Proyectos TRD-TVD

ENSAYO PROYECTOS TRD-TVD

Antes de enfocarnos en el tema sobre proyectos de TRD.TVD, debemos tener claro la definición de cada una de estas, según el AGN las Tablas de Retención documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos Documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. (COLOMBIA,ARCHIVO GENERAL DE LA NACION, 2000)

El Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación (AGN), contempla que el conjunto de la documentación producida antes de la aprobación y aplicación de la Tablas de Retención Documental (TRD) en los Archivos de Gestión, se denomina, técnicamente, fondo acumulado y será sometido a un proceso de organización. Su resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD).

Para desarrollar un proyecto siempre debemos tener en cuenta unos atributos como son: objetivo claro, tareas interdependientes, recursos, tiempo, tareas únicas, cliente y el grado de incertidumbre. De igual manera en todo proyecto hay una iniciación, planeación, ejecución, control y cierre; cada de una de estas etapas se deben cumplir paso a paso para que el producto final sea de gran calidad y satisfacción para el cliente.

En la fase o etapa de iniciación se identifica el problema o necesidad, se hace un diagnóstico de la situación encontrada, se plantean propuestas (preliminar y final), se conforma el equipo de trabajo, se elabora un cronograma de trabajo; en la ejecución se desarrollan las actividades previstas, se hacen evaluaciones de seguimiento durante la ejecución para prevenir o mitigar posibles riesgos y de esta manera tomar acciones preventivas o correctivas si es caso. El cierre es la culminación del proyecto a satisfacción del cliente. En esta última fase es conveniente hacer una reunión con el equipo de trabajo para compartir experiencias y lecciones aprendidas.

Para que un proyecto tenga éxito se tiene que basar en una herramienta o matriz como es PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), (LOGICA , 2010)

Para la elaboración de las TRD se debe tener en cuenta dos principios fundamentales como lo son el principio de procedencia y el principio de orden original este último nos permite identificar los tipos documentales y su relación con las series y subseries documentales establecidas. (COLOMBIA. Archivo General de la Nación, 2013)

Teniendo en cuenta estos principios, continuamos con la identificación documental para este proceso iniciamos con la recolección de información a cerca de la estructura organizacional de la institución, disposiciones legales, cambios estructurales, creación de documentos de acuerdo a la función de cada una de las dependencias, para establecer series, subseries y tipos documentales que se producen con cada una de las funciones del área.

Se realiza el análisis correspondiente a las entrevistas realizadas y se determina las series documentales de cada oficina productora, sin importar su soporte. Los tiempos de retención y disposición final se dan el TRD, estos pueden ser establecidos por ley, reglamento o los productores de la documentación.

Las TRD deben ser avaladas y aprobadas por el Comité de Archivo de la entidad para su posterior difusión en la institución, adicional a esto se debe hacer capacitación a los funcionarios para el manejo y aplicación de las mismas

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