MAPA DE PROCESOS DE LA UNIVERSIDAD SAN PEDRO

1. FINALIDAD

Brindar orientación y criterios técnicos para facilitar la elaboración, documentación e implementación de los procesos de la Universidad San Pedro, que permita  desarrollar la gestión por resultados a través de la mejora continua, para brindar servicios de calidad y que cumpla con las necesidades y expectativas de los usuarios.

1. OBJETIVOS

1. OBJETIVO GENERAL

Establecer una metodología de trabajo para el diseño e implementación de los procesos, los cuales permitan un fácil entendimiento y desarrollo de sus actividades.

1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Identificación de procesos organizacionales.
2. Diseñar el mapa de procesos.
3. Documentar procesos.
4. Uso de Herramientas para el diseño y diagramación.
5. Presentación de Procesos.
6. Uso de los instrumentos y documentos de gestión por procesos en la Universidad San Pedro.

1. ALCANCE

Unidades Académicas y administrativas de la Sede Central, Filiales y SAD´s.

1. NORMATIVIDAD
2. Norma ISO 9001:2008
3. Ley Universitaria N°30220
4. Estatuto de la Universidad San Pedro
5. Ley del SINEACE  N°28740
6. D.S. N° 004-2013-PCM

1. DISPOSICIONES GENERALES

1.  De la Gestión por Procesos de la Universidad San Pedro

1. La Universidad San Pedro, en marco a la modernización, orienta su gestión institucional a la gestión por procesos, que contribuye a mejorar la calidad, eficiencia, eficacia, oportunidad y transparencia de los bienes, productos y servicios que brinda la universidad.
2. Todos los órganos, unidades orgánicas, programas y proyectos pertenecientes a la Universidad San Pedro,  ejecuten sus funciones en el marco de procesos formalmente definidos, orientados a la satisfacción del usuario y en un enfoque de gestión de la calidad y mejora continua.
3. La implementación de la gestión por proceso se realiza por Fases, de acuerdo al plan de trabajo.

1. Del Mapa de Procesos.

El documento técnico del “Mapa de Procesos” de la Universidad San Pedro, aprobada con Resolución de Consejo Universitario 007-2014-USP/CU,  será utilizado como referencia y puede ser actualizado durante y después de la implementación de la metodología establecida en este documento, durante todas sus fases.        

MAPA DE PROCESOS DE LA UNIVERSIDAD SAN PEDRO

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1. De los Procesos

1. Los  procesos de la Universidad San Pedro se clasificarán en:

1. Procesos estratégicos.
2. Procesos Misionales.
3. Procesos de apoyo y,
4. Procesos de control.

Estos se definirán en niveles:

1. Nivel 0 – Cero - Mapa de procesos o macro procesos.
2. Nivel 1.  Descripción de Procesos -  Diagramas de Procesos.
3. Nivel 2.  Descripción de Sub procesos -  Diagramas de Sub Procesos.
4. Nivel 3.  Descripción de actividades y tareas -  Diagramas de Flujo.

Y otros niveles según la complejidad del mismo; considerándoseles a los niveles 2 y 3 modelados a través de diagramas.

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Figura  1 - Niveles de Procesos

1. De los Procedimientos (Documentar Procesos)

1. La definición y descripción de un procedimiento debe estar siempre enmarcado dentro de un proceso de nivel 0.
2. Un procedimiento es una secuencia de pasos que se desarrolla en los procesos de último nivel.
3. La identificación y definición de los procedimientos se realizará después de la definición del último nivel (2 ó 3) de los procesos con los que se vincula.

1. De los Instrumentos y Documentos Técnicos de Gestión

La implementación de la gestión por procesos en la Universidad San Pedro conlleva a utilizar instrumentos y documentos técnicos en gestión, que se describen en:

1. El Mapa de Procesos, un instrumento de gestión que representa gráficamente el agrupamiento de actividades en los procesos de la organización, permitiendo tener una visión general de su funcionamiento como un modelo sistémico. Contiene una representación global y comprensible de todos los procesos a cargo de la entidad.

