PROCESO ADMINISTRATIVO

EL PROCESO ADMINISTRATIVO

I. DEFINICIÓN

Las diversas funciones del administrador, en conjunto, conforman el proceso administrativo. Por ejemplo, planeación, organización, dirección y control, consideradas por separado, constituyen las funciones administrativas, cuando se toman como una totalidad para conseguir objetivos, conforman el proceso administrativo.

 LA PLANEACION.- Para determinar los objetivos en los cursos de acción que van a seguirse.

 LA ORGANIZACIÓN.- Para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias.

 DIRECCIÓN.- Por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo.

 EL CONTROL.- De las actividades para que se conformen con los planes.

1. PLANEACIÓN

Las empresas no improvisan; en ellas casi todo se planea con anticipación. La Planeación figura como la primera función administrativa, por ser la base de las demás. Es la función administrativa que determina por anticipado cuáles son los Objetivos que deben alcanzarse y qué debe hacerse para conseguirlos. Se trata de un modelo teórico para la acción futura. Empieza con la determinación de Objetivos y detalla los Planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible.

Planear es definir los Objetivos y seleccionar anticipadamente el mejor curso de acción para alcanzarlos.

La Función de Planear implica:

 Definir la Misión

 Formular los Objetivos

 Verificar donde están las cosas en la actualidad

 Desarrollar premisas sobre condiciones futuras

 Identificar Medios para alcanzar los Objetivos,

 Implementar los Planes de Acción necesarios.

 Además, implica la Toma de Decisiones

La Planeación determina A DÓNDE se pretende llegar, LO QUE DEBE HACERSE, CUÁNDO, CÓMO Y EN QUÉ ORDEN.

A. Establecimiento de Objetivos

La Planeación es un proceso que empieza por definir los objetivos y los planes para alcanzarlos. La fijación de los Objetivos es la primera actividad que debe cumplirse: saber a dónde se pretende llegar para saber exactamente cómo llegar hasta allá.

Los Objetivos son los resultados futuros que se espera alcanzar. Son metas seleccionadas que se pretenden alcanzar en cierto tiempo, con determinados recursos disponibles o posibles. Son pretensiones futuras que una vez alcanzadas dejan de ser objetivos para convertirse en realidad.

Existen Objetivos de la empresa y Objetivos de cada una de sus divisiones o departamentos, y de cada especialista. Los Objetivos generales se imponen sobre los Objetivos Específicos.

B. Clasificación de los objetivos

 Objetivos primarios: por lo general están relacionados con una compañía no con un individuo. Por ejemplo: proporcionar bienes y servicios para el mercado realizando una utilidad al proveer tales bienes y servicios, se les ofrece a los consumidores lo que desean y se pueden dar recompensas a los miembros participantes de la compañía.

 Objetivos secundarios: Ayudan a realizar los objetivos primarios e identifican las miras para los esfuerzos destinados a aumentar la eficiencia y la economía en el desempeño del trabajo de los miembros organizacionales.

 Objetivos individuales: Como lo implica su nombre, son los objetivos personales de los miembros individuales de una organización sobre una base diaria, semanal, mensual o anual. Dependiendo del punto de vista que se tome se alcanzan siendo subordinados a los objetivos primarios o secundarios de la organización o haciendo que tales objetivos apoyen en forma realista la realización de los objetivos individuales. Las necesidades que un individuo intenta satisfacer trabajando en una organización en las relaciones entre el incentivo de una organización y las contribuciones individuales son interdependientes.

 Objetivos Sociales: se refieren a las metas de una organización para la sociedad, se incluye el compromiso de dar apoyo al cumplimiento de requerimientos establecidos por la comunidad y varias dependencias gubernamentales que se refieren a la salud, seguridad, prácticas laborales, reglamentación de precios y contaminación ambiental. Además se incluyen los objetivos orientados a aplicar el mejoramiento social, físico y cultural de la comunidad.

C. Clasificación de objetivos según el tiempo

 Objetivos a corto plazo: Por lo general se extienden a un año o menos. por ejemplo el objetivo de la compañía es alcanzar 3 millones de ventas brutas para el año 2013.

 Objetivos a mediano plazo: Por lo general cubren periodos de 1 a 5 años por ejemplo expandir la empresa en el oriente y occidente del país entre los años 2013 y 2018.

