Proceso De Inventarios

PROCESO DE INVENTARIOS EN ADRO S.A

La empresa importa todos los productos de proveedores del extranjero, y también le pide estuchería a proveedores Nacionales con la respectiva orden de compra, esto lo realiza el Departamento de Importaciones. La entrada de la orden de compra está a cargo del analista de Inventarios quien debe velar por que las cantidades recibidas coincidan con las que aparecen en el sistema.

Cuando llega el contenedor se contrata una cuadrilla de descargue que consta aproximadamente de (6) personas, se descarga la mercancía bajo la supervisión del jefe de Bodega quien tiene un espacio destinado para esta mercancía, cuando se termina el descargue el jefe de Bodega le informa a la Jefe de Inventarios para hacer dicho conteo, mientras tanto el vehículo permanece en las instalaciones de ADRO esperando alguna novedad sobre la mercancía descargada; el encargado de Inventarios registra el dato en el sistema y se despacha al contenedor con la remesa ya firmada y con las anotaciones respectiva si existe alguna novedad.

El cliente hace el pedido a la vendedora, la vendedora lo pasa a facturación, la persona de facturación pasa dicho pedido a cartera para ser aprobado, quien lo devuelve a facturación para ser pasado a bodega para ser separado, la bodega lo devuelve a facturación para ser facturado.

Facturación pasa la factura a Bodega quien la despacha al cliente.

En la Bodega se hace corte de documentación antes de inventario, que no hallan documentos en elaboración, facturas pendientes por despachar, notas crédito, traslados, requisiciones, pedidos comprometidos.

Para realizar el inventario de conteo Físico se imprimen unas planillas con todos los ítems de los productos existentes en la compañía, se hace cada mes a la bodega y a los locales, se coloca una hora fija para realizarlo después de despachar las facturas del día anterior, se hacen dos grupos para el primer y segundo conteo y si es necesario un tercer conteo, cada grupo es de dos personas tanto en Bodega como en locales, uno cuenta y otro anota, cada grupo por sectores diferentes para no cruzarse, se cuenta toda la mercancía existente primero el primer grupo y luego el segundo grupo hace el reconteo estas personas entregan el conteo en las planillas a la jefe de inventarios, y la jefe de inventarios con cualquiera de las personas de ese inventario comparan el conteo uno con el dos, si hay diferencias se hace un tercer conteo por jefe de inventarios con cualquiera de las personas de los conteos, y ese conteo es el que queda como real.

Después se digita en un archivo plano del programa de SIESA para subirlo a este programa, el va a demostrar unas diferencias que son las que se revisan con el jefe de Bodega, las miran en traslados, entradas y devoluciones.

Las diferencias más encontradas son en los productos de chocolates por gramaje, por no revisar las ordenes de entradas de compra con la factura real, no aparezca alguna mercancía se le cobra a los que manejan la mercancía

Como buscan los descuadres existentes:

Miran el movimiento del producto en la planilla del conteo físico comparándolo con el sistema, y se mira tanto las entradas (estas son los traslados, entradas de compra y notas crédito que son las devoluciones) y las salidas (son las facturas de venta y también traslados a puntos de venta).

Los puntos de venta montan por el sistema una requisición (pedido), para ser despachado por bodega principal, bodega manda el pedido en un TDM (Traslado) para ser verificado por la persona encargada del punto de venta.

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