1. El Manual de Procesos, es un documento técnico de gestión que contiene la descripción de un proceso de nivel 0 desagregado hasta el último nivel 2 ó 3 según la complejidad, en este último nivel se describe la secuencia detallada de los flujos de trabajo de las actividades.

El manual de procesos incorpora en su estructura las siguientes herramientas:

1. La Ficha Técnica de Procedimiento, la herramienta donde se describe el nombre del procedimiento, propósito, alcance, marco legal, la descripción y un diagrama de flujo de los pasos a seguir para el logro del propósito.
2. La Ficha Técnica del Proceso,  la herramienta que describe el nombre del proceso, el responsable, objetivo, requisitos, alcance, proveedor, insumos, actividades o procesos internos, productos, usuarios, así como los recursos críticos que intervienen en el proceso.
3. La Ficha Técnica del Indicador, la herramienta que describe la descripción del indicador, fórmula de cálculo y su descripción de las variables requeridas, unidad de medida, las características de la medición, así como también el responsable de realizarla.

1. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

1. De la Metodología para la Implementación de la Gestión por Procesos.

Para ejecutar la implementación de la Gestión por Procesos en la Universidad San Pedro, se requiere contar con un marco metodológico que defina las fases de su implementación, en tal sentido se plantea en base a la Norma ISO 9001:2008, así como la metodología PHVA (Planear – Hacer – Verificar – Actuar), y el mismo que es propuesto para la aplicación del Sistema de Gestión de la Calidad.

La adopción de una gestión por procesos permite la mejora de las actividades de la Organización  orientada al servicio  y para resultados.

En consecuencia, la implementación de la gestión por procesos, en el marco de una gestión orientada a resultados, constituye un elemento central de un sistema de gestión moderno, creando o agregando valor para los ciudadanos, personas, grupos, entidades, empresas o destinatarios de los bienes y servicios, y contribuyendo a alcanzar los resultados esperados.

Ciclo PHVA:

El ciclo PHVA o ciclo de Deming fue dado a conocer por Edwards Deming en la década del 50, basado en los conceptos  del estadounidense Walter Shewhart. PHVA  significa:

Planificar – Hacer – Verificar – Actuar. En inglés se conoce como PDCA (Plan- Do- Check

Act).

Este ciclo constituye una de las principales herramientas de mejoramiento continuo en las organizaciones, utilizada ampliamente por los sistemas de gestión de la calidad (SGC) con el propósito de permitirle a las empresas una mejora integral de la competitividad, de los productos o servicios ofrecidos, mejorando permanentemente la calidad, también le facilita tener una mayor participación en el mercado, una optimización en los costos  y por supuesto una mejor rentabilidad.

A través de cada uno de los pasos del ciclo PHVA las empresas pueden:

PLANIFICAR: En esta etapa se definen los objetivos y cómo lograrlos, esto de acuerdo a políticas organizacionales y necesidades de los clientes. Puede ser de gran utilidad realizar grupos de trabajo, escuchar opiniones de los trabajadores y utilizar herramientas de planificación como por ejemplo: Lluvia de ideas y 5W-2H en este último se responde a 7 preguntas claves cuyas palabras en inglés inician con W y H:

1. ¿Qué (What).
2. ¿Por qué (Why)
3. ¿Cuándo (When)
4. ¿Dónde (Where)
5. ¿Quién (Who)
6. ¿Cómo (How) y
7. ¿Cuánto (How much).

Hay que recordar que esta etapa es muy importante y es la que permite el desarrollo de

las otras subsiguientes, lo que indica que si no planeamos bien los resultados en las otras 3 etapas no serán confiables.

HACER: Es ejecutar lo planeado, en esta etapa es recomendable hacer pruebas pilotos antes de implantar los procesos definidos. En su desarrollo se puede evidenciar los problemas que se tienen en la implementación, se identifican las oportunidades de mejora y su implementación.

VERIFICAR: En esta etapa comprobamos que se hayan ejecutado los objetivos previstos mediante el seguimiento y medición de los procesos, confirmando que estos estén acorde con las políticas y a toda la planeación inicial.

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