 Objetivos a largo plazo: Se extienden más allá de 5 años. por ejemplo buscar establecerse en 10 países extranjeros para el año 2020.

D. Desglose de objetivos.

Los Objetivos de las organizaciones pueden situarse en una jerarquía que va desde los objetivos Generales de la organización (en la cúpula de la jerarquía) hasta los Objetivos Operativos u Operacionales que implican ciertas instrucciones para la rutina cotidiana (en la base de la jerarquía).

Como consecuencia de la jerarquía de los Objetivos surge el desglose de los mismos. Así, a partir de los Objetivos Organizacionales la empresa puede fijarse Políticas, Directrices, Metas, Programas, Procedimientos, Métodos y Normas. Así se tiene:

Objetivos Organizacionales

 Políticas: Afirmaciones generales basadas en los Objetivos de la organización, funcionan como guías orientadoras de la acción administrativa. Proporciona marcos y limitaciones, aunque flexibles y elásticos, para demarcar las áreas en que deberá desarrollarse la acción administrativa. Las más comunes son las de RR.HH., ventas, de precios, etc.

 Directrices: Principios establecidos para lograr los objetivos pretendidos. Sirven para establecer los medios adecuados para alcanzar los objetivos y canalizar las decisiones.

 Metas: Objetivos por alcanzar a corto plazo. Las más comunes son las de producción mensual, facturación mensual, recaudo diario, etc.

 Programas: Actividades secuenciales necesarias para cada Meta. La consecución de las metas se planea en los Programas.

 Procedimientos: Modos de ejecutar o llevar a efecto los Programas: Son planes que establecen la secuencia cronológica de las tareas específicas necesarias para realizar determinados trabajos o tareas.

 Métodos: Planes prescritos para la ejecución de una Tarea específica. El método que se entrega a una persona que ocupa un cargo o realiza una tarea, le indica como desempeñarlo o cumplirla. Es más restringido y limitado que el procedimiento.

 Normas: Reglas o reglamentos que delimitan y aseguran el cumplimiento de los Procedimientos. Son órdenes directas y objetivas respecto del curso de acción que va a seguirse. Surgen cuando determinada situación exige una acción específica y única.

E. Amplitud de la Planeación.

Existen tres niveles diferentes de planeación.

 Estratégica: Es la planeación más amplia de la organización. Proyectada a Largo Plazo, sus efectos y consecuencias abarcan varios años. Aborda a la empresa en su totalidad, aborda todos los recursos y las áreas de actividad, y se preocupa por alcanzar los objetivos organizacionales. Es definida por la cúpula de la organización (en nivel Institucional) y corresponde al Plan General. Su contenido es genérico, sintético y global.

 Táctica: Planeación efectuada en los Departamentos. Proyectada a Mediano Plazo. Cubre cada departamento, abarca sus recursos y se preocupa por alcanzar los objetivos del Dpto. Se define en el nivel Intermedio. Su contenido es menos genérico y más detallado.

 Operacional: Planeación de cada Tarea o Actividad. Es proyectada a Corto Plazo. Cubre cada Tarea o Actividad aisladamente y se preocupa por alcanzar Metas específicas. Se define en el nivel Operacional para cada Tarea o Actividad. Su contenido es detallado, específico y analítico.

F. Planeación

La planeación produce un resultado inmediato: El Plan.

 Un Plan

Es el producto de la planeación y constituye el evento intermedio entre el proceso de planeación y el proceso de implementación de la planeación.

Todos los Planes tienen un propósito común: la previsión, la programación y la Coordinación de una secuencia lógica de eventos que deberá conducir a la consecución de los objetivos que los orientan.

Un Plan es un curso predeterminado de acción durante un período específico y representa una respuesta y una anticipación en el tiempo, con el fin de alcanzar un objetivo pretendido. Proporciona respuestas a las preguntas: qué, cuándo, cómo, dónde y por quién.

Existen cuatro clases de planes:

 Procedimientos: Planes relacionados con Métodos de Trabajo.

 Presupuestos: Planes relacionados con Dinero durante un período.

 Programaciones: Planes relacionados con el Tiempo.

 Reglamentos: Planes relacionados con el Comportamiento solicitado a las personas.

Estos Planes pueden ser estratégicos, tácticos u operacionales

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