SISTEMA DE ARCHIVO DE LA SECRETARÍA DE LA EXTENSIÓN UNIVERSITARIA DE AGUADULCE, UNIVERSIDAD DE PANAMATesis

UNIVERSIDAD DE PANAMA

CENTRO REGIONAL UNIVERSITARIO DE COCLE

EXTENSION DE AGUADULCE

FACULTAD DE HUMANIDADES

LICENCIATURA EN GESTION  ARCHIVISTICA

SEMINARIO I

INTRODUCCION AL PROCESO DE LA INEVSTIGACION

SISTEMA DE ARCHIVO  DE LA SECRETARÍA DE LA EXTENSIÓN UNIVERSITARIA DE AGUADULCE, UNIVERSIDAD DE PANAMA

ELABORADO POR:

HERNANDEZ MIRIAM

Ced. : 2- 726 -248

                                                                             TRABAJO DE GRADUACION

                                                                                   PARA OPTAR POR LA

                                                                                   LICENCIATURA EN

                                                                                   GESTION ARCHIVISTICA.          

FACILITADOR: NATSINA CASTILLO

AGUADULCE, FEBRERO, 2016

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A la primera persona que le quiero agradecer es a mi tutor la Magister Natsina Castillo, su esfuerzo y dedicación.

Sus conocimientos, sus orientaciones, su manera de trabajar, su paciencia y motivaciones han sido fundamentales para mi formación.

Muchas fueron las personas que en forma directa o indirecta, me ayudaron en lo largo de mi carrera, ya sea poniendo a mi disposición el valor incalculable de sus conocimiento, apoyándome e impulsándome para que siguiese adelante.

Gracias, Muchas Gracias ¡

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Primeramente a Dios, por permitirme llegar a este momento tan especial en mi vida.

A mis hijos Alexander y Simeily, por ser mi motivación e inspiración para superarme cada día más y así ser un ejemplos para ellos.

A mis compañeros y amigos presentes y pasados, quienes sin esperar nada a cambio compartieron sus conocimientos, alegrías y tristezas y a todas aquellas personas que durante estos cincos años estuvieron a mi lado apoyándome y lograron que este sueño se haga realidad.

Gracias a todos!!!!!

TABLA DE CONTENIDO  

AGRADECIMIENTO

DEDICATORIA                                

 INTRODUCCION

1. ASPECTOS GENERALES DE LA INVESTIGACIÓN-----------------------------9

1.1   Problema de la investigación-------------------------------------------------------10

1.2 Objetivos de la investigación---------------------------------------------------------10

1.3. Objetivos Generales-------------------------------------------------------------------10

1.3.1 Objetivos específicos----------------------------------------------------------------11

1.3.2 Preguntas de investigación--------------------------------------------------------11

1.4 Justificación de la investigación ----------------------------------------------------11

1.5. Análisis de viabilidad------------------------------------------------------------------11

 1.6. Revisión Literaria----------------------------------------------------------------------12

2. UNIDAD DE ESTUDIO UNIVERSIDAD DE PANAMA, SISTEMA DE

ARCHIVO DE LA SECRETARIA DE LA  EXT. U. DE AGUADULCE --------27                                      

2.1. Reseña Histórica-----------------------------------------------------------------------28

2.2. Misión-------------------------------------------------------------------------------------30

2.3. Visión-------------------------------------------------------------------------------------.30

2.4. Estructura organizativa---------------------------------------------------------------31

2.5. Departamentos ------------------------------------------------------------------------32

2.6. Servicios que ofrece-------------------------------------------------------------------32                                                    

2.7. Departamento de Archivo De la Secretaria de la Extensión Universitaria

de Aguadulce---------------------------------------------------------------------------------32

2.8. Objetivos del departamento de la Secretaria de la Extensión

Universitaria de Aguadulce----------------------------------------------------------------32

2.9. Archivo De  La Secretaria De La Extensión Universitaria  de

 Aguadulce-------------------------------------------------------------------------------------32

2.10 Tipos de información que maneja------------------------------------------------33

3. ANÁLISIS Y PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS Y ANÁLISIS DE

 LA INFORMACIÓN------------------------------------------------------------------------34  

3.1. Análisis de la información-----------------------------------------------------------35

3.2. Instrumento de recolección de información------------------------------------35

RECOMENDACIONES-------------------------------------------------------------------46  

CONCLUSION------------------------------------------------------------------------------47

ANEXOS -------------------------------------------------------------------------------------48  

BIBLIOGRAFIA------------------------------------------------------------------------------56

INTRODUCCION

El objetivo de este proyecto es rediseñar  un Sistema Archivístico para la Secretaria de la Extensión Universitaria de Aguadulce.

Se evidencia la necesidad de crear estrategias metodológicas que faciliten la gestión documental en pro de una transparencia administrativa.

La gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Universitario, comprendiendo procesos tales como la producción, recepción, distribución, consulta organización, recuperación y disposición final de los documentos y de forma expresa, refiere entre otros aspectos y los instrumento archivístico que identifica de acuerdo con sus funciones y procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con sujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa.

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1.        ASPECTOS GENERALES DE LA INVESTIGACION

1.1.        Problema de la investigación

La Secretaria Académica de la Extensión de Aguadulce, se encuentra con  falta de mobiliario idóneo, carencia de espacio físico que preserve la integridad física de los  documentos.

Si bien es cierto que los documentos, son una valiosa fuente de información, por lo tanto debe existir los métodos para acceder a ellos y  la vez garantizar el adecuado uso y manipulación, con el fin de que dicha documentación pueda ser utilizada por los usuarios, de lo contrario no se aprovecha su potencial y se convierte en una carga incomoda de manejar y que no produce beneficios.

Actualmente existe la necesidad de herramientas tecnológicas para facilitar las labores técnicas archivísticas; pese a ello hay dos elementos que inciden negativamente en su aplicación:

• El primer elemento es el empleo indiscriminado de la tecnología si una organización previa del acervo;
• El segundo elemento es carecer de lineamientos archivísticos o no contar con una aplicación a los procesos relacionados con la administración del ciclo de vida de los documentos.

Por la necesidad de establecer un sistema de archivo que contempla los procedimientos archivísticos desde la etapa de organización física hasta el uso de la organización como herramienta  que mejore la conservación el acceso y difusión, cumpliendo con las normas documentales y la disciplina archivística.

De esta manera se pueden establecer mecanismos que mejoren los tiempos de respuesta al usuario y lograr que se pueda hacer uso de esta herramienta para aprovechar los recursos de la información humana y material.

1.2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

El objetivo fundamental de este trabajo es el de proporcionar los elementos básicos que faciliten la conformación del  Sistema de Archivo en la Extensión Universitaria de Aguadulce.

1.3.  OBJETIVOS GENERAL

Realizar un diagnóstico integral del que hacer archivístico de la unidad de archivo del departamento de la Secretaria de la Extensión Universitaria de aguadulce.

1.3.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Reconocer el estado actual del departamento de la Secretaria de la Extensión Universitaria de Aguadulce.
• Analizar de manera general el departamento de archivo de la Secretaria de la Extensión Universitaria de Aguadulce.
• Indicar la situación actual del departamento.

1.3.2 PREGUNTA DE INVESTIGACIÓN

¿Cuenta  La Secretaria Académica de la Extensión Universitaria de Aguadulce con  un  sistema archivístico adecuado para sus tareas?

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