Sistema De Inventarios

SISTEMA DE INVENTARIOS

SISTEMA DE INVENTARIOS PERIODICO

Se llama sistema de inventarios analítico o pormenorizado, cuando la empresa hace inventario físico al final de cada período contable y durante el ejercicio no mueve la cuenta inventario puesto que, cuando compra, registra en la cuenta compras, y cuando vende, no registra la salida de la mercancía.

En este sistema para conocer el valor de los inventarios es necesario que la empresa realice un inventario físico, es decir, un conteo de las unidades en existencia y su valoración.

Para determinar el costo de lo vendido en el sistema de inventario periódico o juego de inventarios se toma el valor del inventario inicial, más el costo de las mercancías compradas, menos el inventario final. A continuación se indica detalladamente que El costo de ventas se determina mediante el juego de inventarios así:

COSTO DE VENTAS XXXXX

INVENTARIO INICIAL XXXXX

+ COMPRAS NETAS: XXXXX

COMPRAS XXXXX

- DEVOLUCIONES EN COMPRAS XXXX

= MERCANCIA DISPONIBLE PARA LA VENTA XXXXX

- INVENTARIO FINAL XXXXX

Donde:

El Inventario Inicial es la relación detallada y minuciosa de las existencias de mercancías que tiene una empresa al iniciar sus actividades. (En el momento que se constituye la empresa no necesariamente tiene que haber un inventario inicial de presentarse esta situación se coloca en el inventario inicial cero (0)).

Las Compras Netas es el resultado de la diferencia entre la cuenta 6205 de mercancías y la 6225 Devoluciones en compras.

Las compras: es el saldo que refleja la cuenta 6205 de mercancías que nos muestra en los registros de los libros de contabilidad.

Devoluciones en compras es el saldo que refleja la cuenta 6225 Devoluciones en compras que nos muestra en los registros de los libros de contabilidad

Mercancía disponible para la venta es el resultado que nos da, tomando el inventario inicial más las compras Netas

El Inventario Final: es la relación de existencias de mercancías al finalizar un periodo contable. Este inventario pasa a ser el inventario inicial del siguiente periodo.

De esta manera se determina el COSTO DE VENTAS cuando la empresa utiliza el SISTEMA DE INVENTARIO PERIODICO.

Por necesidades de control e información los inventarios periódicos resultan insuficientes. Los trabajos de recuento físico de las existen¬cias constituyen grandes problemas y en ocasiones interrumpen el normal funcionamiento de la empresa por varios días; por lo tanto, no siempre pueden hacerse con suficiente frecuencia como para sa¬tisfacer las necesidades de información. Además, el inventario pe¬riódico da un informe sobre lo que hay, no sobre lo que debe haber. Por otra parte, recordemos que en muchos países actualmen¬te es obligatorio manejar inventarios permanentes.

Veamos a través del siguiente ejemplo la forma de contabilizar y determinar el costo de ventas:

La empresa PROCESADORA DE ALIMENTOS LTDA, quien utiliza sistema de inventario periódico, inició operaciones el 30 de noviembre de 2006

1. se constituyó con aportes de los socios en mercancías por$1.800.000

Cuenta Debe Haber

Mercancías No Fabricadas por la empresa 1.800.000

Aportes Sociales 1.800.000

Realizó las siguientes transacciones:

2. Compra Mercancías NO gravadas a crédito por 2.400.000, a la empresa ROSSYLIGHT Ltda.

Cuenta Debe Haber

De Mercancías 2.400.000

Nacionales 2.400.000

3. Vende mercancías NO gravadas a crédito por $ 3.525.000, a la empresa HARD BODY Ltda.

Cuenta Debe Haber

Clientes 3.525.000

Comercio al por mayor y al por menor 3.525.000

4. Compra Mercancías NO gravadas al contado por 2.030.000, a la empresa BODY TECH Ltda.

Cuenta Debe Haber

De Mercancías 2.030.000

Nacionales 2.030.000

5. Devuelve el 8% de la mercancía comprada a la empresa ROSSYLIGHT

Ltda.

