Procedimiento Manejo de Caja Menor

1. OBJETIVO

Reglamentar el proceso y control de gastos propios de la Copropiedad, que por su baja cuantía no justifique la elaboración de cheques y definir, establecer y reglamentar el manejo y control de fondos de caja menor.

1. DEFINICION

Un FONDO DE CAJA MENOR es un recurso en efectivo que se utiliza para el cubrimiento de gastos de menor cuantía requeridos para la operación del Conjunto

1. CAMPO DE APLICACIÓN

• Aplica a todos los pagos menores que se realicen con el efectivo del fondo de caja menor.
• Aplica a todos los fondos de caja menor de la Copropiedad.
• Áreas involucradas: todas las áreas del CONJUNTO RESIDENCIAL LOS RAQUES

1. RESPONSABILIDAD

La Administración, Consejo de Administración y Contabilidad deben controlar que las normas establecidas para el manejo y control del Fondo de Caja Menor, se cumplan.

1. DEFINICIONES

1. ARQUEO

Consiste en la operación de verificación de los valores en efectivo, equivalentes de efectivo, comprobantes definitivos y comprobantes provisionales existentes en un fondo de caja menor a una fecha determinada.

1. BENEFICIARIO O EMPLEADO

Es la persona (tercero o vinculado directo) al cual se hace el respectivo pago.

1. CAJA MENOR

Comprende los fondos fijos en moneda nacional, los cuales están conformados por dinero en efectivo. Dichos fondos son utilizados para el cubrimiento de gastos menores de operación en las áreas atendidas por cada fondo.

1. CIERRE DE LA CAJA MENOR

Es la cancelación de un fondo fijo asignado para el cubrimiento de gastos menores.

1. FALTANTE

Es la diferencia que, por menor valor o resultado negativo, arroja la operación de restar al valor asignado como fondo fijo de caja menor, la sumatoria de dinero en efectivo, comprobantes definitivos y provisionales en la fecha o momento de ejecución del arqueo.

1. GASTOS DE MENOR CUANTÍA O GASTOS MENORES

Corresponde a aquellas erogaciones que se cubren con fondos de caja menor y que no superan el valor máximo de gasto individual permitido para cada fondo.

1. INGRESO NO OPERACIONAL

Corresponde a los valores obtenidos por la Copropiedad en desarrollo de actividades que no corresponden a la explotación de su objeto social.

1. LEGALIZACIÓN DE PROVISIONALES

Es la operación de sustentación de un gasto efectuado con dineros recibidos anticipadamente y obtenidos de un fondo de caja menor. Esta sustentación debe efectuarse con la entrega de comprobantes que cumplan con los requisitos legales exigidos a este tipo de documentos.

1. PROVISIONAL(ES)

Son los documentos que respaldan la entrega de anticipos de dinero a los funcionarios que requieren la realización de un gasto con recursos provenientes del fondo de caja menor. Conservan el carácter de provisionales hasta tanto el ejecutor cumpla con la legalización definitiva del gasto efectuado y anticipo recibido.

1. REEMBOLSO

Valor correspondiente a la recuperación y reintegro de los montos apropiados del fondo de caja menor para el cubrimiento de los gastos menores autorizados en un período de tiempo determinado.

11. RESPONSABLE ó CUSTODIO ó ENCARGADO DEL FONDO

Es el funcionario a quien se efectúa entrega formal, permanente o temporal, de los valores efectivos que conforman un fondo fijo de caja menor. Bajo su cuidado y buen manejo deberán permanecer los valores efectivos y comprobantes que soporten el agotamiento y reembolso de las sumas entregadas como fondo fijo de caja menor.

1. RETENCIÓN EN LA FUENTE

Valor anticipado del impuesto de renta que debe ser retenido por parte del pagador de un bien o servicio, al beneficiario del pago, acorde con las bases y tarifas designadas anualmente por el Gobierno Nacional.

1. SALARIO MÍNIMO MENSUAL LEGAL VIGENTE

Valor fijado por el Gobierno nacional como remuneración mínima que debe recibir un trabajador colombiano por la prestación de su fuerza laboral. Este valor es ajustado y modificado anualmente y rige a partir del primero de enero de cada período.

1. SOBRANTE

Es la diferencia que, por mayor valor o resultado positivo, arroja la operación de restar al valor asignado como fondo fijo de caja menor, la sumatoria de dineros en efectivo, comprobantes definitivos y provisionales en la fecha o momento de ejecución de un arqueo.

1. VALE(S)

Corresponde a los comprobantes que soportan cada uno de los gastos efectuados con dineros del fondo de caja menor.

