Relaciones Publicas

Relaciones Públicas

Lamb, Hair y Mc Daniel, definen las relaciones públicas como la función de la mercadotecnia que evalúa las actitudes del público, identifica áreas dentro de la empresa que interesarían a este y ejecuta un programa de acción para ganarse la comprensión y la aceptación del mismo. Además, según los mencionados autores, las relaciones públicas contribuyen a que una compañía se comunique con los clientes, proveedores, accionistas, funcionarios del gobierno, empleados y la comunidad donde opera

Objetivos:

En una línea general, podemos decir que los objetivos que se pueden perseguir o se conseguirán gracias a una buena estrategia de Relaciones Públicas son:

- Consolidación y proyección de la imagen de la organización

- Generar opinión publica

- Publicidad institucional de la empresa

- Afianzamiento del factor humano

- Servir de apoyo al área de comercialización

- Realización de campanas destinadas a promover y hacer conocer aspectos determinados de la empresa

- Difusión a nivel de prensa

- Atraer buen personal

- Prevenir conflictos y malas interpretaciones

- Fomento del respeto mutuo y la responsabilidad social

Clasificación de las Relaciones Públicas

Podemos clasificar las relaciones públicas de la organización según el público a que se dirigen; pueden ser relaciones públicas internas y externas, deacuerdo con el siguiente esquema:

Relaciones Públicas Internas

1. Con el propio personal de la organización

Relaciones Públicas externas

1. Con los accionistas o propietarios, inversionistas en general y organizaciones financiadoras

2. Con los clientes actuales y potenciales

3. Con los proveedores

4. Con el gobierno

5. Con la comunidad y los medios masivos de comunicación

Relaciones Públicas Internas

Son las que se establecen entre los directivos y los empleados, buscan una comunicación recíproca entre ambos, que tienda a lograr que el personal de la organización colabore satisfecho con ella y, por tanto, sus actividades hacia la empresa sean positivas mediante la aportación de todo su apoyo.

Otro factor que resalta la importancia de las relaciones públicas con el personal es el hecho de que este último es un importantísimo transmisor de la imagen de la organización hacia otros públicos, a quienes lógicamente transmitirá la misma imagen que él reciba. De aquí la importancia de que la empresa empiece por establecer unas buenas relaciones internas, antes de iniciar las externas. Su personal debe ser el primero en saber lo que va a emprender, como se va a realizar y por qué.

Preceptos básicos

Considerar las necesidades del personal

El personal no es sólo un recurso más, necesario en la organización como las de todo, la organización está compuesta por seres humanos que buscan satisfacer el ser humano no se reducen a las económicas o materiales, sino que abarcan también otra clase de necesidades muy importantes, las de tipo psicológico.

1. Necesidad de pertenecer a algo

2. Necesidad de dignidad. El empleado adquiere un sentimiento de dignidad si sabe que el trabajo que realiza es importante y cree que merece la estimación social e individual.

3. Necesidad de seguridad. Significa que se le proporcionará empleo permanente, con un sueldo justo; que tendrá la oportunidad de adquirir conocimientos que le faciliten trabajar en otra parte si llega a necesitarlo. Puede implicar también que la organización le proporcionara justos programas de seguridad social, tales como servicio médico, ayuda económica, jubilaciones remuneradas, etc.

4. Necesidad de mejoramiento personal. El empleado desea saber o sentir que está aprendiendo algo nuevo o está mejorando en su trabajo y tiene la posibilidad de progresar. Para satisfacer esta necesidad la organización deberá preocuparse por establecer programas de desarrollo personal que incluyan entrenamiento o cursos de capacitación y promociones.

5. Necesidad de poder creador. Se debe propiciar la participación del personal, mediante sugerencias para la mejora de sistemas, procedimientos y técnicas, y estimulando su habilidad creativa mediante incentivos, concursos, buzones de sugerencias.

Mostrar interés por los asuntos y problemas del personal

Se deberá promover que los empleados emitan sus opiniones y puntos de vista.

