OUTSOURCING

OUTSOURCING

INTRODUCCION

El presente trabajo pretende recoger los conceptos, características y aspectos relevantes relativos al outsourcing. En líneas generales, se entiende por outsourcing la cesión, a una empresa externa.

En este sentido, el outsourcing, aglutina una combinación dinámica de actividades de gestión de SI y que puede ir desde la asistencia técnica en labores de operación de Centros de Proceso de Datos (CPD), mantenimiento de equipos, etc., hasta el desarrollo y mantenimiento de aplicaciones, diseño de redes de comunicaciones, consultoría, etc.

El outsourcing puede realizarse bien con el equipamiento de la organización contratante o bien con el que disponga el prestador del servicio.

Por las especiales características de este tipo de servicios, su contratación dentro de la Administración Pública reviste una doble dificultad:

• Una primera, que emana de la complejidad de definir claramente el objeto, plazo y precio del contrato.

• La segunda, surge de la necesidad de adaptar las peculiaridades del outsourcing al marco legal de los contratos del Estado.

Dado que el contenido de la presente guía es el asesoramiento técnico en este tipo de servicios, quedan fuera de su alcance los siguientes asuntos relacionados con el outsourcing:

• Transferencia del personal informático entre la organización destinataria del servicio y la empresa de outsourcing.

• Transformación de los costos fijos, incurridos a consecuencia de la gestión del S.I., en costos variables y de las inversiones relativas a equipamiento en gastos, desapareciendo, en su caso, los activos.

• Aspectos legales de la realización del contrato.

Evolución histórica

La traducción al castellano del neologismo inglés outsourcing viene a ser la externalización de determinadas áreas funcionales (no sólo las informáticas). Por tanto, aplicado con carácter general, no es un concepto nuevo puesto que responde al acto mediante el cual una organización contrata a un tercero para que realice un trabajo en el que está especializado, con los objetivos de reducir costos y/o evitar a la organización la adquisición de una infraestructura propia que le permita la correcta ejecución del trabajo.

Sin embargo, lo que ha hecho que esté de actualidad es su aplicación al tratamiento de datos e información, funciones que por sus especiales condiciones y su carácter crítico para las organizaciones, han propiciado un cierto encuentro de posturas respecto a sus ventajas e inconvenientes.

La segunda parte contiene la definición del término outsourcing, la de otros conceptos relacionados históricamente con éste, así como un breve resumen de las tendencias existentes en nuestro país y en el resto del mundo respecto a la evolución de este tipo de servicios.

En la tercera parte se ofrece ayuda para realizar el análisis de las circunstancias que podrían aconsejar la contratación de un servicio de outsourcing y cuáles son los principales factores a tener en cuenta en el proceso de evaluación de ofertas relativas a este servicio.

Asimismo se incluyen en este, las recomendaciones para la elaboración del pliego de prescripciones técnicas y un cuestionario específico destinado a normalizar las ofertas que respondan a este tipo de servicios.

En las partes siguientes se incluyen aspectos complementarios de pruebas de verificación y control, así como las referencias utilizadas.

ANALISIS DEL OUTSOURCING

¿ Qué es el outsourcing?

El outsourcing, también conocido como "externalización", se define como la cesión de la responsabilidad de una organización (la Administración o una empresa privada) a otra empresa especializada en este tipo de actividades.

En su término más amplio el outsourcing se define como una cesión completa de la gestión pudiendo incluir al personal técnico informático y al equipamiento físico y lógico que pudiera existir en el momento de realización del contrato, de modo que todas o parte de las tareas de la organización pasan a ser realizadas por la empresa contratista.

En ocasiones particulares esta cesión puede hacerse de forma sectorial (por ejemplo, puede excluirse al personal informático) y, en general, debe ser muy flexible para adaptarse a las necesidades propias de cada organización.

El outsourcing tiene las siguientes características:

Relativas al contrato entre las partes:

• Su elaboración es compleja, puesto que debe establecer claramente las responsabilidades de ambas partes en cualquier aspecto, no sólo del nivel de servicio actual sino también del nivel de servicio futuro.

