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El Ciclo del Control

Consta de cuatro etapas principales las cuales se detallan a continuación:

1era. Etapa: Establecimiento de Estándares de Desempeño: Los estándares son unidades de desempeño deseados, y funcionan como parámetros de comparación contra los cuales evaluar el desempeño real. Es posibles establecer estándares para cualquier actividad: Financiera, operativa, legal, de beneficencia y otras. Toda organización se fija metas, en cuanto a rendimiento, innovación, satisfacción de grupo.

2da. Etapa: Medición del Desempeño: En esta etapa se evalúan los niveles de desempeño, como por ejemplo: las Unidades producidas, días de ausencia, documentos archivados, muestras distribuidas y los mismos provienen de tres fuentes: Informes por escrito, informes orales y observaciones personales.

3era Etapa: Comparación del Desempeño con el Estándar: en este proceso el gerente evalúa el desempeño, en algunas actividades se admiten algunas pequeñas desviaciones del estándar, mientras que en otras la más leve puede ser grave. Por lo tanto los gerentes encargados del control deben analizar y evaluar los resultados con cuidado.

4ta. Etapa: Tomar Medidas Correctivas: Este paso va a garantizar que las operaciones se ajusten donde sea necesario a fin de alcanzar los resultados que se planearon en un principio. Por lo común la acción correctiva es tomada por quienes tienen autoridad sobre el desarrollo real.

Enfoques del Control Burocrático

Los tres enfoques del control burocrático son: Preliminar, concurrente y de retroalimentación.

El control Preliminar: Se da antes que se inicie la operación y comprende políticas, procedimientos y reglas diseñados para garantizar que las actividades planeadas se lleven a cabo en forma apropiada.

El control recurrente: Este control tiene lugar mientras se ejecutan los planes; es el núcleo de cualquier sistema de control. En el piso de producción, todos los esfuerzos se dirigen a producir la cantidad y calidad correctas de los productos programados en el tiempo especificado.

Control de retroalimentación: Este tipo de control implica que se hizo una recopilación y análisis de los datos de desempeño y que los resultados se enviaron a alguien en el proceso de corrección. Cuando los supervisores monitorean el comportamiento, están ejerciendo control concurrente, cuando señalan algo y corrigen el desempeño inadecuado, utilizan la retroalimentación como forma de control.

Diseño de Sistemas de Control Efectivos

Los sistemas de control efectivo maximizan los beneficios potenciales y minimizan los comportamientos disfuncionales. Para lograr esto, la administración necesita diseñar sistemas de control que 1) se basen en estándares validos de desempeño 2) comuniquen información adecuada a los empleados 3) sean aceptables para los empleados 4) utilicen enfoques múltiples.

Establecimiento de estándares de desempeño validos: Un sistema de control efectivo debe fundamentarse en estándares válidos y precisos de desempeño. El sistema debe incorporar todos los aspectos importantes del desempeño, igualmente debe tomar en cuenta el exceso de medidas que dan lugar a un control excesivo y a la resistencia de los empleados. Para que haya tolerancia a muchos controles, los gerentes pueden concentrarse en unas cuantas áreas clave mientras establecen estándares satisfactorios de desempeño en otras o establecer prioridades simples.

Suministro de información adecuada: La administración debe comunicarse en forma adecuada con los empleados para transmitirles la importancia y naturaleza del sistema de control. Las personas deben recibir retroalimentación acerca de su desempeño, esta los motiva y le da información que le permita corregir sus desviaciones de los estándares de desempeño. Cuando se permite que la gente se auto corrija se fomenta el autocontrol y se elimina la necesidad de supervisores externos.

Aseguramiento de la aceptación de los empleados: Es menos probable que los empleados resistan un sistema de control y exhiban comportamientos disfuncionales si aceptan el sistema, así mismo es más probable que acepten los sistemas que incluyen estándares útiles de desempeño pero no son demasiado controladores. El sistema de control debe subrayar el comportamiento positivo y no enfocarse solamente en controlar el comportamiento negativo, así como también una de las mejores maneras de establecer estándares razonables y lograr así que los empleados acepten el sistema de control es establecer los estándares con la participación de ellos.

Utilización de enfoques múltiples: Deben incluir objetivos financieros y no financieros e incorporar aspectos de control preliminar, concurrente y retroalimentación.

Requisitos para Controles Eficaces

Para que un sistema de control sea realmente eficiente y pueda abarcar de manera eficaz todo el sistema de la organización se deben seguir los siguientes requisitos:

Ajuste Preciso de los Controles a Planes y Puestos: Todas las técnicas y sistemas de control deben ser un reflejo de los planes para cuyo seguimiento se les diseño. Cada plan, así como cada tipo y fase de una operación, tienen características que les son propias. Lo que los administradores necesitan es información que les señale como progresan los planes de los que son responsables, de igual modo, los controles deben ajustarse a la medida de los puestos. Ciertas técnicas, como las que implican presupuestos, horarios y costos estándar y diversas razones financieras, son de aplicación general en varias situaciones. No obstante, ninguna de las técnicas más usadas es completamente aplicable a

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