Servicio De Banquete

Servicio de Banquete

Las empresas de banquetes ofrecen comida para fiestas, eventos e instituciones. Pueden servir comidas a 500 personas en un salón de banquetes o entregar almuerzos para una pequeña reunión de negocios. Los proveedores de comida se adaptan a las necesidades de sus clientes de muchas maneras. Pueden ajustar los menús de acuerdo a consideraciones dietéticas o alquilar equipos (unidades de refrigeración, máquinas para hacer palomitas de maíz, etc.) para eventos especiales. Muchos factores influyen en la operación de un negocio de banquetes, incluyendo el servicio al cliente, ventas y la organización del lugar.

Organigrama

Descripción de puesto del Director de Banquetes.

Función principal:

Este profesional administra la operación de eventos privados dentro y fuera del hotel, con el fin de maximizar sus utilidades.

Funciones:

Administración:

Desarrolla el plan de ventas y promociones de banquetes.

Desarrolla, recomienda e implementa el presupuesto del Departamento de banquetes y monitorea su progreso a lo largo de todo el año.

Desarrolla y recomienda metas a corto y largo plazo.

Prepara y evalúa el pronóstico de ingresos.

Otorga la aprobación final para las reservaciones de salones, realizadas por los gerentes de ventas de banquetes.

Atiende reuniones regulares junto con otros directores del hotel, en representación del departamento de banquetes.

Supervisión:

Supervisa a los gerentes de banquetes, entrevista y recomienda tanto para contratar personal, como para promociones.

Realiza las llamadas de atención necesarias, establece las metas y se encarga del entrenamiento y desarrollo del personal que tiene a su cargo.

Se asegura de que las necesidades de los clientes se satisfagan y resuelve problemas que puedan tener los gerentes a su responsabilidad.

Supervisa la operación de los eventos, tanto en montaje como en servicio.

Monitorea los horarios y coberturas por parte de los gerentes para la supervisión de los eventos.

Ventas:

Asigna cuentas de clientes a los diferentes gerentes de banquetes.

Se asegura de que haya un contacto personal con los clientes, durante la realización de los eventos.

Le da seguimiento a los clientes y resuelve quejas.

Responde las cotizaciones para eventos; ya sea por teléfono, correo o por contacto personal. Luego, lleva a cabo las reservaciones y confirma las contrataciones que quedaron en firme con depósito.

Brinda la misma calidad de servicio; tanto a los clientes existentes como a los clientes potenciales.

Promueve el desarrollo de la comunidad en donde se encuentra el establecimiento.

En caso de no contar con suficiente equipo audiovisual para ofrecer a sus clientes, establece adecuadas relaciones comerciales con proveedores de este tipo de material y se asegura de que los estándares de servicio ofrecidos por propiedad se mantengan.

Planeación y coordinación:

Planea, costea y establece precios para los distintos menús que se ofrecen.

Se encarga de mantener una buena comunicación con otros departamentos del hotel, para facilitar y garantizar el éxito de cada evento.

Coordina los requerimientos de cada cliente con los servicios y facilidades que puede ofrecer la propiedad.

Monitorea que los salones con reservación, sean confirmados por los clientes, dentro de un determinado margen de tiempo. De lo contrario, libera los espacios para asegurarse de que el hotel siempre acepte el negocio que le traerá mayores ganancias.

Prepara contratos, hojas de función y cualquier correspondencia relativa a los eventos.

Otros:

Funge como Gerente interino del hotel, en caso de estar de turno. (Guardias Ejecutivas).

Participa del establecimiento y control del inventario general del departamento de alimentos y bebidas.

Trabaja de acuerdo con las políticas y procedimientos del hotel.

Ejecuta otras tareas que le son asignadas por la gerencia.

Material y mobiliario de banquetes.

Los salones.

Los grandes establecimientos pueden recibir un número importante de personas en sus salones, los cuales pueden dividirse en salas más pequeñas, por medio de paredes corredizas a prueba de sonido.

El área de banquetes también debe estar equipada de un “ lobby ” ( antesala ), baños y vestidores.

Mobiliario.

Las mesas tanto de invitados como de buffet, deben ser de diferentes tamaños, y formas, sólidas, ligeras y plegables.