• Suele tener una duración de varios años. En el sector privado tiene una duración no menor a 5 ó 7 años, siendo habitual un período de 10 años.

• Uno de los aspectos más importantes del contrato es la definición de su resolución (finalización), el establecimiento de salidas programadas antes de cumplirse el plazo acordado, así como los períodos de preaviso en caso de reversión del servicio.

• Junto con los conceptos financieros, a lo largo de todo el proceso de evaluación se deben establecer criterios de transferencia de personal (para el caso de que existan).

• El alcance del contrato es a la medida, es decir, podrá ser tan amplio como lo deseen las partes contratantes.

• Debe ser flexible para que la Administración pueda cambiar los requisitos del servicio y el proveedor pueda cambiar los medios con los que lo da. Mientras que un contrato de outsourcing se firma para que sea válido durante años, los requisitos de tecnología están en constante evolución.

Relativas a la organización demandante del servicio (la Administración, en este caso):

• Es una decisión estratégica para la organización, puesto que cede el total o parte de sus activos a la empresa de outsourcing.

• Permite el acceso a nuevas tecnologías y centrarse en la realización de actividades de mayor valor para la organización.

• Permite a la organización alcanzar un mayor nivel de competitividad sin realizar inversiones en equipamiento tecnológico o en formación del personal informático propio.

• Transforma a nivel contable los conceptos de costos fijos en costos variables y las inversiones en gastos desapareciendo los activos. Son menores los costos de operación y se evitan las decisiones de invertir en infraestructura.

Relativas a la empresa de outsourcing:

• Adquiere un compromiso muy importante con la organización que la contrata, puesto que de ella dependerá que se proporcione un adecuado nivel de servicio.

• El servicio prestado debe ser suficientemente flexible como para adaptarse a cambios de negocio, organizativos o funcionales en la organización, así como al entrono tecnológico.

Los principales objetivos que pueden lograrse con la contratación de un servicio de outsourcing son los siguientes:

• Optimización y adecuación de los costos relacionados con la gestión, en función de las necesidades reales.

• Eliminación de riesgos por obsolescencia tecnológica.

• Concentración en la propia actividad de la organización.

El servicio de outsourcing puede aplicarse típicamente en los siguientes supuestos:

• Gestión y operación de los SI de una organización:

• Procesos en línea (on-line) .

• Procesos por lotes (batch).

• Redes de comunicaciones.

• Procedimientos de seguridad de los datos.

• Control y supervisión de sistemas:

• Actualización y mantenimiento del sistema operativo y software de base.

• Diseño y administración de las bases de datos.

• Diseño de redes de comunicaciones.

• Consultoría.

• Mantenimiento de equipos físicos y lógicos.

• Soporte técnico:

• Usuarios.

• Relación con vendedores y/o fabricantes.

• Desarrollo y mantenimiento de aplicaciones:

• Planificación conceptual.

• Especificación funcional.

• Plan de aplicación.

• Diseño.

• Implementación.

• Pruebas de módulos y del sistema.

Conceptos y funcionalidades básicas

Conceptos básicos

Contrato

Es el documento de carácter legal que recoge el alcance y características del servicio de outsourcing.

El contrato de outsourcing debe definir los siguientes aspectos:

• Su duración.

• Las condiciones de la cesión de los activos (tanto económicas como de otro tipo) referidos al momento inicial del acuerdo entre la Administración y el contratista.

• Las condiciones de la gestión de los SI a llevar a cabo durante el contrato (nivel de servicio).

• Las condiciones de recuperación de la gestión de los SI una vez finalizado el contrato.

• La propiedad intelectual, especialmente si se traspasa al proveedor la responsabilidad del desarrollo de aplicaciones.

• Las condiciones previstas para la resolución del contrato con anterioridad a la fecha de su finalización prevista.

Nivel de servicio

El nivel de servicio define el ámbito de aplicación del servicio (operación, mantenimiento, desarrollo, etc.), para sistemas de información concretos y la forma exacta de llevarlo a cabo. Es uno de los puntos más importantes de un contrato de outsourcing y debe ser fácilmente medible.

Para el establecimiento del nivel de servicio suele ser usual la realización conjunta,

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