Objetivos del Módulo

 Introducción

Objetivos del Módulo

El objetivo general de este módulo es permitir a los usuarios definir libremente las diferentes estructuras y catálogos de la aplicación, los cuales son básicos para la operación del sistema.

Este módulo está orientado tanto a las áreas operativas, es decir a la actualización de las tablas y catálogos, por ejemplo de partes de inventarios, precios, clientes, vendedores, etc., como a las áreas administrativas y gerenciales de la empresa las cuales se sirven de estos en la conformación y ordenamiento de la información de la gestión. Esta información es presentada en consultas y reportes de diversa índole, que facilitan el seguimiento de la operación y la oportuna toma de decisiones.

Como objetivos particulares se pretende que al final de éste módulo, los usuarios estén en capacidad de hacer las siguientes operaciones:

- Actualización de empresas, centros de utilidad, monedas y tablas de retención

- Definición y actualización de bodegas y grupos de bodegas

- Definición y actualización de Grupos de Inventarios, características y aranceles

- Actualización de partes de inventario, extensiones y descripciones técnicas

- Actualización de referencias alternas, partes equivalentes y líneas

- Actualización de destinos asociados, destinos y firmas

- Actualización de maquinas y productos

- Actualización de tipos de documentos y consecutivos

- Definición y actualización de conceptos de Inventarios

- Actualización de vendedores y rutas

- Actualización de zonas, sub zonas y sectores

- Actualización de beneficiarios y sucursales

- Actualización de años, lapsos y fechas

 Menú Monitor

En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar la ubicación de los diferentes programas que conforman el módulo de Catálogos del Sistema.

La explicación detallada de cada uno de ellos, su aplicación y operación en todos los elementos que los conforman, son la razón de ser de los capítulos que se presentan a continuación:

El usuario puede desplazarse a través de estos, con las teclas de movimiento del cursos (Flechas), o seleccionando directamente el número o letra de la opción.

Consideraciones iniciales sobre los catálogos básicos del CMUNO:

El éxito que posteriormente se tenga en el aprovechamiento operativo y gerencial de los diferentes informes del sistema comercial y la generación de la interfase contable, depende de gran parte de los catálogos que se definen.

Es de vital importancia analizar en cada empresa el alcance que se quiera dar a la aplicación del CM-UNO, lo que hace necesaria la participación de gran número de personas y estamentos, directivos y operativos, con el fin de tener en cuenta las necesidades de información de cada área.

En la estructuración de los catálogos, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Consideraciones contables de acuerdo con el tipo de empresa en el que se implementará el sistema:

- Formas de liquidar el Iva y la retención en la fuente, tanto como en compras como en ventas.

- Analizar la factibilidad de generar todos los comprobantes contables (ventas, costo de ventas, compras), de acuerdo con la combinación de los catálogos de empresas, bodegas, grupos, destinos y conceptos.

• Visión gerencial desde los diferentes puntos de vista que brinda el sistema para garantizar que la información estadística cumpla con las necesidades de la empresa. Por ejemplo: análisis de ventas por familias, líneas, vendedor, actividad del cliente, etc.

El siguiente ejemplo permite ilustrar el concepto y definición de los términos que hemos venido empleando en la creación de catálogos:

LUIS PEREZ AUDITOR 123 LTDA

┌─────────┬───────────┬───────────┬─────────┐

│ CAMPO │ CAMPO │ CAMPO │ CAMPO │REGISTRO 1

│ 1 │ 2 │ 3 │ N.. │

└─────────┴───────────┴───────────┴─────────┘

PEPE LOPEZ SECRETARIO ABC LTDA.

┌─────────┬───────────┬───────────┬─────────┐

ARCHIVO │ CAMPO │ CAMPO │ CAMPO │ CAMPO │REGISTRO 2

│ 1 │ 2 │ 3 │ N.. │

└─────────┴───────────┴───────────┴─────────┘

CARLOS PINTO GERENTE XYZ LTDA

┌─────────┬───────────┬───────────┬─────────┐

│ CAMPO │ CAMPO │ CAMPO │ CAMPO │REGISTRO 3

│ 1 │ 2 │ 3 │ N.. │

└─────────┴───────────┴───────────┴─────────┘

Catálogo (archivo):

Es el conjunto de todos los registros de información.

Registro:

Es la información correspondiente a cada una de las empresas (fila), incluyendo nombre funcionario, cargo, nombre de la empresa.

Campo:

Es cada uno de los componentes de cada registro, como es el caso de nombre, funcionario, cargo y nombre de empresa.

Las opciones de manejo de los registros y campos que componen cada catálogo son:

Actualización:

Consiste en ingresar nuevos registros y modificar ó retirar los existentes.

Consulta:

Es visualizar el contenido de los registros y campos de un catálogo.

Listado:

Consiste en generar a una impresora el contenido de los registros y campos de un catálogo en forma de un reporte.

Interacción con los catálogos posteriormente a la fase de implementación del sistema:

No es posible empezar a reportar transacciones si los catálogos no han sido previamente creados; de ahí su nombre: Catálogos Básicos del Sistema. Una vez se ha iniciado el reporte de transacciones, la utilización de estos es esporádica, sólo se recurre a ellos cuando surgen adiciones o modificaciones a algunos de los catálogos previamente definidos y aprobados. Situaciones como inclusión de nuevos ítems de inventario, nuevos centros de costos, nuevos tipos de documentos, etc. obligan a actualizar nuevamente estos procesos. En algunas opciones esta actualización de nuevos registros se hace directamente desde el programa en que está citando.

Tal es el caso que se presenta cuando se está haciendo una factura y se detecta que el cliente es nuevo, el sistema permite crear un nuevo registro (cliente) sin necesidad de salirse del programa.

 Catálogo de Empresas

El objetivo de este programa es permitir al usuario definir y/o actualizar los códigos de empresas o entes económicos a los que se les va a llevar el control de la información comercial (Inventarios, compras, ventas, cuentas por cobrar, producción). Se define en el sistema con un código de dos caracteres, una descripción y complementariamente los datos básicos de dirección.

La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

¿Qué pasa cuando se tienen varias empresas en el mismo directorio?

CM-UNO no tiene restricción en cuanto al número de empresas que se puedan manejar en el mismo directorio. Cuando se presenta esta situación, lo que ocurre es que la totalidad de los catálogos son compartidos por las empresas allí definidas.

Al ingresar por la opción 1 de “Actualización de Empresas” el usuario deberá diligenciar los siguientes campos:

Explicación de los campos del catálogo de empresas

Código de la Empresa:

Código alfanumérico de dos dígitos que identificará a la empresa en el momento de capturar, consultar o listar la información.

Nombre y/o Razón Social:

Nombre del establecimiento tal como figura en la tarjeta del Nit o como se encuentra registrado en la cámara de comercio. Esta será la identificación de la empresa en los diferentes informes del sistema.

Nit:

Número de identificación tributaria.

Representante Legal:

Campo de 40 posiciones en el que se indica el nombre del representante legal de la empresa.

Dirección 1 y Dirección 2:

Campos de 40 posiciones, cuya utilización es para

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