Procedimientos administrativos

INTRODUCCIÓN

Los continuos cambios por los cuales atraviesa el sistema político, social, económico y financiero obligan a que las empresas se desenvuelvan en un ambiente cambiante, caracterizado por la incertidumbre, donde se le exige repuestas cada vez más específicas y claras a quienes tienen sobre sus hombros la administración de las empresas.

Tal situación a su vez exige que las organizaciones efectúen ajustes graduales, que permitan una buena adaptación a los cambios, para ello es necesario que las empresas y concretamente la administración de estas dispongan de las herramientas fundamentales que les suministran la ciencia administrativa y contable a fin de abordar cualquier situación sobre una base científica comprobada y no tener que experimentar a ciegas.

Los procedimientos administrativos y contables constituyen una herramienta indispensable para facilitar la realización de las labores específicas que conforman las funciones administrativas y productivas, puesto que garantizan la mejor forma de realizar las actividades, ayudando a un ahorro de tiempo, esfuerzo y dinero.

Debido a la importancia de los procedimientos administrativos y contables en las organizaciones, se hace necesario realizar un estudio en el departamento de administración para las cuentas por pagar de la empresa Merllano, S.A., por cuanto esta es el área encargada de originar todos los pagos por concepto de adquisición de bienes y servicios que les son suministrados a la empresa.

Por medio de esta investigación se analizará todo lo relacionado con la forma como se atienden los compromisos de la empresa con sus proveedores, el procesamiento de las obligaciones, la emisión de los cheques y la entrega al beneficiario, con la finalidad que se puedan detectar las deficiencias que pudieran estarse presentando y que de no solventarse con prontitud pudieran comprometer el normal desarrollo de las operaciones de la empresa.

Con la finalidad de simplificar la comprensión de la investigación fue imprescindible una distribución en capítulos, los cuales se presentan a continuación. Capítulo I. Presenta el problema de la investigación, su justificación, objetivos. Capítulo II. Contiene los fundamentos teóricos que sustentan la investigación y los aspectos más resaltantes de la empresa objeto de estudio. Capítulo III. Muestra los elementos de orden metodológicos de la investigación. Capítulo IV. Abarca la propuesta de la investigación realizada. Capitulo V. Hace referencia a la aplicación y análisis del impacto de la propuesta ejecutada. Capítulo VI. Se encontraran con las conclusiones y recomendaciones.

CAPÍTULO I

Planteamiento del Problema

Problematización

La contabilidad ha estado desde hace mucho tiempo presente en la historia del hombre, desde que al ser humano no le bastó su memoria, debió controlar y llevar un registro de las propiedades y actividades mercantiles que realizaba, desde la época del Imperio Romano, incluso de la civilización egipcia. La contabilidad es una ciencia social que se encarga de comprobar, medir y evaluar el patrimonio de las organizaciones, empresas e individuos con el fin de servir en la toma de decisiones y el control, presentando la información previamente registrada de manera sistemática y útil para las partes interesadas; teniendo como objetivos, proporcionar información a dueños accionistas, bancos, gerentes y todos aquellos que tengan relación con los valores de las cosas que la empresa deba o quiera adquirir de su propio patrimonio o de un tercero. Accounting Research Bulletin (1940), señala, que la contabilidad: “Es el arte de registrar, clasificar y resumir de una manera significativa y en términos monetarios, operaciones y hechos que tienen, por lo menos en parte, un carácter financiero, e interpretar los resultados de dichos hechos y operaciones”.(s/p)

Las cuentas por pagar en la contabilidad son de suma importancia ya que en ellas se pueden registrar y saber todas las deudas contraídas por la empresa al comprar mercancías a crédito; estas cuentas están amparadas generalmente por una factura, la cual debe ser cancelada usualmente en un lapso de un año, esta surge por operaciones de compra de bienes materiales (inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos o contratación de inversiones en proceso. Si son pagaderas a un plazo menor de doce meses se registran como cuentas por pagar a corto plazo y, si su vencimiento es a más de doce meses, se registran como cuentas por pagar a largo plazo. Rodríguez (2004), señala que:

