Proyecto Domingo Luciani

MOMENTO I

DIAGNÓSTICO PARTICIPATIVO

El día viernes 26 de agosto de 2011 a las 02:30pm, el equipo de trabajo conformado por los (as) estudiantes del PNFA pertenecientes al Colegio Universitario de Caracas, Trayecto III Trimestre I: Carias Kenny, Linares Jesús, Rosales Delia, Yánez Alfredo y Underwood Gabriela, se reunieron con la Licenciada Maribel Rodríguez quien ejerce funciones como Sub.-Directora de Personal del Hospital General del Este Dr. Domingo Luciani, ubicado en el sector El Llanito; Petare-Caracas.

En dicha reunión, se plantearon las siguientes debilidades que se presentan en el centro hospitalario, tales como:

 Falta de control diario en la asistencia e incumplimiento de las horas laborables del personal de enfermería.

 Carencia de un sistema administrativo para el control de los archivos y expedientes de Historias Médicas en el Área Índice perteneciente a la Sección de Archivo, debido a que estos procedimientos son realizados en forma manual en el Departamento de Registros y Estadísticas en Salud de ese Centro Hospitalario.

 Inadecuada aplicación en los procedimientos llevados a cabo para la asignación y conformación de las citas médicas en el Área de Central de Citas del Departamento de Registros y Estadísticas en Salud.

En función a la conversación Sostenida con la Coordinadora del Departamento de Registros y Estadísticas de Salud, La Sra. Luisa Bastidas, concordó a lo manifestado por la Sub-Directora de Recursos Humanos con respecto a las problemáticas existentes en el Departamento de Registros y Estadísticas de Salud, seguidamente de acuerdo a los inconvenientes presentados en dicha unidad, se sostuvo un punto importante; los procedimientos Administrativos en el Departamento son realizados de forma manual y no existe ningún sistema administrativo automatizado que permita llevar a cabo de forma eficaz y eficiente los procesos que se ejecutan en las diferentes áreas del Departamento de Historias Médicas, tales como: aperturas de nuevas historias, control de citas, así como la búsqueda de los números de historias, entre otros.

La población de pacientes se incrementa cada año y el diseño de sistemas administrativos en estas áreas es necesario para permitir agilizar el proceso de apertura de historias, búsquedas y manejos de información siendo de vital importancia para el óptimo funcionamiento de este departamento, lo cual beneficiaría a los usuarios que acuden a este centro de salud, así como también al personal que labora en el área de Historias Médicas.

De acuerdo a lo antes planteado y analizando la problemática que presenta dicha unidad, la sub.-Directora de Personal del Hospital y la Coordinadora de Registros Médicos acordaron que el grupo de trabajo del PNF en Administración, realice un proyecto en el cual sea desarrollado el Diseño de un Sistema Administrativo en el Área Índice de Pacientes pertenecientes a la Sección de Archivo del Departamento de Registros y Estadísticas de Salud del Hospital Dr. Domingo Luciani.

DEBILIDADES

1. Inexistencia de control diario en la asistencia e incumplimiento de las horas laborables del personal de enfermería.

2. Carencia de un sistema administrativo para el control de los archivos de Historias Médicas en el área Índice.

3. Falta de adiestramiento al personal para el manejo adecuado de los procedimientos de asignación y conformación de las citas.

