Presupuesto Publico

UNIDAD 6. CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS PRESUPUESTARIOS.

Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización. Por medio de los presupuestos se mantiene el “plan de operaciones” de la empresa en unos límites razonables.

Sirve como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca. Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su “plan de acción total”.

Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado período de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se haya completado los planes y programas.

Los procedimientos presupuestarios inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los variados componentes y alternativas, la importancia necesaria.

Los presupuestos sirven como medio de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.

Los objetivos del presupuesto son:

• Consideración del futuro, para que los planes trazados permitan la obtención de la utilidad máxima, de acuerdo con las condiciones que se presenten.

• Asegurar la liquidez financiera de la empresa.

• La coordinación de todas las actividades, para obtener ese fin.

• Establecer un control para conocer si los planes son llevados a cabo y determinar la dirección que se lleva en relación con los objetivos establecidos.

• De Previsión, de planeación, organización, Coordinación o integración, Dirección y control, es decir comprenden o están en todas las etapas del proceso administrativo, y no como todos los autores sobre la materia, que sólo los enmarcan en la planeación y en el control, pocos agregan la Dirección. Por lo que, como a continuación se cita un concepto general cada etapa del proceso Administrativo, para enseguida indicar el u objetivos del presupuesto en esa etapa:

a) De Previsión. Consiste en la determinación de lo que se desea lograr por medio de un organismo social, la investigación y valoración de cuáles serán las condiciones futuras en que dicho organismo habrá de encontrarse, hasta determinar los diversos cursos de acción posible

Disponer de lo conveniente para atender a tiempo las necesidades presumibles.

Objetivo del Presupuesto: Tener anticipadamente todo lo necesario para la elaboración y ejecución del Presupuesto

b) De Planeación. Consiste en la determinación del curso concreto de acción que se habrá de seguir fijando los principios que lo habrán de presidir y orientar. Camino a seguir con unificación y sistematización de actividades por medio de las cuales se establecen objetivos de la Empresa necesarios para alcanzarlos.

Objetivo del Presupuesto: Planificación unificada y sistematizada de las posibles acciones, en concordancia con objetivos

c) De organización. Se refiere a la estructuración técnica, de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles, y actividades de los elementos materiales y humanos de una entidad, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.

La elaboración de los presupuestos particulares para cada departamento, permiten apreciar si cada uno de ellos realiza las funciones establecidas, de esta manera lograr el completo engranaje de sus funciones totales, por la interdependencia departamental que debe existir.

Objetivo del presupuesto: Adecuada, precisa y funcional estructura de la Entidad, utilizando en este caso El Presupuesto como elemento para modificar la estructura de la entidad en caso necesario.

d) De coordinación o integración. Consiste en dotar a la institución de todos los procedimientos y medios necesarios de Desarrollo y mantenimiento armonioso de las actividades da la entidad, con el don de evitar situaciones de desequilibrio entre las diferentes secciones que integran su organización.

Objetivos del Presupuesto: Compaginación estrecha y coordinada de todas y cada una de las secciones para que cumplan con los objetivos de la entidad. La influencia coordinadora de los presupuestos constituye una ayuda valiosa para lograr este equilibrio.

e) De dirección. Consiste en la función ejecutiva para guiar, conducir vigilar inspeccionar y coordinar las acciones de cada miembro subordinado de la empresa, de acuerdo a lo planeado. Es una guía para la toma de decisiones programadas por los niveles ejecutivos.

Objetivos del Presupuesto: Ayuda enorme en las políticas a seguir, tomas de decisiones y visión de conjunto así como auxilio correcto y con buenas bases para conducir y guiar a los subordinados. Es una valiosa herramienta puesto que por una parte permite delegar las decisiones programadas.

f) De Control. Es la acción por medio de la cual se aprecia si los planes y objetivos se están cumpliendo.

Consiste en el establecimiento de sistemas que permitan medir los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, por medio de acciones controladoras que permitan establecer las desviaciones o variaciones ocurridas.

