Organigramas conceptos generales

GENERALIDADES

1. DEFINICIÓN DEL MANUAL

Es un documento normativo que describe en forma ordenada y sistemática las funciones, estructura, políticas, normas y procedimientos de una organización, para una mayor eficiencia y eficacia en la ejecución del trabajo.

1. OBJETIVOS DEL MANUAL

1. Brindar información técnica en forma clara de la estructura organiza, las funciones
2. Describir las funciones de la organización, racionalizar los procedimientos, describir políticas y normas que sirvan de guía para la institución.
3. Dar a conocer la estructura interna de la organización, para el logro de un producto con excelencia.
4. Poner en conocimiento al personal sus funciones y responsabilidades.
5. Describirlos procedimientos administrativos.
6. Eliminar la incertidumbre y duplicación de esfuerzos.

1. DIFERENCIAS CONCEPTUALES ENTRE REGLAMENTO Y M.O.F

1. Reglamento

Es un conjunto de normas desinadas a regular la organización interna de una entidad sobre la base de los objetivos y funciones establecidas en su Ley Orgánica.

1. Manual

Es un documento normativo que describe las funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo.

1. Diferencias básicas

1. Jerárquicas

Documentos de gestión, en materia de organización:

1. Ley organiza
2. Estatuto
3. Reglamento d organización y funciones (R.O.F.)
4. Cuadro para asignación de personal (C.A.P.)
5. Manual de organización y funciones (MOF)

1. Ámbito

El reglamento solo describe hasta el nivel de Dirección u Órgano  a fin mientras que el manual lo hace hasta el nivel de cargo.

1. CLASES DE MANUAL

1. Manuales de políticas y normas

Contienen en forma ordenada la colección de reglas y preceptos dados por la autoridad competente para la ejecución de una ley u otro dispositivo legal.

1. Manuales de organización y funciones

Exponen con detalle las funciones y estructuras de entidad, dependencia, de una empresa o estructura hasta el nivel de cargo o puesto.

1. Manuales de procedimientos

Son documentos normativo, instructivo e informativo, describe las acciones o actividades de una entidad.

1. TIPOS DE MANUALES

• Generales: Se refieren a la entidad como un todo.
• Específicos o departamentales: Cuando se refiere a una área o dependencia en especial.

NORMAS PARA LA ELABORACIÓN, APROBACIÓN, DIFUSIÓN, CONTROL Y ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

1. DEFINICIÓN

El manual de organización y funciones es un documento que expone con detalle la estructura y funciones  de la dependencia descrita, así como las relaciones delas estructuras organizas integrantes.

1. OBJETIVOS

1. Describir las funciones básicas de cada estructura orgánica.
2. Determinar la ubicación  de los cargos o puestos dentro de la estructura.
3. Establecer los límites precisos de la autoridad.
4. Especificar las interrelaciones formales y funcionales.
5. Proporcionar información a los funcionarios, servidores públicos o integrantes de una entidad.
6. Ayudar a institucionalizar la simplificación administrativa.
7. Facilitar el proceso de inducción del personal  nuevo.
8. Permitir el control y evaluación de las actividades asignadas.

1. CARACTERÍSTICAS

1. Precisión: información completa, concisa y clara.
2. Ser manejable: permitiendo intercambiar hojas de su contenido
3. Uniformalidad: tamaño oficial A4 (29.7cm x 21.00cm)
4. Legibilidad: en su composición y redacción

1. VENTAJAS DE SU USO

1. Generales

• Ofrecer la visión panorámica de la estructura, los cargos y actividades específicas.
• Constituir un instrumento de ordenamiento

1. Para el jefe

• Asignar funciones con mayor precisión
• Capacitar y orientar al nuevo personal
• Controlar la ejecución de actividades

1. Para el personal

• Conocer con claridad sus funciones
• Conocer la autoridad de quien depende

1. ALCANCE

La jurisdicción del manual solo abarca la que corresponde a la dependencia enumerada del título del documento respectivo.

1. UTILIDAD Y LIMITACIONES

1. Ventajas

• Es una fuente permanente de información técnica que presenta en forma clara y definida la estructura orgánica
• Ayuda a institucionalizar y hacer efectivos los procedimientos
• Facilita la normalización, evaluación y control de las actividades y ante todo permite que la organización funcione como una institución.

1. Limitaciones

• No es solución  todos los problemas administrativos y humanos
• Si no se le actualiza permanentemente, pierde vigencia.
• Su costo de confección y revisión puede ser oneroso
• Los aspectos informales de la organización no se hallan contenidos en él.

ETAPAS PARA LA CONFECCIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

EMPRESA PRIVADA

...