4. Déficit de personal dentro del Departamento de Registros y Estadísticas.

5. No existe área de concentración de información.

6. Mobiliario inadecuado para el almacenaje de las Historias Médicas.

7. La planificación en la unidad es carente.

8. Insatisfacción de usuarios por la ineficiencia de la prestación del servicio.

9. Ausencia de una estructura organizacional formal y disciplina administrativa.

10. Nivel socioeconómico de la población. OPORTUNIDADES

1. Capacitación para adiestrar al personal que manejara el sistema administrativo.

2. Implementación de nuevas metodologías de trabajos que facilitarían el mismo haciéndolo más eficiente.

3. Buen nexo con la Subdirección lo que permite una pronta solución a las necesidades y requerimiento del archivo.

4. Decisión política institucional de sistematizar la asistencia en todos los ámbitos del hospital.

5. Aceptación de Estudiantes que aportan ideas y métodos que contribuyen al desarrollo óptimo de las organizaciones.

6. Apoyo e incentivación por el Estado Venezolano al Centro Hospitalario.

7. Oferta de Software en el medio que mejoran los procesos administrativos.

8. Políticas y lineamientos funcionales, comprometidos con la mejora de la institución.

9. Trabajar en red con hospitales vecinos, complementando el menú prestacional con determinaciones de alta complejidad.

10. Cuenta con camas adecuadas para la hospitalización de los pacientes.

FORTALEZAS

1. Existencia de personal capacitado y con experiencia en el trabajo del Área Índice.

2. Existencia de un grupo de trabajo cohesionado y capacitado para trabajar bajo presión.

3. Reconocimiento de la necesidad de un Sistema Administrativo y disposición para la implantación.

4. Existencia de recursos materiales mínimos para el Sistema Administrativo.

5. Conocimiento de los procesos administrativos por parte del recurso humano con que se cuenta.

6. Procesos sistematizados que facilitan el desempeño.

7. El Centro Hospitalario cuenta con instalaciones adecuadas para atender la demanda de pacientes.

8. El personal que labora en el centro hospitalario, posee principios éticos y vocación.

9. Estabilidad Laboral.

10. buena recepción y actitud del Personal de La sección del Área Índice al aceptar la puesta en marcha de dicho proyecto.

AMENAZAS

1. Falta de normativa institucional que regule el manejo de las historias medicas.

2. Poco compromiso con la misión del Departamento de Registros y Estadísticas de Salud dentro del Área Índice.

3. Incertidumbre por la implementación del Área Índice, lo que no permite realizar una planificación con un plazo definido.

4. Cambios del personal Gerencial.

5. Falta de disponibilidad presupuestaria para la implantación del sistema.

6. Inexistencia de una coordinación sistemática de los ámbitos del Área Índice.

a. Falta de capacidad para motivar al personal del Área Índice.

b. Resistencia expresada o táctica a cualquier cambio, por parte del personal.

7. Insatisfacción del usuario.

8. La pérdida parcial o total de los archivos de Historias Médicas, le conllevaría al Centro Hospitalario el cierre de sus Instalaciones.

9. Situación económica del país en general, ya que los insumos de alta complejidad se valoran en moneda extranjera; hay pocos proveedores con insumos nacionales.

10. Incertidumbre de la demanda real de prestaciones, ya que de los hospitales de la red no se conoce exactamente su cartilla prestacional. No todas las derivaciones que se reciben son de alta complejidad y no hay una continuidad en el envío de muestras.

MATRIZ DE DIAGNÓSTICO DEL DEPARTAMENTO DE ESTADÍSTICAS DE REGISTROS Y ESTADÍSTICAS EN SALUD, SECCIÓN ARCHIVO HOSPITAL DOCTOR DOMINGO LUCIANI

OBJETIVO GENERAL

Diseñar un Sistema Administrativo para el Registro y Control del Área Índice de pacientes de la Sección de Archivo Departamento de Registros y Estadísticas de Salud Hospital Dr. Domingo Luciani, ubicado en el Sector El Llanito, Municipio Sucre periodo junio 2011-junio 2012.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Diagnosticar la debilidad del Sistema Administrativo existente en él Área Índice perteneciente al Departamento de Registros y Estadísticas en Salud

 Identificar los requerimientos de información de organización y control que serán utilizados en el Diseño del Sistema Administrativo, a objeto de evitar las pérdidas de información de datos de pacientes del hospital.

 Proponer el Diseño de un Sistema Administrativo automatizado, para la optimización de los procesos administrativos llevados en la unidad.

 Controlar de manera concatenada la aplicación e implementación del Sistema Administrativo en la Sección de Archivo, perteneciente Departamento de Registros y Estadísticas de Salud Hospital Dr. Domingo Luciani.

 Direccionar los recursos disponibles y procesos administrativos para el logro y funcionamiento del Sistema administrativo en la unidad.

 Evaluar el cumplimiento real del sistema administrativos en todas sus fases con respecto a lo expuesto en el proyecto.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El Hospital General del Este Dr. Domingo Luciani, adscrito al Instituto Venezolano de los Seguros Sociales se ha convertido en uno de los hospitales tipo IV más importantes del país, tanto en la Gran Caracas, como a nivel nacional, ya que atiende aproximadamente la cantidad de 650 pacientes a diario, solamente por consulta externa, lo que indica que posee un alto índice

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