Procedimientos Administrativos

PLANEACIÓN DE ESTUDIO.

Para realizar un estudio organizacional consiste en precisar su naturaleza, alcance y requerimientos técnicos, es decir, establecer los “términos de referencia” para orientar su ejecución.

Determinación de la problemática organizacional.

Identificación de los elementos que deben estudiarse para que la organización pueda cumplir su cometido.

Este procedimiento fija los cimientos para determinar los objetivos del estudio y llevar a cabo una exploración o investigación preliminar que proporcione la información fundamental para integrar un proyecto de estudio solido y completo.

Definición de objeto de estudio.

Una vez detectados los factores que requieren atención, es necesario determinar con claridad el objetivo del estudio, el cual debe ser muy específico en cuanto a los resultados de la organización espera lograr como consecuencia de sus acciones internas y la interacción con el ambiente.

Investigación preliminar.

Una vez definidos la orientación y los factores de calidad esperados del estudio, su desarrollo requiere de una investigación o un “reconocimiento” para determinar la situación administrativa de la organización.

Esto implica revisar tanto la génesis de la organización como la literatura técnica y legal, además de establecer el primer contacto con la realidad que se va a estudiar. Este arranque puede provocar una reformulación del factor de estudio en términos más objetivos, dar una idea de la magnitud de la tarea por realizar, perfilar algunos de los problemas que podrían surgir durante la investigación, así como brindar otra perspectiva o incluir nuevos aspectos por considerar.

El acercamiento inicial requiere mucha claridad y precisión, pues los datos tienen que seleccionarse con la mayor exactitud posible para quien los vaya a utilizar o consultar no se confunda en la interpretación de su contenido.

La responsabilidad de reunir la información preliminar puede recaer en un equipo piloto integrado para este efecto, el cual, posteriormente, servirá de base para conformar el equipo de trabajo que conducirá el estudio.

Autorización para la realización del trabajo.

Se debe presentar el proyecto al titular de la organización o de la unidad administrativa responsable de su ejecución, para su aprobación. Una vez autorizado, debe girarse comunicaciones y/o convocar a reuniones para hacer del conocimiento de todos los niveles jerárquicos la intención de realizar un estudio, resaltando los beneficios que se obtendrán de este esfuerzo a fin de que todos brinden su apoyo. Sin este requisito el trabajo podría tomar más tiempo o presentar mayor grado de dificultad.

Plan de trabajo.

Una vez definidos los objetivos del estudio e identificados los procedimientos con el usuario, el analista deberá formular el plan de trabajo requerido por la investigación, diseño e implantación del manual de procedimientos. Esta documentación además de servir como elemento de control para el desarrollo del trabajo a realizar, indica a los responsables del estudio el momento en que este ira obteniendo los resultados que se hayan proyectado.

Por otro lado se pretende mostrar con quién, cómo y cuándo deben desarrollarse las diferentes actividades que componen el plan, de manera que pueda existir una coordinación sistemática de esfuerzos.

El programa de trabajo es la incorporación de cada una de las actividades que componen el plan, e indica las fechas de iniciación y terminación de cada una de ellas. Por otro lado, el programa nos indica la fecha de implantación del sistema y el tiempo total de duración de los trabajos

DIAGNÓSTICO

El propósito de esta etapa es poner de manifiesto los problemas que presenta el sistema actual, plantear propuestas concretas de cambio y fundamentarlas en términos técnicos y empresarios.

Para ello se parte de los Diagramas que representan la situación actual en donde se marcan las operaciones y/o sectores donde se han identificado problemas.

En términos técnicos se suelen dividir los problemas en dos grandes grupos: los que corresponden a fallas de control interno y los que se consideran temas de procedimiento.'

En la enseñanza universitaria se suele mencionar también "fallas de relevamiento" como localizables en los diagramas de situación actual; dichas fallas son en realidad omisiones en los planteos de ejercicios, pues en la práctica corriente cualquier falla de relevamiento debe ser cubierta con un relevamiento complementario. No es concebible desarrollar análisis sobre diagramas que presenten incongruencias por omisiones en el relevamiento.

Una vez ubicados todos los problemas, se plantean las posibles soluciones; las que discutidas y elaboradas por el equipo de análisis, y en alguna medida chequeadas con personas claves de la organización, y se elabora el informe diagnóstico.

