PROCESO DE COMPRAS

CASO DE ESTUDIO: RACIONALIZACION DEL PROCESO DE COMPRAS

En 2002 una de las principales compañías químicas de América había completado un año de reingeniería de su cadena de suministro, y ha decidido implementar un conjunto de mejores prácticas.

Uno de los cambios a desarrollar por la reingeniería de la cadena de suministro, fue que ellos decidieron la creación de un área de servicios compartidos en la cual se va a racionalizar el proceso de compras de siete las siete líneas de negocio, el cual estaría ubicado en un solo sitio.

Se estimo que con la creación de la función de servicios compartidos se iban a ahorrar alrededor del 10% de su presupuesto de compra cada año. El problema que ellos encontraron fue abrumador, en las líneas de negocio había una superposición de proveedores, ítems, y un gran número de contratos con el mismo proveedor pero con precios diferentes y formas de pagos distintas, para cada línea de negocio.

Identificación del problema

Cuando las áreas de compras de las siete líneas de negocio fueron ubicadas en un solo sitio. Se encontraron con un gran problema, que cada uno había implementado su propia estrategia de tecnología; sistemas, hardware y proveedores. Y debido a que el área de servicios compartidos usaría el nuevo ERP de la compañía, se tendría que hacer una limpieza de datos y de conversión de información para los siete negocios.

Al recibir los datos de cada negocio y se hizo evidente que habían un nivel significativo de duplicación de la información dentro y atreves de los negocios. Los negocios tenían siete contratos de telefonía con el operador local, tres de los cuales seguían siendo validos. Además también se encontró que las compañías tenían 60 contratos con FedEx y 43 con UPS.

Implementación del plan

Después de la revisión de los datos de los negocios, se decidió que se conformarían unos equipos para realizar las siguientes tareas:

-Racionalización de los proveedores atreves de los negocios.

-Actualizar los datos.

-Negociación de nuevos contratos y el precio con proveedores existentes

El equipo encontró que hubo una significativa superposición de los ítems que fueron comprados atreves de los negocios y que la compañía no estaba usando el poder de compra para poder obtener mejores precios con los proveedores. Investigaciones adicionales fueron hechas dentro de los ítems comunes que son comprados atreves de las líneas de negocio, esto permitió encontrar que grandes ahorros sobre todo para un especifico grupo de ítems, como son los equipos de laboratorio y de computadores, los ahorros solamente para este tipo de ítems podrían ser hasta de un 60%.

Los resultados

El área servicios compartidos fue colocada en vivo con el sistema ERP después de 19 meses de arduo trabajo. La combinación de los siete negocios ha reducido los proveedores de 34.000 a 900, el numero de ítems que ellos compraban se redujo de 110.000 a 15.000 y un equipo fue colocado para monitorear y aprobar nuevos ítems y nuevos proveedores a la medida que ellos fueran requeridos. Aunque la compañía estimo que ellos ahorrarían el 10% en los primeros años, la estimación creció al 23% para el primer año y 15% para los siguientes.

...