Proceso de inventarios
Enviado por Guillermo Reyes • 23 de Agosto de 2019 • Ensayos • 924 Palabras (4 Páginas) • 183 Visitas
INVENTARIOS
Elaboró | Aprobó |
Ing. Ada Karina Silva Gonzalez | Ing. Guillermo Reyes |
ADPC | GERENTE DE REFACCIONES |
- OBJETIVO
Establecer los lineamientos necesarios para llevar a cabo los inventarios en el almacén de refacciones solicitados por dirección.
- ALCANCE
Desde la planeación de los inventarios hasta los reportes de los resultados de los mismos.
- RESPONSABLE
Gerente de refacciones
2.2 RESPONSABILIDAD ESPECIFICA
Coordinar los inventarios
- DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
No | RESPONSABLE | DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES | DOCUMENTOS DE REFERENCIA, REGISTROS Y ANEXOS |
1. | Gerente de refacciones | PROGRAMACION DE INVENTARIO Se fijará la fecha del conteo del Inventario Físico, por lo que el Auditor Interno deberá informar a sistemas la fecha en que deberá de sacar la base de datos. Antes del conteo del Inventario Físico se deberá enlistar las personas que estarán en el inventario. Una vez establecidos el equipo que realizara el inventario, se les informara las personas que participarán en el conteo deberán firmar el Memorando de su respectiva área (Contabilidad y Refacciones) Nota: Los inventarios físicos por política se deben realizar al menos una vez al año | NA |
2. | Jefe de almacén | PREPARAR EL ALMACÉN Un día antes de que se inicie el conteo del inventario se preparan el listado de refacciones a contar Antes de que inicie el inventario físico se imprimen los siguientes reportes:
| NA |
3. | Jefe de almacén/Controlista | STOCK DE REFACCIONES PARAA SERVICIO El Jefe de almacén en coordinación con controlista, deberán realizar un pronóstico de las refacciones que se requerirán los dos días que el Almacén permanecerá cerrado por el conteo del Inventario Físico. Se genera un listado y se descarga en el sistema que controlará dicha lista, se imprime y se arranca con ese inventario inicial, esto con la finalidad de que no se vea afectada la facturación de refacciones al servicio. Las refacciones quedarán bajo la responsabilidad del GR y serán resguardadas en ventanilla. | NA |
4. | Personal asignado a conteo | REALIZAR CONTEO El Inventario físico será dirigido por el GR y el AI (Contador General) se realizarán dos conteos en caso de que solo se realice un inventario físico al año, tomando un receso luego de haber terminado cada uno de los conteos. PRIMER CONTEO A cada pareja de personas (Contabilidad y Refacciones) se les asignará cierta área del Almacén para que realicen el conteo, debiendo contar pieza por pieza de cada ítem asignado y capturar la cantidad de piezas contadas en la computadora del primer conteo. Una vez que vayan terminando cada hoja de conteo deberán entregárselo a la mesa de control para que las capturen en el sistema | NA |
6. | Gerente de refacciones | SEGUNDO CONTEO El área que se asigne a cada pareja en el segundo conteo deberá ser diferente a la que se les asigne en el primer conteo y se procederá de la misma manera que el primer conteo. | NA |
7. | Gerente de refacciones/ Sistemas | DIFERENCIAS SEGUNDO CONTEO En caso de que existan diferencias, se volverán a contar las piezas de cada ítem identificado con diferencias. Si se realizaron 2 conteos, sistemas generará un listado impreso llamado “Reporte de diferencias de conteo 1 vs conteo 2“ para verificar si existen diferencias, si es así, se volverán a contar las piezas de cada ítem identificado con diferencias. Ya verificadas todas las discrepancias del primer conteo se capturan las existencias reales en el conteo 2 y posteriormente sistemas dará otro listado impreso llamado “Reporte de diferencias finales de inventario” revisando nuevamente contra las piezas de cada ítem identificado con diferencias. | NA |
8. | Gerente de refacciones | IGUALACIÓN O AJUSTE DE INVENTARIO. Una vez conocidas las diferencias entre ambas partes el área de sistemas notificara resultado de inventario a GR Las diferencias serán verificadas por el Jefe de Almacén y GR, tanto las criticas como aquellas cambiadas por números parecidos, ya aclaradas se procede a realizar informe | NA |
9. | Gerente de refacciones | REPORTE DE DISCREPANCIAS Luego de haber verificado diferencias, se imprime el “reporte final de inventario” el cual será aclarado por el GR en los próximos 3 días hábiles. Este reporte incluirá observaciones y aclaraciones de los resultados finales del inventario para luego ser presentado a Gerencia General quien firma de enterado. Una copia del reporte de discrepancias deberá ser archivada en refacciones y la original en contabilidad. | NA |
...