Objetivo del Presupuesto: Comparación a tiempo entre lo presupuestado y los resultados obtenidos, dando lugar a diferencias analizables y estudiarles, para hacer las correcciones, mejoras y formulaciones de nuevos planes para alcanzar un eficiente manejo empresarial.

6.1 Control presupuestario

El control presupuestario está formado por un conjunto de acciones que permiten medir y corregir la ejecución, con el objetivo de que se mantenga dentro de los límites del presupuesto aprobado.

Además se miden los resultados obtenidos según los objetivos y metas definidas en los diversos planes institucionales.

La evaluación presupuestaria es el proceso en el cual se analiza la eficiencia y la eficacia de los programas, en cuanto a los ingresos y a los gastos originados en su ejecución.

El control presupuestario es uno de los más importantes sistemas integrados de control de la actividad económico-financiera de la empresa. Constituye una fase fundamental dentro de la gestión presupuestaria y está orientado a:

• Comparar los datos reales con los objetivos fijados: La actividad de la empresa ocasiona unos resultados, que el sistema de control debe poner de manifiesto. Estos resultados habrán de compararse con los objetivos preestablecidos en el proceso de planificación, poniendo de manifiesto las desviaciones existentes entre resultados reales y previstos.

• Cuantificar e interpretar las posibles diferencias: Cualquier desviación debe ser siempre cuantificable, y las mismas podrán ser tanto positivas como negativas. Además de su cuantificación será necesario analizar las causas y responsables de las mismas.

• Adoptar las medidas correctoras oportunas: Es necesario decidir las acciones correctoras que consigan reducir las desviaciones y que mejor reconduzcan a la empresa nuevamente al logro de los objetivos establecidos.

• Seguimiento y control de la implantación de las anteriores medidas: se produce, por tanto, una retroalimentación del sistema que puede alcanzar todos los niveles de la empresa.

6.1.1. Esquema del Control Presupuestario. El informe de control presupuestario se realiza normalmente con una periodicidad semanal o mensual, aunque siempre dependerá de la línea de negocio de cada empresa, y está orientado a proporcionar una información suficientemente detallada, para controlar los ingresos, costes y resultados de las distintas actividades, clientes, mercados, productos, servicios y departamentos de la empresa.

6.1.2 Requisitos. Todo sistema de control presupuestario debe cumplir una serie de requisitos:

• La dirección debe estar comprometida con el sistema de control.

• Debe adaptarse en la medida de lo posible a la estructura organizativa de la empresa.

• Debe apoyarse en un eficiente sistema de información contable que proporcione datos fiables y oportunos.

• Debe basarse en el principio de control por excepción, es decir solo las desviaciones de mayor entidad deben centrar la atención preferente en cuanto al análisis de sus causas y la adopción de medidas correctoras.

• Debe existir siempre un seguimiento pormenorizado de las medidas correctoras adoptadas.

6.1.3 Ventajas. Las ventajas de un sistema eficaz de control presupuestario son las siguientes:

• Permite coordinar las actividades de las distintas áreas de la empresa.

• Permite identificar problemas potenciales.

• Da lugar a la existencia de una estructura claramente definida en lo referente a los niveles de responsabilidad.

• Compara los resultados reales con los presupuestados, analizando desviaciones y tomando las medidas correctoras necesarias.

• Aprovecha las capacidades del conjunto de la organización a través de una gestión participativa.

6.1.4 Importancia. La primera utilidad que nos reportan los presupuestos, es basar el plan de acción que se elabore para la empresa en cuidadosas investigaciones, estudios y estadísticas disponibles.

Cada uno de los funcionarios definirá los objetivos fundamentales de la empresa y los de su propio departamento, diferenciándolos de los objetivos administrativos. Esta claridad de percepción de los objetivos, facilitará la labor de éstos, ya que podrá ir comprobando en el curso de las operaciones cuáles ha cumplido y cuáles no.

Permite relacionar las actividades del negocio con la tendencia de los negocios en general, y facilita el tomar decisiones oportunas en cuanto al rumbo que debe seguir.