1. GENERALIDADES

1. CREACIÓN Y CANCELACIÓN

• La decisión de crear un fondo fijo de caja menor corresponde al Consejo de Administración y son ellos quienes determinan su destinación y monto.

• La entrega del fondo al custodio o responsable de la caja menor la debe efectuar el Consejo de Administración, para lo cual debe diligenciar el Acta de Entrega del Fondo de Caja Menor (Formato F.001). Este documento se debe actualizar cada vez que el valor del fondo se modifique, la destinación se varíe y/o el custodio se cambie temporal o definitivamente.
• El Consejo de Administración, por decisión propia, autorizará el cierre de la Caja Menor, variaciones del fondo fijo asignado y demás actividades que garanticen la seguridad y buen uso de los recursos de la Copropiedad.
• Contabilidad debe verificar la correcta cancelación de la Caja Menor.

1. FONDO FIJO DE CAJA MENOR CREADO

Información adicional sobre cada fondo está consignada en el acta de entrega del fondo a custodio de la caja menor (formato F-001), el cual debe reposar en la hoja de vida del responsable del fondo de caja menor y una copia en poder del Tesorero designado por el Consejo de Administración

4.3. VALORES MAXIMOS DE PAGO Y CONCEPTOS AUTORIZADOS

• Caja Menor de Administración

Un pago por caja menor por concepto de gastos generales, compras y provisionales, no debe exceder el equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del fondo.

Los conceptos que se deben tramitar en esta caja pueden incluir: transportes, trámites notariales y legales, repuestos menores, elementos de aseo y cafetería, restaurantes y los que el Consejo de Administración defina como menores y necesarios.

4.5. REQUISITOS PARA EL PAGO

• Las facturas y comprobantes que soportan los pagos que se efectúan por Caja Menor, deben llenar los siguientes requisitos:

• La firma autorizada para aprobar comprobantes de caja menor, será únicamente la del Administrador y/o Tesorero o cualquier miembro autorizado del Consejo de Administración.
• Las entregas provisionales de dinero obtenido de los fondos de caja menor, deben ser igualmente autorizados por el Administrador y/o Tesorero o cualquier miembro autorizado del Consejo de Administración. Una vez legalizado el gasto, el comprobante provisional debe ser reemplazado por la factura o documento equivalente y debe ser anulado.
• Se rechazarán los comprobantes de gastos cuya fecha de expedición no corresponda a la del anticipo otorgado.
• El responsable de la caja debe adjuntar el provisional al documento de legalización.
• Los comprobantes que soportan los gastos efectuados a través del fondo fijo de caja menor deben ser originales, elaborados en tinta estilográfica o de bolígrafo o impresos, sin enmendaduras, tachones o borrones.
• El responsable de la caja menor debe colocar sello de cancelado a todas las facturas, recibos, comprobantes y demás documentos con el fin de evitar duplicación de pago.
• Los pagos de caja menor deben ampararse por comprobantes que reúnan los requisitos fiscales (ver artículo 617 del Estatuto Tributario), así:

• Estar denominada como factura de venta
• Llevar un número que corresponda de numeración consecutiva de facturas de venta.
• Razón social o nombre
• Número de identificación – NIT.
• Dirección y teléfono
• Descripción del bien o servicio
• Valor de cada bien
• Discriminación de los impuestos
• Valor total, etc.
• La factura debe estar a nombre de CONJUNTO RESIDENCIAL BOCHICA III. Se aceptan las tiras de máquina registradora y demás documentos equivalentes a la factura, siempre que cumplan con los requisitos establecidos, así:

• Tiquetes de máquinas registradoras
• Boletas de ingreso a espectáculos públicos
• Tiquetes de pasajeros
• Recibos de pago de matriculas y pensiones
• Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago
• Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de pensiones y cesantías
• Recibos que se expidan por la prestación de servicios públicos
• Factura electrónica

• Firma del beneficiario al cual se debe cargar el registro.
• La fecha de la factura no debe exceder de 3 días hábiles de emisión.

• Al momento de pagar un comprobante, este debe inutilizarse mediante el estampado de un sello fechador de “PAGADO” o cualquier medio equivalente que anule su validez y circulación y colocando la firma inicial (firma abreviada o antefirma) del responsable del fondo.
• Los valores entregados como anticipos ó provisionales para gastos se deben amparar con un comprobante de pago provisional (formato F-003) -los cuales se deben legalizar dentro los 3 días hábiles siguientes a la fecha del pago-.

5.  PROCEDIMIENTO

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