Las sillas deben ser cómodas, fáciles de transportar y que sean estibables, una encima de otra.

Los carritos de servicio y las estaciones de bar-móviles también forman parte del mobiliario del Departamento de banquetes.

Material.

La mantelería debe ser igual y de diferentes formas y tamaños de acuerdo con las mesas. De cada tamaño o forma debe existir el triple del número de mesas, por si se presentan diferentes eventos al mismo tiempo; mientras otra parte de la mantelería puede estarse lavando.

Todo el material de mesa, por ejemplo: la vajilla, los cubiertos y la cristalería, entre otros, debe ser duradera, de diferentes tamaños y fácil de limpiar, fácil de reponer y de mantener.

Todo el material técnico; es decir: pistas de baile, tarimas, podiums, equipo audiovisual, etc.; también es parte del Departamento de banquetes y su tipo y cantidad, van a ir de acuerdo con la capacidad del establecimiento.

El montaje de los salones.

Los salones para eventos deben permitir diferentes disposiciones en cuanto a montaje, para satisfacer los gustos y preferencias de los clientes.

La forma y el tamaño del salón, el número de personas, los espacios libres necesarios entre las mesas y las entradas y salidas del personal, influyen en la forma como se llevará cabo el montaje para un evento.

La reservación de un evento.

Para no olvidar ningún detalle o pedido especial, en el momento cuando se reserva y planea un evento, el personal del Departamento de banquetes se ayuda por medio de una lista de control ( check list ).

A continuación se describen todos sus detalles, los cuales se anotan con los siguientes objetivos:

No olvidar nada.

Obtener el ingreso de ventas deseado.

Satisfacer al cliente.

La distribución de responsabilidades por departamento.

El personal necesario para llevar a cabo cada evento debe definirse antes que cualquier otro aspecto. Si surge la necesidad, se contratarán personal extras-eventual por ese día. Luego se determinará qué actividad hace cada cual, cómo y dónde. Por ejemplo:

Limpieza del salón.

Disposición de las mesas.

Estaciones de servicio/ bar/ buffet/ aperitivos.

Pulida y limpieza de la mise en place.

Vestida de las mesas, del buffet, de las estaciones, etc.

Mise en place en la sala y en área de steward.

Montaje del buffet.

Limpieza de los baños y áreas cercanas a los salones.

Mantenimiento de los salones; por ejemplo, verificar que no haya ninguna lámpara o foco quemado, etc.

La mise en place.

La organización de la mise en place la lleva a cabo el Departamento de banquetes operativo. Para ello, a continuación se presenta una guía:

Check list para la mise en place.

Como ya se mencionó anteriormente, es muy útil ayudarse de una “ Check list ” o lista de control.

Con el fin de llevar a cabo una adecuada mise en place, de acuerdo con su respectiva lista de control, se necesita:

Obtener todos los datos sobre la preparación y presentación de los platos.

Decidir cuál es el tipo de servicio óptimo.

Hacer una lista de todo el material necesario.

El Maître-D’Hotel y el Chef ejecutivo deciden sobre la presentación de los platos, tomando en consideración claro está, los gustos y preferencias del cliente.

Con esta información el Maître D’ Hotel puede hacer una lista más completa del material necesario, para el servicio de cada uno de los platos. A ésta se le agregará un 10% de más del material como reserva, de garantía para el cliente en caso de necesitarse a última hora.

La persona responsable debe coordinar con la cocina y con todos los departamentos involucrados.

Se aconseja preparar previamente una mesa piloto, junto con un plano del montaje del salón, de forma que los requerimientos del cliente queden bien claros.

Cabe aclarar, que la lista de control o “check list” de la mise en place de material y mobiliario para un banquete, es muy similar a la de un evento de servicio a domicilio.

Técnicas de servicio

Las actitudes, actuaciones y procedimientos que en este manual se reflejan, son un conjunto de normas para formarse en valores que harán que nos relacionemos con la seguridad que corresponda en cada momento ayudándonos a desarrollar y mostrar nuestra propia personalidad.

Servicio de Desayunos

En los restaurantes y sobre en las cafeterías,

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