Incrementa la productividad de la función financiera, puesto que dirige el uso de capital y los esfuerzos de los administradores por los canales de mayor utilidad. El saber cuándo y cuánto dinero se necesitará, permite recurrir a las fuentes de financiamiento más convenientes y baratas, sin tener que aceptar lo que ofrezcan simplemente por el hecho de que se necesite con urgencia.

Esta etapa debe estar siempre presente en toda actividad humana, es permanente y debe aplicarse a todas y cada una de las diversas fases del proceso presupuestario arriba indicadas; cada servidor debe velar por la pertinencia y legalidad de sus actuaciones, antes y durante las acciones que cumple en el ámbito del control interno que es inherente a la institución. El control externo es privativo de la Contraloría General del Estado.

El control interno es el que debe ejercer todo empleado del Estado, sea máxima autoridad dignatario, funcionario o servidor, superior jerárquico o subordinado; tiene por finalidad, crear las condiciones para el ejercicio del control externo, está constituido por el control previo, continuo y posterior.

El control previo es el que debe ejecutar todo dignatario, funcionario, empleado y servidor público, antes de que lo que vaya a hacer cause efectos; el control continuo es el que deben realizar durante o en el mismo momento en que realizan las actividades inherentes a su cargo, de conformidad con los reglamentos orgánicos funcionales; y, el control posterior es el que le compete a la unidad de auditoria interna, cuando existe en la institución, el que se ejecuta por delegación de la Contraloría General del Estado, se aplica a las actividades institucionales con posterioridad a su ejecución, está destinado a juzgar lo actuado y a imputar responsabilidades en los casos que corresponda.

6.2 Ajustes Presupuestarios.

A los asientos de ajuste se los reconoce con la letra “J”, este tipo de asientos nunca, ni por excepción, generan afectaciones por ejecución presupuestaria, corresponden a aquellas operaciones contables que se realizan para regular, trasladar o actualizar valores de determinadas cuentas y no deben realizarse ajustes en cuentas 11 de Fondos Operacionales o 21 de Deuda Flotante.

Para efectuar regulaciones en asientos en que hubieren intervenido cuentas 11 o 21 se utiliza el procedimiento de corrección de errores, que invalida total o parcialmente los movimientos registrados en las cuentas aplicadas, a partir de la fecha de registro de la corrección.

El procedimiento de corrección de errores procede mediante el registro del mismo asiento original, pero por su valor total o parcial con signo negativo, salvo en el caso de las entidades que utilizan el Sistema Integrado de Gestión Financiera – SIGEF, las cuales sólo podrán corregir el asiento original reversándolo por su valor total, esto es no parcialmente, ni tampoco con signo negativo.

Los ajustes originados en depreciaciones, corrección monetaria, consumo de existencias y acumulación de costos, por ejemplo, corresponden a actualizaciones de los saldos de las cuentas respectivas.

6.2.1 Seguimiento y ajuste del presupuesto. El departamento financiero es el área más crítica de la empresa donde se concentra la mayor parte de las necesidades de análisis y reportan. Gestionar los recursos adecuadamente solo puede funcionar si se dispone de los mecanismos de control y seguimiento adecuados.

Para poder cumplir con sus responsabilidades y tomar las decisiones más adecuadas en el ámbito económico-financiero, es absolutamente imprescindible, conocer y disponer de la información necesaria y, ante todo, tener la seguridad de que los datos proporcionados son los correctos.

Los avances en la generación automática de los informes económico-financieros han sido importantes en la pasada década. La mayoría de las empresas ha invertido en plataformas grandes y costosas para resolver el dilema de la información.

Pero aun así, en la mayoría de los departamentos financieros sigue habiendo muchos recursos dedicados a cortar y pegar datos en Excel para generar así informes, gráficos, presupuestos, etc. El proceso manual o semi-automatizado en la generación de informes significa un elevado coste humano y en tiempo, además de conllevar un alto riesgo en la fiabilidad de la información por la facilidad de cometer errores durante el tratamiento.