Emprender una acción inmediata para la solución de los asuntos y problemas del personal.

Ejemplo: El interés por la salud del empleado deberá refrendarse estableciendo medidas sanitarias, de seguridad y de servicios médicos a la brevedad posible

Establecer una comunicación recíproca, sincera y libre entre los recursos humanos de la empresa.

Relaciones Públicas Externas

Las Relaciones públicas constituyen una actividad esencial, por medio de las cuales las empresas, las asociaciones y los organismos gubernamentales se comunican con los diversos públicos para:

• Transmitir una imagen fiel y exacta de la Empresa.

• Establecer un entendimiento mutuo

• Su contribución a la comunidad.

• Los públicos externos son grupos sociales con intereses determinados que nuclean a sus miembros entre sí y que no presentan mucha atención a la organización a menos que ocurra algo en la organización que los atraiga.

Relaciones con accionistas, inversionistas y organizaciones financieras

Información que debe proporcionarse a los accionistas e inversionistas en general

Los accionistas deberán disponer además de todas aquellas demás informaciones que les permite discutir, con fundamento sobre su empresa con otras personas. Este tipo de informaciones se clasifican en:

-Situación financiera en general, esto engloba a que el accionista debe conocer los estados financieros, asimismo los gastos, la situación de su organización en su contexto entre otros datos que afecten la estabilidad financiera.

-Productos y Servicios, los accionistas no podrán hablar de su empresa si es que no conocen los productos o servicios que estos ofrecen. Además es recomendable que cuando se lance en nuevo producto o servicio se les a conocer primero a los accionistas.

-Actividades de Investigación, Es importante porque se informa a los accionistas sobre labores de investigación ya que sabrán la causas o gastos invertidos.

-Situación de la Mercadotecnia, Se debe dar a conocer a los accionistas informaciones referentes a la situación de productos o servicios ofrecidos por la empresa, como por ejemplo: desarrollo de productos o servicios nuevos o mejores a los actuales.

-Situación de las relaciones laborales, Tiene relación con los trabajadores, su desempeño y la situación que viven dentro de la empresa.

-Otra información sobre la situación administrativa en general, Se refiere a informes que se relacionen con los objetivos, planes generales, nuevos equipos, expansión de la empresa entre otras actividades.

Medios de Comunicación con Accionistas e Inversionistas en General

La forma más conveniente de desarrollar relaciones públicas son los contactos personales pero estos se limitan por el tiempo y el dinero, ya que muchas veces los accionistas se reúnen sólo una vez por año. En busca de soluciones le daremos importancia a medios auxiliares de comunicación:

-El comisario en la sociedad anónima como medio de comunicación con los accionistas:

*Mantilla Molina dice que el comisario es una institución inútil ya que este juega el papel de “compadre” de los administradores, puesto que se limitan a firmar lo que se le pone por delante y a cobrar los honorarios que anualmente se le asignan.

Los comisarios deben llegar a convertirte en un verdadero e importantísimo medio de comunicación entre los accionistas y los administradores de la sociedad.

-El informe anual:

La ley general de Sociedades Mercantiles establece a través de diferentes artículos establece la presentación de un informe anual, el cual deberá incluir un balance con los documentos que lo justifiquen y un dictamen de los comisarios.

Puntos principales del informe anual:

a) Identificación de los directivos: Nombres y cargos de los principales directivos.

b) Informe sobre la situación administrativa: Tiene relación con:

- Informe de la Situación financiera en general

- Informe sobre productos y servicios

- Informe sobre la situación de la relaciones laborales

- Informes sobre las actividades de investigación

- Otros informes

c) El dictamen del comisario acerca de los informes sobre la situación administrativa.

Para que el informe pueda cumplir con sus objetivos deberá considerar los siguientes puntos:

Oportunidad en su entrega (tiene que estar a tiempo antes de la asamblea general)

Accesibilidad a todos los accionistas (deberá ser sencillo

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