Cuenta Debe Haber

Nacionales 192.000

Devoluciones en Compras 192.000

6. Vende Mercancías NO gravadas de contado por $3.937.500 a la empresa POWER GYM Ltda.

Cuenta Debe Haber

Caja 3.937.500

Comercio al por mayor y al por menor 3.937.500

7. La empresa CLOTHES SPORT Ltda., nos devuelve el 5% de la mercancía vendida

Cuenta Debe Haber

Devoluciones en Ventas 176.250

Clientes 176.250

Tomando como referencia estas transacciones la empresa PROCESADORA DE ALIMENTOS Ltda. tiene el siguiente balance de comprobación.

BALANCE DE COMPROBACIÓN

PROCESADORA DE ALIMENTOS LTDA

Cuenta Saldo débito Saldo crédito

Caja 3.937.500

Clientes 3.348.750

Mercancías No Fabricadas por la empresa 1.800.000

Nacionales 4.238.000

Aportes Sociales 1.800.000

Comercio al por mayor y al por menor 7.462.500

Devoluciones en Ventas 176.250

De Mercancías 4.430.000

Devoluciones en Compras 192.000

SUMAS IGUALES 13.692.500 13.692.500

Con esta información vamos a observar como se determina el costo de ventas para la empresa DB Ltda., para lo cual recordemos que La empresa BD Ltda., presenta un inventario inicial a 30 de noviembre de 2006 por valor de $1.800.000 correspondiente a los aportes de los socios y vamos a tomar la siguiente información: el 31 de diciembre del año 2006 realizó inventario físico y se determinó por un valor de $2.600.000.

Igualmente, recordemos que El costo de ventas en el sistema de inventario periódico se determina mediante el juego de inventarios así:

COSTO DE VENTAS 3.438.000

INVENTARIO INICIAL 1.800.000

+ COMPRAS NETAS: 4.238.000

Compras 4.430.000

- Devoluciones en Compras 192.000

= MERCANCIA DISPONIBLE PARA LA VENTA 6.038.000

- INVENTARIO FINAL 2.600.000

SISTEMA DE INVENTARIOS PERMANENTE

El sistema de registro, denominado inventario permanente o en libros, consiste en registrar los movimientos de entrada y salida de cada una de las referencias que maneja la empresa y que deben fi¬gurar en los rubros de inventarios.

Las empresas que adoptan el sistema de inventario permanente deben implantar un procedimiento de rutina, que permita controlar con exactitud el movimiento de las mercancías. Para visualizar claramente esta información se requiere un kárdex.

El Kárdex de mercancías está formado por tarjetas que permiten controlar las cantidades y costos de las entradas y salidas de un artículo determinado, y dar a conocerlas existencias en cualquier momento sin necesidad de realizar un inventario físico.

El Kárdex constituye un auxiliar de la cuenta Mercancías de productos terminados fabricados o no por la empresa, en la que la suma de los saldos de las tarjetas representa el total de las mercancías en existencia, a precio de costo.

Los rayados de estas tarjetas son muy variados, dependiendo de las necesidades de información de cada empresa, y se consiguen pre impreso en el mercado. El que aquí mostraremos es un rayado que nos parece muy práctico y sencillo.

En la actualidad los kárdex generalmente se manejan por computa¬dora, recordemos que la máquina hace las mismas operaciones pero con mayor velocidad y precisión.

Cómo valorar los inventarios

Dentro de este sistema la cuenta que se establece para cada ar¬tículo reemplaza la cuenta de compras, que solamente se usa en el sistema de inventarios periódicos. En dicha cuenta se lleva el regis¬tro completo del movimiento al valor de costo, tanto de las entradas por compras o devoluciones en ventas, como de las salidas por ven¬ta o por devoluciones en compras.

Resuelto el problema de costo de cada una de las unidades en existencia, bien sea por valor de compra o de producción, la deci¬sión siguiente es el valor que se da a las unidades que salen del inventario y a las que quedan cuando existen unidades homogé¬neas con distintos costos unitarios. Con este fin se han inventado muchísimos métodos, de los cuales aquí vamos a enseñar sola¬mente los más conocidos y que estimamos de mayor uso en nues¬tro medio.

Como primera medida, para cumplir con el principio conserva¬dor o de prudencia generalmente aceptado en la contabilidad, se deben registrar los inventarios al costo y nunca al precio de ven¬ta. Más aún, hay empresas que registran al costo o al precio del mer¬cado, el que sea más bajo. Pero cuando se habla de precio de mercado nos estamos refiriendo al valor en que podemos com¬prar en el mercado, o costo de reposición, y no al precio en que es¬peramos

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