Para que una organización logre las metas propuesta es importante que cuente con un sistema de control interno formalmente establecido en el área de cuentas por pagar, con la finalidad de obtener las facturas ordenadas cronológicamente, para que la gerencia la evalué y proceda a las cancelaciones de las mismas en base al aprovechamiento de los descuentos por pronto pago o la importancia que tienen estos para los distribuidores que suministran la materia prima que requiere la organización en el procesamiento y obtención de sus producto terminado. (p.20)

El presupuesto cumple un papel muy importante en las cuentas por pagar, es un plan que se realiza para mantener el control sobre las finanzas de los negocios, empresas, organizaciones, entre otras instancias; además sirve para plantear y alcanzar las metas trazadas y permite mantener un estricto control en la ejecución de las responsabilidades. El presupuesto, muestra información consolidada de la ejecución global, pre-compromisos, compromisos causados y pagados, ya que corresponde a la contabilidad registrar las operaciones que afectan el presupuesto y mostrar el comportamiento del mismo; facilitando la toma de decisiones durante todas las etapas del proceso administrativo-contable. Según Monografías.com (s/f), “un presupuesto es un plan detallado en el que figuran explícitas tanto las previsiones de ingresos como las necesidades de adquisición y consumo de recursos materiales y financieros para un determinado período de tiempo”. (s/p)

Dentro de este orden de ideas, resulta claro que se deben formular planes en todas las áreas funcionales de la organización, estableciendo metas y cursos de acción para alcanzarlos, esto es la planificación, la cual Fuentes (1996), define como: “La verdadera orientación para lograr eficiente y efectivamente el trabajo”. (p.76)

En particular, una de las áreas funcionales que se destaca en la mayoría de las organizaciones es el de las cuentas por pagar, donde se planifica, coordina, controla y evalúa la ejecución de las mismas, en función de las políticas y objetivos previamente establecidos.

Así como en muchas empresas existe esta área funcional en el departamento de administración, con unos buenos lineamientos a seguir, en algunas organizaciones no existen estos buenos lineamientos; tal es el caso de la Empresa Merllano, S.A. que se encuentra ubicada en la Avenida Los Agricultores entre calles 28 y 29, sector El Palito, de la ciudad de Acarigua, Estado Portuguesa que se dedica a la venta de automóviles, repuestos y reparaciones mecánicas de los vehículos Jeep, Dodge y Chrysler, así como todo lo relacionado con el ramo automotriz. La empresa Merllano S.A., después de una larga trayectoria en el mercado como sucursal desde 1997, pasa a ser concesionario exclusivo de Chrysler de Venezuela, C.A. en el año 2007. Para diagnosticar las necesidades que venía presentado la misma y llegar al punto de conocer la verdadera problematización existente se realizó una visita para dialogar con las personas que integran el departamento.

Donde se detectó que a partir del año que la empresa pasa a ser concesionario exclusivo de Chrysler de Venezuela, C.A. se ve afectada en el área de cuentas por pagar debido a que no es elaborado adecuadamente el presupuesto de las cuentas por pagar, ocasionando un desequilibrio en la misma, ya que el presupuesto especifica de forma realista lo que va a ocurrir en términos cuantitativos, preparar un presupuesto que no sea realista no tiene sentido, debido a que este debe mostrar y reflejar las erogaciones a futuro, debe ser realizadas para cumplirse puesto que es un reflejo económico de las actividades, estos tienen que ser manejables, los periodos de tiempo tienen que ser evaluables, para saber si se están cumpliendo las previsiones, para analizar los resultados y tomar medidas si es necesario. Hay que revisar la ejecución del presupuesto al menos una vez al mes. Así surge la necesidad de valorar los lineamientos contables aplicados a las cuentas por pagar del departamento de administración de la empresa, cubriendo así la verdadera necesidad de la institución. Siendo este uno de los problemas que presenta actualmente dicha organización, lo que causa que por la falta de planificación no pueda cumplir con las metas y objetivos propuestos.

La anterior situación está generando inconformidad por parte de los proveedores de bienes y servicios al manifestar constantes reclamos debido a que la institución retrasa o pospone los pagos de sus facturas emitidas, porque el capital no alcanza para cubrir todos los compromisos adquiridos, esto se debe a que el presupuesto fue mal planificado o formulado y algunas de las partidas no fueron tomadas en cuenta a la hora de elaborarlo, tales como: el flujo de caja, la mala administración de los fondos, entre otros elementos. De continuar esta situación la empresa podría verse afectada perdiendo credibilidad ante los

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