TEORIA ADMINISTRATIVA

LA TEORÍA ADMINISTRATIVA A TRAVÉS DE LA HISTORIA

Las Personas llevan muchos siglos formando y reformando organizaciones. Al repasar la historia de la humanidad, aparece la huella de pueblos que trabajaron unidos en organizaciones formales, por ejemplo los ejércitos griegos y romanos, la Iglesia Católica Romana, etc. Existen escritos antiguos sobre como lograr que las organizaciones sean eficientes y eficaces, desde mucho antes de que términos como “administración” fueran de uso común. Dos ejemplos notables e ilustrativos son los escritos que nos heredaron Nicolás Maquiavelo y Sun Tzu.

MAQUIAVELO Y SUN TZU, VIEJOS ESTRATEGAS

Aunque el calificativo “maquiavélico” se suele usar para describir a oportunistas astutos y manipuladores, Maquiavelo creía firmemente en las virtudes de la república. Esto salta a la vista en Los Discursos, libro escrito por Maquiavelo en 1531. Los principios que planteó se pueden adaptar y aplicar a la administración de las organizaciones contemporáneas.

1. Una organización es más estable si sus miembros tienen el derecho de manifestar sus diferencias y resolver sus conflictos dentro de ella.

2. Si bien una persona puede iniciar una organización, ésta será duradera cuando se deja en manos de muchos y cuando muchos desean conservarla.

3. Un gerente débil puede seguir a uno fuerte, pero no a otro débil, y conservar su autoridad.

4. Un gerente que pretende cambiar una organización establecida debe conservar cuando menos, la sombra de las costumbres antiguas.

Otra obra clásica que ofrece sus conocimientos a los administradores modernos es El arte de la guerra, escrita por Sun Tzu, el filosofo chino, hace mas de dos mil años. La obra fue modificada y usada por Mao Tse Tung, fundador de la República Popular China. Entre los postulados de Sun Tzu cabe destacar los siguientes:

1. Cuando el enemigo avanza, ¡Hay que retirarse!

2. Cuando el enemigo se detiene, ¡Hay que hostigarlo!

3. Cuando el enemigo pretende evitar el combate, ¡Hay que atacarlo!

4. Cuando el enemigo se retira, ¡Hay que perseguirlo!

Aunque estas reglas pretendían ser una guía para la estrategia militar, desde hace mucho se han utilizado en la planeación de una estrategia para enfrentar a empresas competidoras.

A pesar de que Maquiavelo ni Sun Tzu trataron de elaborar una teoría de la administración per se, sus conceptos nos enseñan una lección histórica importante.

LAS TEORÍAS ADMINISTRATIVAS

LA ESCUELA DE LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA (Frederick W. Taylor) (I)

A la época de la evolución del pensamiento administrativo se le ha designado como la etapa científica, principalmente porque a finales del Siglo XIX e inicios del Siglo XX, varios autores se mostraron interesados en investigar desde el punto de vista "científico" la problemática que presentaban las empresas industriales, principalmente por la producción a gran escala y en forma estandarizada. Entre algunos de estos pensadores tenemos a Charles Babbage (1792-1872), H. Robinson Towne (1844-1924), Joseph Wharthon (Siglo XIX), Henry Gantt y Frank y Lilian Gilbreth.

Frederick Winslow Taylor (1856-1915), Ingeniero industrial de profesión, nació en Filadelfia, Estados Unidos de Norteamérica, y se le ha calificado como el "Padre de la Administración Científica", por haber investigado en forma sistemática las operaciones fabriles, sobre todo en el área de producción bajo el método científico.

El estudio de estas operaciones las realizó mediante la observación de los métodos utilizados por los obreros; de sus observaciones surgieron hipótesis para desarrollar mejores procedimientos y formas para trabajar. Experimentó sus hipótesis apoyado por los empleados fuera del horario normal de trabajo; los métodos que comprobó mejoraban la producción; fueron puestos en práctica en el trabajo cotidiano, previa capacitación de los operarios.

Frederick Taylor llegó a la conclusión que todo esto era aplicable a cualquier organización humana.

Entre sus conclusiones se encuentran:

• No existía ningún sistema efectivo de trabajo.

• No había incentivos económicos para que los obreros mejoraran su trabajo.

• Las decisiones eran tomadas militar y empíricamente más que por conocimiento científico.

• Los trabajadores eran incorporados a su labor sin tomar en cuenta sus habilidades y aptitudes.