6.2.2 Ajustes económicos. Los ajustes originados en depreciaciones, corrección monetaria, consumo de existencias, acumulación de costos u otros de igual naturaleza, que impliquen regulaciones, traspasos o actualizaciones de cuentas de Activo, Pasivo o Patrimonio, se registrarán directamente en las cuentas que correspondan.

El ejemplo constante en el Cuadro 44 no variarán se gane o se pierda en la transacción, la determinación de la utilidad o pérdida procede en forma indirecta, relacionando la cuenta de ingreso y la del costo de ventas; en esta metodología contable no existe la determinación de la ganancia o pérdida en forma directa, es decir, aplicándolo en una cuenta específica.

6.2.2.1 Ingresos de Financiamiento La afectación contable de los ingresos de financiamiento tiene dos opciones según el Cuadro 15; a) la disminución del Activo y b) el Aumento del Pasivo.

6.2.3 Existencias

6.2.3.1 Alcance Esta norma establece los criterios para la valoración, contabilización y control de las inversiones en existencias.

6.2.3.2 Valoración. Las adquisiciones de existencias se deberán valorar al precio de compra, incluyendo los derechos de importación, fletes, seguros, impuestos no reembolsables y cualquier otro valor necesario para que el bien esté en condiciones de consumo, transformación, venta o utilización en inversiones en proyectos o programas. Los descuentos o rebajas comerciales se deducirán del costo de adquisición.

Las disminuciones de las existencias se valorarán mediante el método denominado: precio promedio ponderado.

6.2.3.3 Contabilización. Las adquisiciones de bienes, destinadas a la formación de existencias, se deberán registrar en la contabilidad debitando la cuenta de existencias que corresponda, eligiéndola de entre las opciones disponibles en los sub-grupos 131 o 132, según se trate de existencias para consumo, inversión, producción o venta, y acreditando la Cuenta por Pagar 213.53, 213.63 o 213.73, según la naturaleza del gasto presupuestario incurrido.

Las disminuciones de las existencias por consumo, utilización en proyectos y programas de inversión, utilización como insumos en procesos de transformación o en la venta, se las registrará mediante asientos de ajuste, debitando la cuenta de gasto 634 o de costo 132, 151, 152 o 638 que corresponda al uso realizado y acreditando la cuenta de existencias respectiva.

6.2.3.4 Control de existencias. Las adquisiciones de existencias y sus disminuciones, serán controladas mediante el método de control de inventarios permanente o perpetuo, con la emisión y legalización de documentos de ingreso y egreso de bodega llevados en la unidad administrativa encargada de su manejo y sólo en términos de cantidades. La documentación relativa a los movimientos de ingreso y egreso se harán llegar periódicamente a la unidad contable, para la valoración, actualización y conciliación contable respectiva.

Dicha periodicidad podrá ser diaria o semanal; ocasionalmente deberán efectuarse tomas físicas del inventario, a efecto de establecer su correspondencia con las cifras contables, o en su defecto, para definir las diferencias existentes entre las cifras contables y las pertinentes a las tomas físicas, desviaciones que darán lugar en última instancia al establecimiento de responsabilidades. Para el control de las existencias se observarán además, las Normas Técnicas de Control Interno que rigen en el ámbito público.

6.2.3.5 Limitación al alcance. Los insumos que eventualmente o por sus especiales características no ingresen a bodega y sean destinados directamente a su utilización en actividades corrientes, en inversiones en proyectos o programas, en procesos productivos o para la venta, se aplicarán directamente al gasto o al costo de que formen parte; en estos casos particulares, siempre deberá existir un servidor responsable de certificar su recepción y entrega para los fines preestablecidos.

Las compras de existencias en bienes destinados al consumo, producción e inversión tendrán la afectación contable y la asociación presupuestaria propia para cada caso y deben manejarse a través de la bodega de la entidad en términos de cantidades, con ingresos y egresos de bodega; salvo casos excepcionales, en que las adquisiciones se dirijan directo al proceso administrativo, productivo o de inversión en el que sean utilizados.

