Manual De Funciones

Industrias Japonesas

INDICE

• Introducción

• Antecedentes Históricos

• Base Legal

• Objetivo de la empresa

• Estructura Orgánica de la empresa

• Organigrama General de la empresa

• Organigrama Especifico Nivel Administrativo

• Descripción de funciones de Nivel de Dirección

• Descripción de funciones de Nivel Administrativo.

• Descripción de puestos Nivel Administrativo.

• Organigrama Especifico Nivel Medio.

• Descripción de funciones Nivel Medio.

• Descripción de puestos Nivel Medio.

• Organigrama Especifico Nivel Operacional.

• Descripción de funciones Nivel Operacional.

• Descripción de puestos Nivel Operacional.

• Directorio

INTRODUCCIÓN

El presente manual tiene la finalidad de proveer al personal de ventas las políticas y los procedimientos de ventas al contado y al crédito, presentándolos simplificados, mejorados y actualizados a las realidades de la empresa y de su entorno. De tal forma que el personal del departamento de ventas incremente su eficiencia en el cumplimiento de sus funciones dentro de la empresa.

Este manual de procedimientos para ventas de crédito y de contado, debe servir como instrumento de apoyo que facilite y regule las tareas especificas que se involucran en las transacciones de venta al contado y al crédito que se realicen en el departamento de ventas, bridando no solo eficiencia al proceso, sino transparencia y control, contribuyendo además al alcance de los objetivos organizacionales de la empresa Industrias Japonesas.

OBJETIVO

El objetivo primordial del manual es describir con claridad todas las actividades de facturación del producto del departamento y distribuir las responsabilidades en cada uno de los cargos. De esta manera se evitan funciones y responsabilidades compartidas que no solo redunda en pérdidas de tiempo sino en la dilución de responsabilidades entre trabajadores.

ALCANCE

Comprende el procedimiento y las instrucciones para la venta del producto que ofrece Industrias Japonesas, teniendo en cuenta las diferentes formas de pago, y el manejo de documentos involucrados en el proceso. Todo esto en los departamentos de ventas, sur y oriente.

NORMAS

1.

STRUCTURA ORGANICA

Industrias Japonesas, para el cumplimiento de sus objetivos cuenta con la siguiente estructura orgánica:

1. Órganos de Alta Dirección:

i. Junta Directiva

ii. Gerencia General

2. Órganos de Asesoramiento y Apoyo:

i. Oficina de Asesoría legal

ii. Unidad de Organización y Métodos

3. Órganos de Línea:

i. GERENCIA DE PRODUCCIÓN

a. Departamento de Vehículos comerciales

i. Sección de ensamblaje

ii. Sección de control de calidad

iii. Sección de prueba

b. Departamento de Vehículo panel

i. Sección de ensamblaje

ii. Sección de control de calidad

iii. Sección de prueba

ii. GERENCIA DE MERCADEO Y VENTAS

a. Departamento de ventas Sur

b. Departamento de ventas Oriente

ESTRUCTURA ORGANICA

iii. GERENCIA DE FINANZAS

a. Departamento de Presupuesto

b. Departamento de Contabilidad

i. Sección de cobro

ii. Sección de contabilidad

iv. GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS

i. Sección de reclutamiento

ii. Sección de selección

v. GERENCIA DE SERVICIO Y MANTENIMIENTO

a. Departamento de servicio Sur

i. Turno matutino

ii. Turno vespertino

iii. Turno mixto

b. Departamento de servicio Oriente

i. Turno matutino

ii. Turno vespertino

iii. Turno mixto

ORGANIGRAMA

ORGANIGRAMA ESPECÍFICO NIVEL ADMINISTRATIVO

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DE NIVEL DE DIRECCIÓN

Junta Directiva

- Determina objetivos, políticas y planes generales de la Empresa.

- Aprobar el presupuesto de los gastos e inversiones.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DE NIVEL ADMINISTRATIVO

Gerente General

- Planear, organizar, dirigir y controlar las actividades dentro de la empresa.

- Tomar decisiones para llevar al éxito o incluso al fracaso a la empresa

- Evaluar el clima organizacional, capacitación del personal y seguridad de la empresa.

