NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL MANEJO DE EFECTIVO

OBJETIVO CONTROL INTERNO PROCEDIMIENTO

a. Comprobar la existencia del efectivo y que en el balance general se incluyan todos los fondos.

b. Determinar su disponibilidad inmediata o restricciones.

c. Comprobar su adecuada presentación en el balance general del efectivo en moneda extranjera.

El estudio y evaluación del control interno deberá efectuarse a lo dispuesto en el boletín 3050 de normas y procedimientos de auditoria:

a. Controles adecuados sobre las entradas diarias de dinero, mediante recibos pre enumerados, relaciones de cobranza y de valores recibidos por correo, endoso restrictivo, etc. Estas medidas permiten el control eficaz sobre las entradas de efectivo, además sirven de base para su registro contable y verificación posterior.

b. Deposito integro e inmediato de la cobranza. Está encaminada a lograr que el efectivo proveniente de la cobranza permanezca al menor tiempo posible en poder de las personas que lo manejan, para evitar tanto el uso incorrecto de los fondos o como el riesgo de manipulaciones inadecuadas.

c. Aprobación por parte del administrador de las firmas autorizadas para girar contra las cuentas bancarias y para las adquisiciones, ventas y gravámenes de los valores. Es recomendable que existan firmas mancomunadas para el manejo de efectivo, con el objeto de que esta actividad no recaiga en una sola persona.

d. Autorización previa de las salidas de dinero, expedición de cheques nominativos, límites para el pago en efectivo, comprobación adecuada.

Deben existir controles adecuados sobre las entradas diarias del efectivo es indispensable que también se establezcan sobre las salidas, controles desde la autorización previa de las erogaciones hasta su adecuada comprobación, incluyendo el uso de firmas mancomunadas y el control físico de facsímiles y chequeras, como el exigir que los pagos en efectivo se limiten a un cierto importe(para asegurar que todo pago en exceso a dicho límite se ajuste a la formalidad y para que exista siempre documentación comprobatoria.

e. Segregación adecuada de la funciones de autorización, adquisición y venta, custodia, cobranza, tesorería, registro de operaciones y cobro de rendimientos

Una característica es la fácil disponibilidad del efectivo y valores hace indispensable que exista una adecuada separación de funciones para que permita una supervisión constante y automática de los aspectos de autorización, custodia y registro de sus movimientos.

f. Adecuada protección de la entidad mediante el afianzamiento de las personas que manejan fondos y valores.

g. Adecuada protección de la entidad mediante el afianzamiento de las personas que manejan fondos y valores. Las inversiones en monedas extranjeras y metales preciosos amonedados deberán valuarse al tipo de cambio o cotización.

h. Existencia de registros para identificar los valores y sus rendimientos.

Es indispensable que se mantengan registros en donde todos los datos que permitan la plena identificación y control de títulos, tales como clase de valor, número de serie, títulos que ampara, rendimiento, cupones adheridos, valor del título, fecha y referencia de la adquisición.

i. Arqueos periódicos del efectivo y valores.

La verificación periódica y sorpresiva de los fondos y valores en poder de los cajeros y custodios constituye una medida de control importante e indispensable, y proporciona una seguridad razonable en cuanto al adecuado manejo de dichos fondos. Los arqueos deben ser practicados por personas que no estén relacionadas con su custodia, manejo de efectivo o registro contable.

j. Formulación de conciliaciones periódicas e investigación y ajuste de las partidas en conciliación.

La elaboración de conciliaciones mensuales de las cuentas bancarias y de inversiones por personas ajenas a las encargadas en el manejo del efectivo y valores, constituye una medida que permite verificar que el manejo y registro de las operaciones han sido adecuados y facilita la determinación de partidas, que por algún motivo no han sido reconocidas por la institución de crédito o casa de bolsa, o bien, por la propia empresa, mismas que deben ser ajustadas previa investigación, aclaración y autorización.

Planeación

De acuerdo con el boletín 3040 de esta comisión “planeación y supervisión del trabajo de auditoria”, el auditor deberá efectuar una planeación adecuada para alcanzar sus objetivos.

En la planeación el auditor deberá obtener información sobre las características de: los fondos y valores tales como tipos de inversión,

* Tasas de interés,

* Vencimientos,

* Tipos de moneda, etc.

Dichas características incluyen la forma en que opera la empresa, sus condiciones jurídicas, sistema de información, políticas de registro, estructura y calidad de la organización. Segregación de funciones, definición de líneas de autoridad y responsabilidad existencia de auditoria interna etc.

Revisión

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