Organización Y Método

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

COLEGIO UNIVERSITARIO DE ADMINISTRACIÓN Y MERCADEO

C.U.A.M

VALENCIA EDO. CARABOBO

Organización y Método

Especialidad: Contaduría

Aula 26

CONTENIDO

SISTEMA DE INFORMACIÓN

Un sistema de información (SI) es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos einformación, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad u objetivo. Dichos elementos formarán parte de alguna de las siguientes categorías:

 personas

 datos

 actividades o técnicas de trabajo

 Recursos materiales en general

Todos estos elementos interactúan para procesar los datos (incluidos los procesos manuales y automáticos) y dan lugar ainformación más elaborada, que se distribuye de la manera más adecuada posible en una determinada organización, en función de sus objetivos.

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Desde un punto de vista empresarial

La primera clasificación se basa en la jerarquía de una organización y se llamó el modelo de la pirámide.4 Según la función a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo,5 los SI pueden clasificarse en:

 Sistema de procesamiento de transacciones (TPS).- Gestiona la información referente a las transacciones producidas en una empresa u organización, también se le conoce como Sistema de Información operativa.

 Sistemas de información gerencial (MIS).- Orientados a solucionar problemas empresariales en general.

 Sistemas de soporte a decisiones (DSS).- Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.

 Sistemas de información ejecutiva (EIS).- Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma. Es en este nivel cuando los sistemas de información manejan información estratégica para las empresas.

Estos sistemas de información no surgieron simultáneamente en el mercado; los primeros en aparecer fueron los TPS, en la década de los 60, sin embargo, con el tiempo, otros sistemas de información comenzaron a evolucionar. Los primeros proporcionan información a los siguientes a medida que aumenta la escala organizacional

 Sistemas de automatización de oficinas (OAS).- Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización.

 Sistema Planificación de Recursos (ERP).- Integran la información y los procesos de una organización en un solo sistema.

 Sistema experto (SE).- Emulan el comportamiento de un experto en un dominio concreto.

Los últimos fueron los SE, que alcanzaron su auge en los 90 (aunque estos últimos tuvieron una tímida aparición en los 70 que no cuajó, ya que la tecnología no estaba suficientemente desarrollada).

Sistemas Estratégicos. Sus principales características son:

• Su función primordial no es apoyar la automatización de procesos operativos ni proporcionar información para apoyar la toma de decisiones.

• Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.

• Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.

• Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en losbancos en un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puerta al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.

• Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.

RELACION ENTRE LOS SISTEMAS DE INFORMACION Y LA ORGANIZACIÓN

Los sistemas de Información y las organizaciones deben estar alineadas para producir la información que grupos importantes dentro de la organización puedan utilizar. Las organizaciones deben estar pendientes a las influencias de los sistemas de información para poder beneficiarse de nuevas tecnologías.

Los Sistemas de Información se construyen para mejorar la Organización y habitan en la estructura de las mismas. La mejora de la organización receptora de los SI son el fin último que justifica su puesta en marcha.

IMPORTANCIA O VENTAJAS DE LOS SISTEMAS

Los SI en las organizaciones ofrecen las siguientes tres ventajas y sus consecuentes beneficios:

Mejoran la Eficacia

Mejoran la Eficiencia

Aumentan la ventaja competitiva de las empresas.

Las ventajas mencionadas se persiguen por una organización independientemente de la tecnología elegida.

Desde el punto de vista del empresario las ventajas y beneficios de una tecnología son el factor que más importa y lo que va a permitir tener una opinión favorable ante una opción de adquisición de una tecnología.

EFICACIA /EFECTIVIDAD

La eficacia o efectividad responde a la pregunta: ¿Qué se logró?

Se entiende por eficacia al grado de cumplimiento de un objetivo

Es decir, una mayor efectividad busca tener una alta productividad, un aumento de la misma y una consecuente mejora de los servicios.

EFICIENCIA

La eficiencia responde a la pregunta: ¿Cómo se logró? “Se relaciona con la manera de cumplir el objetivo”.

Con la búsqueda de mayor eficiencia se busca: hacer más con menos, bajar los costos, reducir las labores rutinarias y repetitivas.

PLANIFICACION

La planificación es un proceso gradual, por el que se establece el esfuerzo necesario para cumplir con los objetivos de un proyecto en un tiempo u horario que se debe cumplir para que la planificación sea exitosa. En este proceso permite además, refinar los objetivos que dieron origen al proyecto.

IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACION

En los momentos actuales, la mayor parte de las organizaciones reconocen la importancia de la planificación para su crecimiento y bienestar a largo plazo. Se ha demostrado que si los gerentes definen eficientemente la misión de su organización estarán en mejores condiciones de dar dirección y orientación a sus actividades. Las organizaciones funcionan mejor gracias a ello y se tornan más sensibles ante un ambiente de constante cambio.

Supone un marco temporal de tiempo más largo que otros tipos de planificación. Ayuda a orientar las energías y recursos hacia las características de alta prioridad.

Es una actividad de alto nivel en el sentido que la alta gerencia debe participar activamente ya que ella desde su punto de vista más amplio, tiene la visión necesaria para considerar todos los aspectos de la organización. Además se requiere adhesión de la alta dirección para obtener y apoyar la aceptación en niveles más bajos.

Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos. Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro, más no los elimina. Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las mayores garantías deéxito. Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas. Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades. Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación. Minimiza el trabajo no productivo y se obtiene una identificación construtiva de los problemas y las potencialidades de la empresa.

Por ultimo, cabe destacar que la planificación es la primera función del proceso administrativo, por tanto, realizar una buena planificación conlleva a tener una buena organización, dirección y control de la empresa lo cual se traduce en una administración cien por ciento efectiva.

PRINCIPIOS DE LA PLANIFICACION

Los principios de la planificación más importantes son los siguientes:

• Principio de la contribución a objetivos – el objetivo de los panes y sus componentes es lograr y facilitar la consecución de los objetivos de la organización, con interés particular en alcanzar el objetivo principal.

• Principio de la primacía de la planificación – la primera función administrativa que desempeña la gerencia es la planificación, que facilita la organización, la dirección y el control.

• Principio de la iniciación de la planificaciones la alta gerencia – la planificación tiene su origen en la alta gerencia, porque esta es responsable de alcanzar los objetivos de la organización y la forma mas eficaz de lograrlos es por la planificación.

• Principio de la penetración de la planificación – la planificación abarca todos

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