Nota Técnica elaborada para uso exclusivo de los alumnos del curso de Contabilidad II.

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UNIVERSIDAD DE PIURA

CONTABILIDAD Y AUDITORIA

CONTROL INTERNO- CAJA BANCOS

Contabilidad Financiera 2

Nota Técnica elaborada para uso exclusivo de los alumnos del curso de Contabilidad II.  

CAJA Y BANCOS

 Introducción

En los negocios pequeños de propiedad individual, el dueño normalmente puede ejercer un control total de las operaciones, ya que es el encargado de realizar las compras, efectuar pagos en general, y controlar las entradas, pues los cobros por ventas y pagos de clientes, los recibe en forma personal. Sin embargo, a medida que el negocio empieza a crecer, el dueño debe saber delegar ciertas funciones y autoridad a los miembros de su organización. En ese momento, se hace necesaria la aplicación de métodos y procedimientos adecuados al negocio, con la finalidad de salvaguardar sus activos; es decir, protegerlos contra usos indebidos o posibles robos, así como establecer un sistema de información financiera adecuado que permita conocer los recursos de que dispone para la realización de sus operaciones, tendientes al logro de sus objetivos. Estos métodos y procedimientos reciben el nombre de Control Interno.

Evidentemente cada empresa, dependiendo de sus características particulares, empleará diferentes métodos y procedimientos de control.

        En la presente Nota Técnica, profundizaremos en el estudio de los procedimientos de control relacionados con la Cuenta Caja Bancos.

Algunos aspectos que debería contener un sistema de control interno relacionado con las cuentas de  Caja y Bancos, son los siguientes:

1. Todo el efectivo que debió recibirse, fue realmente recibido y registrado de manera oportuna y correcta.
2. Garantizar la exactitud de la información financiera con respecto a las entradas de dinero, los pagos y los saldos de efectivo.
3. Establecer adecuadas salvaguardas que permitan evitar las pérdidas por conceptos de fraudes y robos.
4. Todos los reembolsos se han realizado únicamente para los fines establecidos y han sido debidamente autorizados.
5. Disponer en todo momento del dinero en efectivo suficiente para las operaciones de la entidad (pagos), más alguna cantidad razonable que permita afrontar emergencias.
6. No mantener grandes cantidades de efectivo ocioso, sin que produzcan beneficios o interés a la empresa.

Definición

Dentro de las muchas definiciones que podríamos señalar para referirnos a la Cuenta Caja Bancos, utilizaremos aquella que  la describe como  partidas (fondos) que se utilizan como medio de intercambio. Por ejemplo, billetes y monedas, dinero depositado en bancos y otros instrumentos de negociación. Una de las condiciones que se debe cumplir al referirnos a estos fondos es que deben estar disponibles y libres de restricciones.

No se debe considerar como Caja y Bancos, los sobregiros bancarios ni aquellos fondos relacionados con obligaciones que vencerán a largo plazo; como por ejemplo los depósitos a plazo, ya que están sujetos a restricción.

Planificación y Control de los Fondos

Al hacer mención a la planificación, nos referimos a  procedimientos que aseguran la disponibilidad de los fondos para el cumplimiento de obligaciones y el uso eficiente de éstos. El flujo de caja como herramienta  principal en la planificación es de mucha ayuda para el logro de estos objetivos.

El control de Fondos, parte del reconocimiento por la Gerencia de la importancia de la supervisión frecuente y oportuna;  y consiste en procedimientos establecidos para evitar pérdidas por concepto de fraudes o robos, y garantizar la razonabilidad en el registro de los ingresos y salidas de efectivo. Estos procedimientos forman parte del Control  Interno.

Fondo Fijo

El Fondo Fijo se constituye con la finalidad de atender egresos  o  necesidades  de dinero frecuentes pero  poco significativas para la empresa en relación al volumen de sus operaciones.

Para constituir un Fondo Fijo, se detrae de la caja o de la cuenta corriente bancaria una cantidad específica de dinero, previamente  autorizado por la gerencia.

Ejemplo 1:

 La Gerencia Financiera de “Aries” S.A. decide crear un fondo fijo por       S/.2500. ¿Cuál sería el asiento contable?

Solución

El propósito de la creación de este fondo es  atender requerimientos operativos que reúnan algunos de estos tres requisitos:

1. Frecuentes.
2. Requieren atención con cierta premura
3. Montos poco significativos.

Es  frecuente que se creen Fondos Fijos en diversas áreas de la empresa, para otorgar autonomía y mayor libertad de acción.

Dinámica del Fondo Fijo

El procedimiento a seguir tanto en la utilización del Fondo Fijo por el responsable, como en la atención a las solicitudes, se detallan en los siguientes puntos, a los cuales, hemos denominado “Dinámica del Fondo Fijo”:

1. Frente a una necesidad de dinero, que reúna los requisitos antes mencionados, se contacta al responsable del Fondo Fijo, a fin de que éste  proporcione el efectivo necesario.

1. El solicitante deberá firmar un vale por el dinero recibido, haciéndose responsable por su utilización para los fines solicitados; luego deberá sustentar con el  comprobante de pago respectivo (facturas, boleta de venta, etc.), la utilización del dinero.

1. El Responsable del Fondo Fijo deberá mantener un control constante de la suma que se le ha confiado, verificando que la documentación sustentatoria (vales o comprobantes de pago) más el efectivo restante “cuadre” con el monto destinado al Fondo Fijo.

4. Transcurrido un tiempo variable, desde el momento de la creación del fondo,  el responsable deberá solicitar  el reembolso o reposición  por  el monto del efectivo utilizado. La solicitud del reembolso debe estar acompañada de la documentación que sustenta la disminución de los fondos. Es práctica comercial, girar un cheque para efectuar el   mencionado reembolso.

La variación en el plazo de reposición, dependerá de la cantidad de fondos utilizados a una determinada fecha; si lo utilizado representa un  consumo o utilización importante del fondo fijo,  el responsable deberá solicitar su reposición, aunque el tiempo transcurrido sea corto con respecto a la última solicitud de reembolso.

En este sentido debe primar un criterio de planificación y cumplimiento, es decir, no importa cuanto tiempo haya transcurrido; el responsable debe tomar las precauciones necesarias para que el Fondo Fijo continúe operativo (planificación), respaldando su solicitud en el acatamiento de las normas establecidas por la  Gerencia.

Es frecuente que el fondo se consuma con rapidez, variando los plazos, con respecto a meses anteriores; si bien es recomendable evaluar los motivos que generan esta notoria variación; se debe dar mayor énfasis al cumplimiento entre otras, de las siguientes recomendaciones:

• No atender nuevos requerimientos de dinero, a quienes no hubieran cumplido con sustentar solicitudes previas.
• No centralizar en una persona o área la utilización del fondo fijo.
• Escrupuloso orden por parte del responsable.
• Nunca  atender solicitudes de dinero a quienes lo hayan requerido a través de terceros (“A” le pide a “B” que solicite fondos). Las consecuencias del incumplimiento de esta norma, las asume el responsable.

El cumplimiento de estas recomendaciones, respaldará cualquier variación en el plazo de reembolso.

Contabilización del reembolso del Fondo Fijo

El registro contable por la reposición del Fondo Fijo, no debe afectar a la cuenta “Fondo Fijo”. Esta contabilización reconoce los gastos y/o desembolsos efectuados y tiene como contrapartida un retiro de caja o bancos.

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