En un hospital, por ejemplo, si el medicamento se lo requiere urgente en el quirófano, no ingresará a bodega, porque hasta que llegue donde se lo necesita ya el paciente puede no necesitarlo; cuando la compra del bien no haya ingresado a bodega por habérselo adquirido para satisfacer una emergente necesidad, como las adquisiciones que ocurren con Caja Chica; cuando la compra de gasolina se la realiza del surtidor directamente al vehículo; o cuando el material pétreo se lo dirige directamente hacia la obra. Desde luego que en estos casos siempre deberán existir controles y responsables de certificar que los hechos hayan ocurrido.

Los ajustes por utilización de existencias deberán registrarse en función de lo dispuesto en la NTCG 2.2.1.5, directamente en las cuentas que correspondan; se harán en base de los egresos de bodega que se remitirán al área contable, donde se los valorará al precio promedio ponderado, para el registro de la actualización permanente del inventario.

6.2.4 Amortización De Inversiones Diferidas

6.2.4.1 Alcance. Esta norma establece los criterios para amortizar o devengar las Inversiones Diferidas.

6.2.4.2 Tiempo estimado. Los costos acumulados en investigación, desarrollo, derechos u otras inversiones diferidas de igual naturaleza, se amortizarán en un tiempo estimado que no podrá exceder de diez (10) años. No obstante se excluirán del cálculo de la amortización, siempre y cuando exista la certeza de que los costos acumulados de las inversiones diferidas serán integrados en proyectos o programas en ejecución.

Los costos acumulados de software de base o de aplicación y versiones de actualización desarrollados por la institución y registrados como Inversiones Diferidas, se distribuirán como Gastos de Gestión proporcionalmente durante la vida útil estimada.

6.2.4.3 Contabilización. En la contabilización de la amortización de las Inversiones Diferidas se empleará el método indirecto, manteniendo en las cuentas de Inversiones Diferidas el valor contable y en cuentas complementarias la acumulación de la amortización, de acuerdo con el tiempo transcurrido. Al término del tiempo estimado de amortización, se procederá a liquidar las cuentas que intervinieron en el proceso.

Los gastos prepagados están exentos del procedimiento antes indicado, su regularización por el devenga miento se registrará en forma mensual, directamente contra la cuenta de gasto o de costo respectiva, hasta su extinción.

También se incurre en gastos corrientes, al realizar inversiones diferidas, como es el caso de las pólizas de seguro de fidelidad, vida, enfermedad, accidentes, contra robo, incendio y otros riesgos que la entidad pública se cubre ante la ocurrencia de posibles siniestros, a fin de salvaguardar sus bienes patrimoniales; ante la ocurrencia de un siniestro puede al menos obtener las indemnizaciones para resarcirse o reparar en algo los bienes afectados. En el subgrupo de inversiones diferidas se hallan las cauciones que presentan los servidores públicos, para el desempeño de cargos de responsabilidad en el manejo de recursos financieros y materiales, las que generalmente están constituidas por pólizas de seguro de fidelidad, parte de cuyo costo debe sufragar la entidad si esa fuere la decisión de la máxima autoridad, valor que en ningún caso excederá del 60% del valor de la prima 15.

Para el ejemplo se supone que el valor de la prima es $ 2.300, para la Superintendencia de Bancos es $ 10 y otros gastos de emisión es $ 70; el IVA es de $ 285.60 y la retención del impuesto a la renta es el 1% del 10% del valor de la prima; el 60% del valor de la prima y el IVA lo cubrirá la Entidad y la diferencia lo pagará el personal caucionado.

En el caso del ejemplo, el valor que deben pagar los servidores y funcionarios caucionados constituye un ingreso para la entidad puesto que la póliza es a favor de la entidad pública en el 100%; aquel 40% y los otros gastos suman 1,000.00 (920.00+80.00), valor que los caucionados lo pueden entregar en efectivo o lo que en la práctica es más común, lo puede facilitar la Entidad por disposición de la máxima autoridad a modo de anticipo a las remuneraciones. En función de las prioridades para el registro de los hechos económicos referidas en el Cuadro 37, el primer evento a asentar será el del ingreso.