En él se incluyen los Diagramas de la situación actual, con los problemas marcados en ellos y debidamente codificados. Para cada código existirá un capítulo que detallará: A) La falla detectada definida a nivel técnico. B) La trascendencia de la falla examinada con criterio empresario. (1). C) La propuesta específica de cambio que solucione la falla expresada en términos técnicos. D) La fundamentación de las ventajas del cambio propuesto, con el mismo criterio que el expresado en B).

Un ejemplo de Diagnóstico planteado en los términos del párrafo anterior resultará útil para ubicar al lector:

a) Falla técnica. El sistema relevado no prevé la posibilidad que una Nota de Venta levantada por el Vendedor tenga un precio distinto que el de la lista de precios.

b) Trascendencia, empresaria. Al revisar Notas de Pedido por el área de

Administración de Ventas se separan los pedidos en dichas condiciones, que quedan demorados en espera de solución. Ello repercute negativamente en la concreción de ventas y en imagen frente al cliente por demoras en las entregas.

c) Propuesta de cambio. Las Notas de Pedido serán revisadas en oportunidad de ser recibidas; si el precio difiriera, el vendedor no podrá entregarlas, sin requerir previamente la autorización pertinente.

d) Fundamentación. Al ingresar las Notas de Pedido efectivamente autorizadas se agiliza el despacho, y lógicamente la facturación, y nunca entrarán pedidos que en realidad están destinados al rechazo. El cliente se entera inmediatamente que su pedido no sigue su curso.

(1) Como criterio empresario se entiende que los sistemas deben cubrir pautas de control, información, cubrir necesidades operativas y legales y ser económicos. Todo cambio será examinado en términos de producir una mejora sensible en algunos de esos aspectos, y no simplemente ser una modificación teórica; el principio de separar lo esencial de lo trivial es de estricta aplicación.

El informe de Diagnóstico se somete a análisis y aprobación por los niveles directivos y gerenciales de la organización; es conveniente efectuar su entrega mediante una reunión en donde el analista podrá explicar verbalmente el informe, usando como guía de exposición los Diagramas de Proceso que corresponden a la situación actual. El desarrollo de la reunión permitirá al analista explicar más directamente objetivos, limitaciones y, a su vez, facilitará la lectura del informe, al exponerlo resumidamente y haciendo énfasis en los puntos más relevantes.

Luego de la reunión de presentación se realizarán reuniones complementarias; en ellas se escucharán las sugerencias y observaciones que merecen las propuestas realizadas. Esta etapa resulta fundamental para el éxito del sistema. Atendiendo a sugerencias inteligentes se podrá mejorar el proyecto; contestando fundadamente a las objeciones recibidas, se podrá contar con el apoyo, aun de aquellos que hicieron dichos comentarios. Una situación no deseada por ningún consultor es aquella en que no se reciben ninguna crítica o sugerencia; ello, que generalmente refleja indiferencia, deja al analista sin la crítica previa que le permita confrontar su proyecto, y recién al ponerlo en práctica podrán aparecer los inconvenientes. Tampoco es inteligente desarrollar una política de imposición, sin proponer o aceptar la crítica; debe tenerse presente que los sistemas se implementan a través del personal de línea, y una actitud de oposición e indiferencia puede hacer fracasar a los proyectos más eficaces y eficientes.

Diseño de Sistemas

Es el proceso de aplicar ciertas técnicas y principios con el propósito de definir un dispositivo, un proceso o un sistema con suficientes detalles como para permitir su interpretación y realización física.

La etapa del Diseño del Sistema encierra cuatro etapas:

• El diseño de los datos.

• Trasforma el modelo de dominio de la información, creado durante el análisis, en las estructuras de datos necesarios para implementar el Software.

• El Diseño Arquitectónico.

• Define la relación entre cada uno de los elementos estructurales del programa.

Diseño de procedimientos (recomendaciones)

Esta etapa de estudio y diseño tiene como finalidad determinar los siguientes puntos:

 Cómo trabajará el sistema propuesto.

 Qué personal utilizará y cómo estará organizado.

 Qué cantidad y clase de equipo será necesario.

 Cuáles serán los costos de operación del nuevo sistema.

Pasos que comprende el diseño del sistema

1.- Desarrollar un diseño básico del sistema.

2.- Analizar la interacción de todas las

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