuestas, ventajas y desventajas de las medidas de mejoramiento administrativo más viables de acuerdo con la estimación de costos y presupuestos de los recursos humanos, financieros y materiales. Para poder realizar dichos análisis se deben seguir diversos pasos:

 Conocer el hecho o la situación que se analiza.

 Describir tal hecho o situación.

 Descomponerlo con el fin de conocer los detalles y aspectos.

 Examinarlo críticamente y comprender cada elemento o componente del hecho específico en estudio.

 Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación elegido, haciendo comparaciones y buscando analogías.

 Definir las relaciones que operan entre cada elemento, tomando en cuenta los fenómenos administrativos y el departamento donde se trabaja.

 Clasificar la información por áreas: objetivos, estructura, normas y políticas administrativas, funciones y operaciones, equipo y ambiente laboral.

Es importante saber las características que distinguen a los análisis de un sistema de Organización y métodos, las cuales se denotan así:

• Eliminación: Es la supresión de un sistema de trabajo, la eliminación de procedimientos o de pasos dentro de un

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