LA ESCUELA DE LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA (II)

Frederick Taylor desarrolló métodos para organizar el trabajo, considerando los materiales, el equipo y las habilidades de cada individuo. Éstos se han llamado tiempos y movimientos, hoy conocidos como operaciones del proceso o sistema.

Publicó en 1911 un libro titulado "Principios de la Administración Científica", y se fundamenta en estos cuatro principios:

1. Sustitución de reglas prácticas por preceptos científicos.

2. Obtención de armonía, en lugar de discordia.

3. Cooperación en lugar del individualismo.

4. Selección científica, educación y desarrollo de los trabajadores.

Taylor sostenía que el éxito de estos principios requería una revolución total de la mentalidad de los obreros y patrones. En lugar de pelear por las utilidades, las dos partes deberían poner su empeño en elevar la producción y en su opinión, al hacerlo, las utilidades aumentarían a tal grado que los obreros y los patrones ya no tendrían que pelearse por ellas. En pocas palabras, Taylor pensaba que tanto obreros como patrones tenían el mismo interés en elevar la productividad.

Taylor fundamento sus sistemas de administración en estudios de tiempo de la línea de producción. En lugar de partir de métodos laborales tradicionales, analizó y tomó el tiempo de los movimientos de trabajadores siderúrgicos que realizaban una serie de trabajos. A partir de este mismo estudio, separó cada uno de estos trabajos en sus componentes.

De esta manera, estableció la cantidad de trabajo que deberían realizar los trabajadores con el equipo y los materiales que tenían. Asimismo, sugirió a los patrones que le pagaran a los trabajadores más productivos una cantidad superior a la de los demás, usando una tasa “científicamente correcta”, con lo que beneficiaria tanto a la empresa como al trabajador. Taylor llamó a su plan el “Sistema de tasas diferenciales”.

LA ESCUELA DE LA ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA (III)

APORTES DE HENRY L GANTT

Henry L. Gantt (1861-1919) trabajó con Taylor en varios proyectos, empero cuando empezó a trabajar por su cuenta dando asesorías como ingeniero industrial, Gantt empezó a reanalizar el sistema de incentivos de Taylor.

Gantt abandonó el sistema de tasas diferenciales porque consideró que era fuente de muy poca motivación y, a cambio presentó otra idea. Cada uno de los trabajadores que terminara la porción de trabajo diario que se le hubiera asignado, obtendría una bonificación de 30 centavos.

Además, aumentó otro aliciente. El supervisor obtendría una bonificación por cada uno de los trabajadores que cumpliera con la ración diaria, más otro bono extraordinario si todos los trabajadores lo hacían. Según Gantt, esto motivaría que los supervisores prepararan a sus trabajadores para desempeñar mejor su trabajo.

El avance de cada uno de los trabajadores era calificado públicamente y registrado en las columnas individuales de graficas, en negro cuando el trabajador llegaba al parámetro y en rojo cuando no lo hacía. Además, Gantt fue el iniciador de las graficas para calendarizar la producción; la “grafica Gantt” se sigue usando en nuestros días. De hecho, está traducida a ocho idiomas y se usa en todo el mundo. Desde la década de 1920, se usa en Japón, España y la Unión Soviética. Además, sentó las bases en dos instrumentos para graficar, que fueron inventados para ayudar a planificar, administrar y controlar organizaciones complejas: el Método de la Ruta Critica (CPM por sus siglas en inglés) inventado por Du Pont y la Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas (PRT, por sus siglas en ingles), desarrollados por la Armada de los Estados Unidos, estas herramientas se encuentran en los programas más usados actualmente.

El diagrama de Gantt es una herramienta gráfica muy sencilla pero a la vez muy potente. Se utiliza en la organización de proyectos y muestra las actividades o fases del proyecto y su duración en el tiempo, por ejemplo tenemos:

Énfasis en la Estructura

ESCUELA CLÁSICA DE LA ORGANIZACIÓN (I)

Henri Fayol (1841-1925), de origen francés, es para algunos, el autor más distinguido de la teoría administrativa. Señaló que la teoría administrativa se puede aplicar a toda organización humana (universalidad). Se le considera el padre del proceso administrativo, y creador e impulsador de la división de las áreas funcionales para las empresas.

Los primeros trabajos de Henri Fayol, representan la escuela de la teoría del "Proceso Administrativo". En el año de 1916 publicó el libro Administration Industrielle et Genérate (Administración Industrial y General). El libro compendiaba sus opiniones sobre la administración adecuada de las empresas y de las personas dentro de éstas.

Fayol identificó cinco reglas o

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