Tema: Redacción de Documentos Administrativos

Redacción de Documentos Administrativos

La comunicación escrita debe cumplir con ciertas características o aspectos como son el fondo y la forma, el fondo es una característica fundamental la cual sirve para poder dar sentido al mensaje que se transmite, la forma es un asegunda característica fundamental la cual da la modalidad y sentido a lo que quiere transmitir, de manera en que no afecte la intención ni el fondo del contenido de mensaje.

Toda información que se quiere transmitir es necesario llevar a cabo un orden de ideas, las cuales deben de clasificarse conforme a su importancia, los intereses o afinidades, dándole un rango de prioritarias, para poder evitar confusiones entre las personas con las que interactuamos, ya que cada persona tiene una perspectiva diferente de ver las cosas y de percibirlas.

Para poder hacer que las demás personas interactúen, es necesario dar un orden a la información que se proporciona, ya que por medio de esta se les dará un interés a estas para poder interactuar con ellas en la comunicación, incluyendo a los receptores al cambio de ideas dando óptimos resultados de la conversación.

Una comunicación se considera eficaz en el momento en el cual el receptor entiende el contexto en el cual se está hablando, este debe captar la esencia del mensaje que es emitido por el emisor, por lo mismo se debe captar, mantener y conducir la atención del receptor, para poder asegurar el entendimiento del mensaje transmitido.

La introducción es la parte en la cual se le dará una breve relatoría al receptor del tema por ver, preparándolo para poder comenzar con el desarrollo de la idea central y así cumplir con nuestro objetivo de comunicación, de manera en que se llame la atención del receptor saliendo este de un ambiente y entrar a otro para hacerlo que se familiarice con el tema a tratar.

Después de dar una breve introducción al tema, se continua con el desarrollo de la idea, es más fácil la asimilación de un tema el cual se desarrolla gradual, progresiva y ordenadamente, para ello es necesario saber la intención de lo que se quiere comunicar y la respuesta que se está esperando del emisor, haciendo eficaz la comunicación.

Como consiguiente la conclusión aquí de da una finalización del tema desarrollado anteriormente, se ha realiza un repaso general del tema visto, provocando interés el emisor a hacer sugerencia, aportaciones, comentarios y la participación de ellos.

La despedida se hace una retirada del emisor, despidiéndose este de manera respetuosa, sencilla dando paso a una nueva conversación o comunicación.  

La estructura de un escrito es fundamental que contenga dos fases las cuales son las internas, que es lo elaborado mentalmente sobre el autor y la segunda fase es la externa, que es lo plasmado o escrito por el emisor, en la fase interna se deberá cumplir con los siguientes requisitos:

1. Definir el objetivo del trabajo por realizar.
2. Determinar quién será el destinatario y cómo es.
3. Elegir el asunto general. Quién tratará, con los temas y subtemas relacionados.
4. De todo lo pensado, seleccionar el material apropiado para la obra.
5. Jerarquizar ese material según su importancia relativa al trabajo.

En la fase externa se cumple con lo siguiente:

1. Ordenar el material pensado, de acuerdo con el plan escrito
2. Escoger y utilizar las formas del lenguaje apropiadas para esa comunicación.
3. Cuidar de que las expresiones traduzcan el tono internacional que quiere dar el escrito.
4. Buscar la forma de expresión (estilo) conveniente para que el trabajo tenga las condiciones de fuerza, expresión y
5. Redacción de Documentos Administrativos modernidad que hoy exige la “nueva redacción” o redacción eficaz.

Es estilo es la manera en la cual se puede expresar la persona, aquellos que escriben, se deben de dar cuenta de algo, de lo que se quiere expresar, para que pueda ser leído de manera comprensible.

La claridad es una de las cualidades, todo lo explicado o expresado no debe generar dudas en la forma de expresarse del emisor, ya que este debe de hacerlo de manera propia, ineludible y para que entre los que intervienen en la relación se puedan entender fácilmente, esta cualidad le dará al lector la capacidad de entender las ideas del autor.

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