Resumen Capitulo 3 Apa 1

Resumen Capitulo 3

La visualización de la oficina y la organización como un sistema ayuda a percatarse de sus necesidades y de las tareas que pueden ser automatizadas, así como comprender las interacciones entre sus partes.

Un sistema es un conjunto de componentes que interactúan entre si para la consecución de uno o varios fines (u objetivos) comunes.

Una oficina es un lugar físico en donde se realizan tareas administrativas de una organización. Por ende los objetivos de la oficina están relacionados directamente con los objetivos de la organización. La organización puede ser vista como un sistema global, cuyo objetivo debe ser conocido por sus dirigentes y las personas que laboran en ella. Los elementos de una organización interactúan para un fin común, que generalmente es obtener una ganancia, aunque algunas veces existen otros objetivos inherentes a cada empresa u organización. Un subsistema es un sistema contenido o que forma parte de otro sistema.

El concepto de sistemas puede trasladarse a otros aspectos de la vida. El organismo puede clasificarse en sistemas: nervioso, digestivo, circulatorio, inmunológico, respiratorio, etc. Estos sistemas se relacionan entre sí para lograr un objetivo primordial: la vida del individuo. Sin embargo, cada uno de los subsistemas tienen objetivos específicos. Es increíble el grado de integración. Sin embargo la separación de funciones es posible y, gracias a ello, los médicos pueden especializar en áreas del cuerpo y tratar problemas de cada subsistema.

La sistematización y el equipamiento son parte de la automatización de oficinas. Se entiende por sistematizar al hecho de visualizar a la empresa como un sistema y estandarizar los procedimientos y métodos de trabajo que en ella se realizan para que toda persona que ingrese a laborar pueda fácilmente incorporarse y entender cómo llevar a cabo su trabajo. Sistematizar una empresa sin proveer el equipo necesario no es suficiente para automatizarla. Sistematizar incluye elaboración de planes, diagramas de proceso, diagramas de procedimientos, definir la estructura organizacional, establecer normas y políticas, capacitar al recurso humano, inculcar una cultura de establecer controles métricos. El recurso humano es el activo más valioso de todas las empresas. Las etapas de la sistematización son:

1. Estrategia: Es donde se pretende responder a tres preguntas básicas.

a. ¿En dónde estamos?: Se debe describir la situación actual, presentar sus antecedentes, identificar problemas principales que se enfrentan.

b. ¿Adónde se quiere dirigir?: Se deben definir claramente los productos que se esperan cuando el proyecto está concluido (Considerar qué aspectos tomar en cuenta para que la productividad sea incrementada).

c. ¿Cómo hacer para llegar allá?: Se deben detallar las actividades a desarrollar para llegar al objetivo que se describió en el paso anterior y qué medidas se tomarán tanto en sistematización como equipamiento para lograrlo.

2. Análisis: Es asegurar que se ha comprendido bien la naturaleza del problema. Es decir, si se ha entendido claramente el sistema y sus partes y se han captado sin ambigüedades los detalles y pormenores de lo solicitado por el usuario.

3. Diseño: Al diseñar un sistema global, se entra al terreno de organización y métodos. Existen varias técnicas que nos permiten plasmar nuestro diseño en papel sin olvidar detalle. Cuando se diseña no se necesitan instrumentos complicados y difíciles de interpretar. Al contrario, éstos deben ser sencillos, claros y fáciles de deducir.

4. Implementación: Después de revisar el diseño se procede a implementarlo. Los conocimientos sobre control y ejecución de proyectos servirán mucho aquí. En detalle se establecen los objetivos a cumplir y los logros en cada etapa.

5. Transición o puesta en marcha: Es la etapa en que se traslada del antiguo sistema la nuevo.

6. Producción: Es la etapa en que el sistema trabaja normalmente.

Un análisis de sistema es aplicar los principios de sistemas para ayudar a quien tiene que decidir en la solución de un problema al identificar, reconstruir, optimizar y controlar dicho sistema, a su vez se consideran múltiples objetivos, recursos y limitantes. Su objetivo es especificar cursos de acción, ya que se toman en cuenta restricciones, costos y beneficios. El análisis de sistemas es un proceso en el que es necesario recopilar datos e información. El objetivo de la fase de análisis es asegurar que se ha comprendido bien la naturaleza del problema.

Cambios al sistema: En todos los ámbitos y en particular en los negocios, los participantes deben responder diariamente a condiciones cambiantes. El cambio es motivado por factores tecnológicos, factores sociales y económicos, decisiones de alto nivel y presiones operativas, inventiva de las personas. Una persona acepta mejor un cambio cuando ha participado activamente en sui planeación. Además, su experiencia

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