PROCEDIMIENTO MANEJO INCAPACIDADES

1. OBJETIVO: Tramitar y radicar las incapacidades médicas, licencias de maternidad y paternidad de los colaboradores de la organización, con el fin garantizar el cumplimiento del pago de las prestaciones económicas por parte de las Empresas Promotoras de Salud (EPS) y ARL.

1. ALCANCE: Este procedimiento aplica para el trámite de todas las incapacidades de enfermedad general y accidente Laboral, notificadas al área Gestión Humana por los colaboradores.

1. REFERENCIAS NORMATIVAS:

∙ Normatividad vigente sobre Sistema General de Seguridad Social

∙ Oficio de solicitud cobro de incapacidades y licencias

∙ Formatos de radicación de incapacidades y licencias de las EPS

∙ Base de datos incapacidades y licencias

∙ Caracterización proceso Gestión del Talento Humano

1. RESPONSABLE: La responsabilidad de velar por la aplicación de este procedimiento es el Coordinador de Gestión Humana.

1. TÉRMINOS Y DEFINICIONES:

Certificado de Incapacidad: Es el documento único oficial que expiden las EPS y la ARL a través de los profesionales de la salud autorizados.

Historia Clínica: Es un documento médico-legal que entrega el médico de la EPS y la ARL al paciente el cual contiene la información del estado de salud del paciente a lo largo de sus tratamientos o consultas médicas

Incapacidad: Se entiende la incapacidad por enfermedad general como un estado de inhabilidad física o mental para que una persona desempeñe sus funciones laborales, originada en un accidente o enfermedad de origen común no profesional.

Licencia de Maternidad: Tiempo reconocido a la afiliada cotizante al Régimen Contributivo del sistema general de seguridad social en salud, que llega al término del embarazo con bebé vivo, para que se retire temporalmente del trabajo, con el fin de que su parto sea atendido, pueda recuperarse y prodigar al recién nacido los cuidados que requiere, 98 días calendario.

Es el reconocimiento de tipo económico que hace el Sistema General de Seguridad Social en Salud, a la progenitora del recién nacido, a la madre adoptante del menor de 7 años o al padre adoptante cuando éste carezca de cónyuge o compañera permanente.

Licencia de Paternidad: Es el período remunerado de ocho (8) días hábiles, que se concede al empleado para acompañar a la cónyuge o compañera permanente, en los primeros días del nacimiento de su hijo, previo el cumplimiento de los requisitos legales.

Accidente de Trabajo: Suceso repentino consecuencia del trabajo o en cumplimiento de una orden del empleador, o en representación de la entidad y que ocasione lesión orgánica, perturbación funcional, invalidez o la muerte del trabajador.

Radicar: Presentar y entregar el certificado de incapacidad o licencia ante la EPS para el respectivo cobro de la prestación económica, cabe aclarar, que las únicas incapacidades que se cobran a las EPS son aquellas que sobrepasan los 3 días de incapacidad, las que tienen 2 días o menos las asume únicamente el empleador, sin que haya algún tipo de descuento al empleado.

1. POLITICAS Y/O CONDICIONES GENERALES

• Se debe informar a los colaboradores que  la incapacidad debe contar con los soportes originales (incapacidad, epicrisis, fotocopia de la cédula) y que se reciben máximo  hasta las  48 horas del primer día de  la incapacidad, para así evitar el reporte de ausencia no justificada.

• Luego de recibida la incapacidad debe ser ingresada  a la tabla de ausentismo, la cual es compartida con las siguientes áreas: gestión humana, operaciones

• Si se llega la fecha de cierre de  la nómina y la incapacidad no se encuentra lista, se tomará como ausencia no remunerada y al mes siguiente con la presentación física del documento se realizará el ajuste respectivo.

• Las incapacidades deberán ser cobradas en el mes inmediato de la presentación de las mismas tanto a la EPS y la ARL.

1. DESCRIPCION DEL FLUJOGRAMA

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