- Evaluar nuevos proyectos de mejora y crecimiento para la empresa.

- Supervisar que el desempeño de la empresa sea eficaz, eficiente y de calidad.

- Verificar que los objetivos de la empresa sean llevados a cabo en un corto, mediano o largo plazo.

Asesoría Legal

- Asesorar a la Gerencia General en los asuntos jurídicos que se le encomiende.

- Elaborar y revisar los contratos o convenios que realice la Gerencia General.

- Asesorar, ayudar y representar jurídicamente a la empresa por algún asunto legal o laboral, por una demanda o conflicto con algún cliente o trabajador.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DE NIVEL ADMINISTRATIVO

Unidad de apoyo y métodos

- Vigilar el cumplimiento de las políticas de la empresa.

- Vigilar y supervisar a sus subordinados en las diferentes áreas de trabajo.

Secretaría General

- Solicitar información y transmitir ordenes a las gerencias.

- Realizar la comunicación telefónica de la Gerencia General.

- Atender a los clientes y personas que acuden a la Gerencia General.

- Archivar, recibir, registrar o despachar correspondencia.

Gerencia de Mercadeo y Ventas

- Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus acciones y las de los departamentos, tomando en cuenta los recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo dichos planes.

- Calcular la demanda y pronosticar las ventas.

- Determinar el tamaño y la estructura de la fuerza de ventas.

- Determinar el territorio, establecer cuotas de ventas y definir los estándares de desempeño.

- Monitorear las secciones de postventa.

Gerencia de Recursos Humanos

- Utilizar lo mejor posible los recursos humanos de la empresa, bajo criterios de coste, dentro de un buen clima de trabajo.

- Conseguir que el personal se sienta más satisfecho, al saber que es periódicamente valorado y tenido en cuenta.

- Pagar a los colaboradores.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DE NIVEL ADMINISTRATIVO

Gerencia de Producción

- Planificar, programar, coordinar y controlar las actividades fabricación y ensamblaje para obtener el producto terminado.

- Manejar de excelente manera los procesos de producción para optimizarlos y reducir costos.

- Supervisión de los procesos.

- Mantener y supervisar la seguridad en la planta.

Gerencia de Finanzas

- Formular políticas y planes referidos a la estructura económica financiera de la empresa.

- Administración eficiente del recurso monetario.

- Elaborar y analizar la información contable para evaluar los resultados operativos.

- Investigar e implementar las señales del entorno de la economía-mercado para tener mejor perspectiva a la hora de tomar decisiones.

Gerencia de Servicio y Mantenimiento

- Programar, ejecutar, controlar y supervisar los servicios y mantenimiento de los clientes.

- Proponer políticas orientadas a optimizar el uso y funcionamiento de la maquinaria necesaria para los servicios

Secretaria

- Canal de comunicación entre gerencias, y personas que acudan a ellas.

- Atender la telefonía de cada gerencia, así como correspondencia.

DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DE NIVEL ADMINISTRATIVO

Conserje

- Traslado de correspondencia de diferentes oficinas.

- Limpieza de oficinas en la planta.

- Otras actividades que le sean asignadas según su puesto.

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS NIVEL ADMINISTRATIVO

Identificación

Nombre del Puesto: Gerente General

Número de plazas: 1

Clave: IJGG1

Ámbito de operación: Área administrativa

Relaciones de autoridad

Jefe inmediato: Junta Directiva

Subordinados directos: Gerente de Mercadeo y Ventas, Gerente de Producción, Gerente de Servicio y Mantenimiento, Gerente de Finanzas, Gerente de Recursos Humanos, Secretaria de Gerencia, Conserje de Planta, Unidad de Apoyo y Métodos, Recepcionista de Planta.

Dependencia Funcional: Junta Directiva.

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS NIVEL ADMINISTRATIVO

Propósito del puesto: Planear, dirigir, organizar y controlas todos los movimientos de la empresa, al igual que tomas las decisiones para llevarla al éxito.

Funciones: Planear, organizar, dirigir y controlas las actividades dentro de la empresa para adquirir ganancias que le corresponden a la Junta Directiva y dar las instrucciones necesarias

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