Pronostico Servicio de Eventos y Banquetes

Pronostico Servicio de Eventos y Banquetes

Servicio de eventos y banquetes

El mercado de eventos y banquetes se asocia a tres situaciones generadoras:

• Dinámica y desarrollo económico del mercado local que genera la necesidad de realizar seminarios, reuniones de trabajo, muestras industriales, eventos académicos y foros de orden empresarial y estatal.

• Mejoramiento del nivel de vida de la población que crea la necesidad de la realización de eventos sociales.

Disponibilidad de la infraestructura adecuada en la ciudad para la realización de congresos, convenciones y ferias que genera un gran mercado de visitantes.

Es muy importante considerar los patrones estadísticos para medir esta actividad. El seguimiento parte del concepto del número de eventos que se realizan por ejemplo en un mes, es decir, cuántos contratos se llevaron a cabo, estos contratos o eventos involucran un número determinado de servicios que pueden ser entre coffee break, almuerzos de trabajo y cocteles; a cada servicio se le contabiliza el número de personas atendidas.

Por ejemplo, se contrata un seminario de tres días para 50 personas con seis coffee break, tres almuerzos de trabajo y un coctel de despedida, para este caso se registra desde el punto de vista estadístico 10 servicios y 500 personas atendidas. Caso simple es el de un matrimonio que el evento se identifica con el servicio, es decir, un matrimonio es un evento que involucra un servicio para un número de personas atendidas.

Para el estudio de estos patrones estadísticos se deben asociar de la siguiente forma:

• Distribución de eventos por tipo

Es una estadística simple (distribución de frecuencia) en que se trata de definir la concentración de los eventos por su tipo. Los tipos más utilizados son seminarios, reunión de trabajo, evento social, coctel empresarial, rueda de prensa, foro y congresos. Un ejemplo de esta presentación es la siguiente:

Tipo de evento Eventos - 200A %

Seminario 547 50.55

Reunión de trabajo 235 21.72

Coctel empresarial 87 8.04

Social 178 16.45

Rueda prensa 12 1.1

Foro 8 0.74

Congreso 15 1.4

Total eventos 1.082 100%

* Distribución de servicios por tipo de empresa

De acuerdo con la concentración sectorial, empresarial e instituciones estatales se distribuye la estadística de servicios por tipo de empresa. La forma de identificar esta concentración depende de las mismas actividades económicas locales e internacionales si es un centro de convenciones. Un ejemplo de esta distribución es:

Tipo de empresa Servicios • 200A %

Empresas químicas 456 14.74

Industriales y comerciales 1.067 34.49

Servicio 678 21.91

Gremios y asociaciones 184 5.95

Estatales 434 14.03

Particulares 180 5.8

. Medios 95 3.08

Total servicios 3.094 100%

• Distribución del número de personas por tipo de servicio

El tipo de servicio identifica el producto reflejado en la carpeta de eventos, o sea el conglomerado de servicios en alimentos y bebidas que se ofrece al demandante. Los tipos de servicios más comunes son: desayuno, menú, coffee break, pasabocas y buffet. Una distribución de frecuencia de personas atendidas bajo este parámetro es:

Tipo de servicio Personas atendidas 200A %

Desayuno 5.478 5.95

Menú 17.965 19.5

Coffee break 34.981 37.98

Pasabocas 7.923 8.6

Buffet 25.765 27.97

Total 92.112 100%

• Distribución de eventos por tamaño

El tamaño de los eventos es otra variable importante para identificar la mejor forma de utilizar los salones o espacios disponibles. Se toma como patrón el evento como tal, o sea el contrato, considerando que es válido tomar como referencia el servicio. Por ejemplo, si en el año se realizaron 1.082 eventos es necesario conocer la distribución por tamaño, es decir, por número de personas. Un ejemplo de esta distribución es:

Tamaño - personas

atendidas Eventos - 200A %

Menos de 40 pax 289 26.71

entre 41 y 60 390 36.04

61 -120 267 24.68

121 - 200 102 9.43

más de 200 34 3.14

Total 1.082 100%

Todas estas distribuciones de frecuencia se complementan con el comportamiento de la venta de alimentos y bebidas para calcular el consumo promedio por persona, por servicio y por evento

Es importante dentro de los patrones de comportamiento de la actividad de eventos determinar el nivel de utilización de los espacios o salones. Para tal efecto se define un número de horas diarias útiles para ser aprovechado el salón. Por lo general se establecen 18 horas diarias de aprovechamiento efectivo en estos espacios que representa la utilización para un desayuno, luego para un almuerzo y posteriormente para cena o coctel; esta combinación es la de mayor aprovechamiento, al contrario de un seminario de tres días con un montaje específico que implique que no es posible aprovecharlo en las noches. Los congresos que requieren gran utilización y versatilidad de salones para las plenarias y para reuniones o paneles pequeños, son los eventos que más bloquean la capacidad.

Si a un salón se le define que su aprovechamiento potencial es de 18 horas diarias significa que

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