Proceso De Compras

PROCESO DE COMPRAS

CON CALIDAD

Más allá que todos sepamos comprar, en función del cotidiano de nuestras vidas, es imprescindible la conceptualización de la actividad, que significa buscar y garantizar la entrega de materiales en la calidad especificada y en el plazo estipulado a un precio justo para el funcionamiento, el mantenimiento y la ampliación de la empresa.

El hecho de comprar incluye las siguientes etapas:

• Determinación de que, cuanto y cuando comprar

• Estudio de los proveedores y verificación de su capacidad técnica, relacionándolos para consulta.

• Promoción de la competencia, para la selección del proveedor vencedor

• Cierre del pedido, mediante la autorización del abastecimiento o contrato

• Seguimiento activo durante el período que transcurre entre el pedido y la entrega

• Cierre del proceso, luego de recibido el material, control de calidad ( esto mediante la comparación de lo planeado y lo que nos llevó el proveedor) y cantidad

Calidad en las compras

Es necesario asegurar la calidad en las compras para garantizar que los productos o servicios adquiridos cumplen los requisitos necesarios. La mejor manera de garantizar la calidad en productos y servicios es basarse en la responsabilidad del proveedor, para fabricar un buen producto y aportar las pruebas de calidad correspondientes.

• Evaluación de proveedores

La calidad de los productos o servicios de una organización depende en una importante medida de sus proveedores. Para desarrollar nuevos productos y servicios con un alto grado de fiabilidad, es imprescindible que el proveedor colabore desde la fase inicial de desarrollo.

Es importante tener en cuenta que un proveedor bien estimulado y apoyado por la organización, puede dar una contribución insustituible de creatividad e innovación tecnológica en nuevos productos y servicios y además puede trabajar activamente para reducir continuamente los costos.

• Verificación de los productos adquiridos

El control de recepción consiste en verificar que los productos o servicios adquiridos tienen la calidad deseada, y cumplen las especificaciones. La verificación es una forma muy sencilla de detectar los productos defectuosos, pero sin embargo se tiende a la desaparición de ésta debido a los inconvenientes que lleva asociados:

 Grandes costes que no mejoran la calidad del producto (no aporta un valor añadido al producto producido por una mala verificación cuando no se posee un modelo o patrón de comparación como normas).

 En algunos casos la empresa no cuenta con los sistemas necesarios para inspeccionar ciertas características de los productos.

 La inspección del 100% de los productos recibidos no asegura que todos los productos aprobados estén libres de defectos, es por tal motivo que para grandes lotes se debe de realizar muestreos representativos, a veces sugeridos, a veces impuestos.

 Hay casos en los que el propio control cuando se hace parte del proceso de producción puede provocar defectos, es importante el mantener la distancia e independencia para la verificación

Organización del Sector de Compras

Independientemente del porte de la empresa, algunos principios fundamentales deben ser aplicados en la organización del sector como ser:

• Autoridad para comprar

• Registro de compra

• Registro de precio

• Registro de proveedores

Las principales atribuciones del sector de compras son:

• Mantener actualizada la información de los proveedores registrados

• Efectuar las licitaciones de conformidad con las necesidades de la empresa, identificando en el mercado las mejores condiciones comerciales.

• Garantizar el cumplimiento de las cláusulas contractuales, mediante diligencia

• Mantener actualizados los registros necesarios de la actividad

Etapas del proceso

• Preparación del proceso: etapa que comprende la recepción de los documentos y el montaje del proceso de compra.

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