Sistema Integrado de Gestión (SIG)

1.- Defina con sus propias palabras el concepto de SIG, ventajas y desventajas de la implementación y describa las etapas para su implementación.

Definición

Toda empresa que genera productos o presta servicios, debe necesariamente crear procedimientos, documentación y normativas internas, las cuales deben controlar en todo momento. Precisamente, de acuerdo a lo anteriormente planteado, es que nace el sistema integrado de gestión, ya que como su nombre lo indica, es un proceso que unifica todos aquellos aspectos que necesitan ser controlados dentro de una organización (recursos necesarios, política de la empresa, estructura organizativa interna, las prácticas a desarrollar, planificación de las actividades, procedimientos, procesos, entre otros).
Dentro de sus premisas o principios, se encuentran la visión globalizada de la empresa, enfocándose y centrándose en el cliente, buscando obtener un modelo de excelencia empresarial.

Ventajas

• Otorga un valor agregado a la organización, incentivándola a innovar en todos sus procesos.
• Se mejora el concepto de satisfacción al cliente.
• Mantener todo la información y documentación en un solo sistema, genera ciertas ventajas competitivas, a comparación de un sistema de gestión separado.
• Se facilita y simplifica, el manejo de la documentación, lo que se traduce en una reducción de costos considerable.
• Ante una auditoría, sea esta de implementación, seguimiento o certificación, se podrá realizar de una vez y al mismo tiempo, facilitando la tarea del equipo auditor, logrando así, cierta reducción de costos.
• Se mejoran las comunicaciones al interior de la organización.
• Se ve incrementada la confianza del personal participante en el proceso.
• Ante una posible certificación, se simplifica el proceso y generan bajas en los costos asociados.
• El sistema de gestión abarca desde el origen del producto, hasta la satisfacción del cliente que lo adquiere.
• Se crean y establecen al mismo tiempo, programas, objetivos, políticas y capacitaciones, además del control, monitoreo y revisión de los mismos.

Desventajas

• Se generan mayores esfuerzos para organizar, formar e intentar cambiar la cultura de la empresa.
• Los costos de implementación son mayores, a comparación de sistemas integrados aislados o separados.
• Se debe capacitar y entrenar de manera específica, a las personas que realizaran las auditorías internas del sistema de gestión establecido.
• La dificultad que se presenta, al establecer el proceso de cambio, lo que genera  esfuerzos organizativos y humanos de gran magnitud.
• La modificación de las estrategias, estructuras y cultura ya establecidas por la empresa.
• La compatibilidad y el nivel de implementación que serán llevados a cabo, sobre los sistemas ya existentes.
• Inconvenientes durante el desarrollo de la documentación a modificar o implementar.
• La posible generación de diferencias entre las indicaciones o pasos a seguir, para la implementación y difusión de los sistemas de gestión de calidad y de medio ambiente, respectivamente.
•  Dificultades en la elección del nivel de sistema  de gestión a implementar, tomando en cuenta la preparación y la experiencia de la empresa, ya que además, no existe una guía de pasos a seguir que sea aceptada por todas las organizaciones o entidades.

Etapas para su implementación

Desarrollo del plan de integración:

• Beneficios esperados: debido a que el proceso de integración del nuevo sistema, supone costos asociados en su implementación, la empresa deberá tener muy claro, cuales son los beneficios que pretende conseguir y el costo asociado, para concretar lo estrategia.
• Análisis del contexto: la empresa debe realizar una análisis retrospectivo, identificando fortalezas y debilidades, antes de la puesta en marcha del sistema, además de mantener claridad respecto al nivel de experiencia al gestionar los procesos, las necesidades y expectativas de clientes y otras personas influyentes en el proceso, análisis de los sistemas y  procesos ya implantados y el riesgo que se genera al intentar llevar a cabo la iniciación del sistema de gestión.
• Selección del método de integración: se asocia a la elección del mejor método de integración para la empresa, basado en la experiencia de la misma, para gestionar procesos, pudiendo distinguirse tres tipos de método:

• Método básico: se traduce en inversiones pequeñas, con resultados a corto plazo y abordable por todo tipo de empresas.
• Método avanzado: obtención de resultados a mediano plazo; orientado a organizaciones con experiencia en gestión de procesos.
• Método experto: extiende el sistema de gestión a procesos que ya existían en otras áreas; enfocado a empresas con gran experiencia asociada al tema.

• Apoyo de la alta dirección: es un aporte esencial, en cuanto a asignación de recursos, acciones tendientes a apoyar a los gestores del cambio, además de realizar el seguimiento del respectivo plan.

Implantación del plan de integración: consiste en determinar la manera en la cual abordaré el plan, lo cual se sustentará en dos conceptos:

Equipo del proyecto de integración de sistemas de gestión, el cual deberá estar formado por los responsable de cada área o departamento de la organización y por último, el seguimiento del plan, permitiendo detectar desviaciones a tiempo, para enmendarlas de manera oportuna.

Revisión y mejora del SIG

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