Archivistica TRDTipos De Fondos Acumulados, TVD, Normatividad Archivistica

Tablas de Retención Documental (TRD), Tipos de fondos archivísticos, Fondos acumulados, marco legal, y Normativos, Tablas de Valoración Documental(TVD), conceptos, marco Normativo, Transferencias Documentales, Clases, Normatividad, Políticas administrativas e Institucionales en las fases del Archivo.

Instructor: Rubén Darío Yaima Gómez

Bogotá, D.C.

Centro de Gestión Administrativa

Servicio Nacional de Aprendizaje Sena

Junio, 2011

INTRODUCCIÓN

Los archivos son la memoria viva e institucional, no son masas documentales, son la Ley de lo que se puede decir, por tanto deben ser verdaderos centros de información que deben estar al servicio de los ciudadanos y de la administración para hacer efectivos y proteger los derechos ciudadanos.

El archivo es donde reposa la memoria institucional plasmada en documentos de vital importancia y altísimo valor para su gestión y para la historia. El archivo realiza las directrices para organizar, clasificar, administrar y custodiar la documentación institucional; contribuyendo en la gestión y sostenibilidad de la misma como quiera que constituye un elemento esencial en la toma de decisiones que permiten mantener la construcción de la memoria histórica institucional y por ende de una institución, el Estado o cualquier entidad.

Durante mucho tiempo la falta de una política archivística coherente por parte del Estado dio origen a problemas estructurales en los archivos, que se reflejan básicamente en la falta de control y regulación de procesos archivísticos sobre producción, recepción, distribución, consulta y conservación documental.

Por estas circunstancias los archivos se fueron convirtiendo en verdaderos depósitos de información en donde se arruman grandes cantidades de documentos sin ningún criterio archivístico de organización y conservación, creando los denominados Fondos Acumulados.

Esta situación de desorden, ha conducido a la eliminación indiscriminada, sustracción o deterioro de documentos por las inadecuadas condiciones de conservación y seguridad, y definitivamente han propiciado el detrimento del patrimonio histórico de la Nación y la obstrucción del derecho a la información que tienen los ciudadanos.

Por cuanto el Archivo General de la Nación mediante la Ley 594/2000 “Ley general de archivos’. Artículo 20. Las entidades públicas que se supriman o se fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas. Parágrafo. Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado vinculadas”. Acuerdo 02/2004 “Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados.

Los documentos sin criterios adecuados de organización, conservación o consulta, ocasionan el fenómeno que hoy se denomina como Archivos Acumulados; Estos se definen como “documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación (Fondos acumulados).

I. TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

DEFINICIÓN E IMPORTANCIA

Las Tablas de Retención documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Son un instrumento que facilita la organización y la conservación de los documentos generados, recibidos y tramitados por el Instituto, a través de criterios técnicos. La TRD es el instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central e histórico.

Importancia de las TRD

La Administración se verá beneficiada con la elaboración de las Tablas de Retención ya que éstas:

 Facilitan el manejo de la información.

 Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

 Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

 Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

 Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

 Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

 Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

 Desde el punto de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son fundamentales porque:

 Permiten el manejo integral de los documentos.

 Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.

 Ayudan a controlar la producción y trámite documental.

 Identifican y reflejan las funciones institucionales.

 Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.

 Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión

Cuadro comparativo para las Administración y la Archivística:

Desde el punto de vista administrativo y para la archivistita permiten también ser una herramienta de control y de descripción archivistita, pues permite tener un inventario y una descripción de los documentos

Para la Administración

Para la Archivística

 Facilitan el manejo de la información.

 Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

 Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

 Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

 Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

 Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.

 Apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.  Permiten el manejo integral de los documentos.

 Facilitan la organización de los documentos a partir del concepto de Archivo Total.

 Ayudan a controlar la producción y trámite documental.

 Identifican y reflejan las funciones institucionales.

 Integran los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos.

 Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.

PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACION Y APLICACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

En la elaboración de las TRD se contemplan cuatro etapas:

Investigación preliminar sobre la institución

1. Compilación de la información institucional

Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones.)

- Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y de procedimientos.

- Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creación de grupos y asignación de funciones.

2. Entrevista con los productores de los documentos de la institución.

- Identificación y definición de unidades documentales.

- Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias.

- Identificación de valores primarios de la documentación.

Análisis e interpretación de la información recolectada

- Conformación de series y subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad Documental (parte II, ítem 8) y el resultado del análisis de los manuales de procedimientos.

- Valoración y Selección Documental, basándose en los ítems 5, 7, 9, 10, 11, 12, 13, 14, de la Encuesta Estudio Unidad Documental (parte II).

Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental

- Elaboración de propuesta de Tabla de Retención Documental,teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia. Las TRD deben presentarse acompañadas de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación.

- Presentación y aval de la propuesta de Tabla de Retención mediante Acta del Comité de Archivo de la Entidad.

- Remisión de las TRD al secretario del Comité Evaluador de Documentos o a la instancia correspondiente, para estudio y trámite, acompañadas de los anexos que sustenten los procesos y criterios empleados en su elaboración.

Si la instancia competente hace observaciones a las Tablas de Retención

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