Redaccion De Documentos

1. REDACCIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Es toda comunicación escrita de carácter formal que se utiliza tanto en la administraciónpública como en la privada, con el propósito de garantizar las diferentes accionesadministrativos en una empresa, oficina, centro educativo, etc.

2. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES que rigen la redacción de documentos administrativos:

a) Formalidad.- Consiste en que los documentos administrativos se redactan teniendo presente determinadas normas, pautas, esquemas o formatos establecidos por las instituciones, con el fin de uniformizar su uso

b) Simplicidad.- Se refiere a que todo documento administrativo debe ser elaborado los más simple y breve posible, con un lenguaje sencillo y común; despojado de términos científicos o técnicos innecesarios de palabras, de significación desconocida y de siglas y abreviaturas que pueden dificultar su comprensión.

c) Racionalidad.- Para elaborar un documento debemos tener presente el principio de la racionalización de recursos, que consiste en eliminar toda exigencia o formalidad costosa. o Flexibilidad.- No debe existir rigidez o exigencia extrema en la elaboración ni en la evaluación de documentos, ya que nadie redacta igual que otro.

 Diversidad de criterios.

 Espíritu democrático.

 Aceptar la gran variedad que existe en la redacción de documentos.

 Debemos considerar la diversidad de formatos, estilos, modelos, esquemas d)Eficacia.-Todo documento debe ser capaz de persuadir o inducir a la acción, en el menor tiempo y con el mínimo costo posible.

ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA

Un buen grupo de documentos administrativos así como el oficio, solicitud, informe,directiva, contrato etc., tienen de manera específica o general las siguientes partes: Encabezamiento Texto, y Término.

I. ENCABEZAMIENTO:

En esta parte se considera las siguientes partes:

1. Membrete: Es la inscripción que identifica a las instituciones del sector público y privado, se imprime en la parte superior izquierda o central de la hoja, o en el sobre a 1cm de encabezamiento. El tamaño de la fuente (letra) debe ser único y todo con mayúscula e imprenta. Ejemplo: MINISTERIO DE EDUCACIÓN UNIDAD DE GESTIÓN EDUCATIVA LOCAL CHANCHAMAYO INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR TECNOLÒGICO PÚBLICO “LA MERCED” INSTITUCIÓN EDUCATIVA INTEGRADO “SAGRADO CORAZÓN DE JESÚS” SAN RAMÓN - CHANCHAMAYO

2. Año calendario: En esta parte se consigna el nombre del año calendario establecido por ley, debe escribirse en una fuente más pequeña que la del texto, va con mayúscula, imprenta y en la parte céntrica. Ejemplo: “Año de la Integración Nacional y el Reconocimiento de Nuestra Diversidad"

3. Lugar y fecha: Corresponde a este ítem. En primer lugar debe escribirse el nombre de la localidad, seguido de una coma la fecha, mes y año. Ejemplo: La Merced, 09 de setiembre del 201….. La Merced, 201…. mayo 02 La Merced, octubre 26 201….. Se ubica en algunos casos en la parte superior izquierda o inferior, respectivamente, según la naturaleza del documento.

4. Código: Se utiliza en los oficios, informes, memorandos, etc., El código individualiza e identifica a la dependencia que remite el documento. Gracias a este elemento es posible registrar de manera objetiva la cantidad de documentos emitidos. Consta de: nombre del documento, la abreviatura de la palabra número (N°), el número correlativo con tres dígitos, las dos últimas cifras del año entre barras y las siglas del remitente, la institución o dependencia. Ejemplos: INFORME N° 016 – 12 – JUA/IESTPLAM MEMORANDO N° 086 – 12 – D/ESSALUD OFICIO N° 040 – 12 – JAA/ IESTPLAM NO N CC MB Ú A AA RE M Ñ RR ER O GG O OO INSTITUCIÓN INSTITUCIÓNOFICIO N° 025-12- D / IIEEJC

5. Destinatario: Es el nombre o identidad de la persona, entidad o dependencia a quien dirigimos el documento. Se escribe en primer lugar el tratamiento seguido por dos puntos, luego el título profesional en abreviatura de acuerdo a la norma. Los nombres y apellidos deben escribirse con letras mayúsculas. En la siguiente línea a la altura de la anterior se escribe el cargo alternando mayúsculas y minúsculas, ejemplo: Tratamiento Título profesional Nombres y apellidos Señor : Dr. VLADIMIR CERRÓN ROJAS Presidente del Gobierno Regional de la Región Junín Cargo administrativo NOTA: En caso

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