30. Registro del ingreso y la concesión de anticipo de las remuneraciones para cubrir el 40% del valor de la prima de la póliza de seguro de fidelidad y los gastos adicionales de la póliza, según la decisión adoptada por la autoridad competente.

El ajuste proporcional mensual de los gastos prepagados se realizará de conformidad con lo establecido en el último inciso de la NTCG 2.2.7.3.

6.2.5 Gastos De Producción. Están constituidos por los costos incurridos en actividades productivas destinadas a la obtención, transformación y comercialización de bienes y servicios destinados al mercado. A continuación se ejemplifican varios asientos que tienen relación con un proceso productivo, cualquiera que sea la metodología de costos empleada.

Cuando las existencias destinadas al proceso productivo salen de Bodega mediante el correspondiente egreso, el original se lo entregará a la unidad de Contabilidad para que realice su valorización al precio promedio ponderado, para aplicarlo a los costos y actualizar el inventario en forma permanente.

Los ejemplos constantes en los Cuadros del 63 al 66, corresponden a costos imputables a la producción en proceso o a la producción terminada, según el caso, que deben ser registrados en la cuenta de acumulación correspondiente, cada vez que se los determine y cualquiera sea la metodología de costos utilizada; en este ejemplo se supone, que los insumos han sido utilizados en productos terminados.

La producción terminada debe ser trasladada luego a las existencias para la venta, mediante un asiento de ajuste y cuando ello ocurra.

6.2.6 Planillas de avance al final del ejercicio Obligatoriamente deberán requerirse y presentarse, para fines de contabilización y aplicación presupuestaria dentro del ejercicio correspondiente, los valores de planillas de avance de obra material tangible o del cumplimiento de servicios intangibles realizados hasta el último día hábil del año, los que invariablemente afectarán las asignaciones presupuestarias correspondientes al ejercicio fiscal en que efectivamente se hubieren ejecutado. Lo expuesto coadyuvará también a actualizar, con la oportunidad debida, los saldos de los anticipos contractuales concedidos para la realización de dichas obras o servicios.

A continuación se ejemplifica una serie de transacciones relacionadas con inversiones en proyectos que se efectúan por administración directa, es decir, aquella que la entidad la lleva a cabo la propia Entidad, corriendo con todos los costos en que deba incurrir; en este primer ejemplo se asume que la obra está destinada al uso público o a la comunidad.

Nótese en estos casos, que luego de cada asiento que refiera se ha incurrido en un costo, debe efectuarse el asiento complementario para aplicar a los gastos de gestión.

En cuanto a gastos de personal en administración, producción e inversión, con las excepciones legales del caso, deberían sujetarse a la remuneración unificada, en vigencia a partir de Enero del 2004.

Las cuentas de costos, las de acumulación de costos de las inversiones en proceso y las de aplicación a los gastos de gestión que se utilizan en estas actividades, es recomendable se las mantenga a los niveles 2, 3 o 4, para particularizar las que correspondan a cada obra, ya que las entidades especializadas no realizan en el transcurso de un ejercicio fiscal una sola obra, sino varias, por las cuales es preciso mantener un control individualizado de los costos incurridos.

De producirse hechos económicos atribuibles a la ejecución de la obra, como son los gastos por intereses del financiamiento, estos formarán parte del costo del bien o producto final si se devengan en el transcurso de la obra; en cambio, los que se incurran una vez terminada la obra se reconocerán como gastos de gestión.

WEB-GRAFIA

• http://www.mailxmail.com/curso-como-hacer-presupuestos-inversion/objetivos-presupuesto.

• http://www.finanzas.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/2012/09/Manual-contabilidad-CAPITULOIYII.pdf.

• http://books.google.com.ec/books?id=mpbrlHssY2MC&pg=PA147&dq=ajustes+presupuestarios&hl=es419&sa=X&ei=qiT1U7iXK_XKsQSj_IA4&ved=0CB8Q6AEwAQ#v=onepage&q=ajustes%20presupuestarios&f=false

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