TESIS NOMINA

INTRODUCCIÓN

Actualmente, dado el dinamismo que rodea el ambiente administrativo y las exigencias de un mundo cambiante, los entes públicos y privados deben incorporar nuevas herramientas administrativas que le permitan hacer uso efectivo del manejo y seguimiento de los pagos efectuados al factor humano, todo esto en virtud de hacer más eficaz el proceso administrativo en cualquiera de sus fases.

Los controles administrativos son cada vez más necesarios en las pequeñas, medianas o grandes empresas regionales, para ejecutar los procesos de nómina, porque estos representan los mecanismos de observación y medición a través de los cuales se realiza la comparación de forma regular de las previsiones efectuadas, con los resultados reales obtenidos. Mediante este proceso se comprueban las desviaciones sufridas a lo largo del proceso operativo, pudiendo adoptar las medidas pertinentes para subsanarlas.

Conociendo ya la necesidad de los controles en todas y cada de las actividades dentro de una empresa, se hace evidente que en el área de los cálculos y pagos por concepto nómina los cuales son muy susceptibles a las desviaciones, se deben implementar, cumplir y vigilar los procesos de control, ya que éstos van a permitir la comprobación física de las operaciones de asignación y deducción que figuran en las transacciones que corresponden a las de cancelaciones del personal de una empresa. Por lo que se puede deducir que los controles dentro de las empresas, y sobre todo en el caso que ocupa el presente trabajo, que es el control de la información para calcular el pago de nómina, debe ser objeto de constantes evaluaciones para así lograr el éxito deseado.

La Empresa Construcciones Venco, C.A., fue creada bajo la concepción de generar mantenimientos, servicios y desarrollo de proyectos de ingeniería en el área de la construcción. Esta organización cuenta con un numeroso equipo humano para realizar sus actividades operativas y administrativas, por lo cual invierte una considerable suma de transacciones en pagos por concepto de nómina. En el proceso de cálculo de la misma se han presentado fallas en cuanto a la información y control de datos transcritos y calculados, necesarios para el correcto pago de la nómina. Por tal motivo, el propósito del presente trabajo de investigación está dirigido a optimizar el proceso de nómina en el Departamento de Recursos Humanos de la empresa Construcciones Venco, C.A., en Puerto Ordaz, Estado Bolívar.

Por último, para una mejor comprensión del contenido de la investigación, se procederá a detallar el cuerpo del mismo, el cual se encuentra estructurado de la siguiente manera:

Capítulo I: Este se encuentra conformado por el planteamiento del problema, delimitación del mismo y los objetivos general y específicos que en este caso se orientan a la optimización y serán desarrollados durante la ejecución de la investigación. Capítulo II: Esta conformado por el Marco Teórico, en donde se especifican los antecedentes de la empresa, (Construcciones Venco C.A), antecedentes de la investigación, es decir, todas aquellas investigaciones anteriores relacionadas con el tema objeto de estudio q servirán de base para la ejecución del mismo; el marco referencial que relacionado con el proceso de nómina y como se debe adaptar el Departamento de Recursos Humanos de la empresa a estos preceptos, para lograr la optimización de los procesos llevados a cabo en él. Capítulo III: contiene el Marco metodológico, donde se define: el tipo de investigación, diseño de la misma, correspondiente en este caso a una investigación descriptiva, las Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos, así mismo las Técnicas de Procedimientos y Análisis de Datos necesarios para lograr los resultados esperados. Además del Capítulo IV en el cual se realiza la presentación y análisis de los resultados, el Capítulo V en el cual se presenta la propuesta del manual de normas y procedimientos y se finaliza con las conclusiones y recomendaciones a las cuales se llegó con la consecución de la misma.

CAPÌTULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

A través del tiempo las organizaciones han tomado conciencia de que el progreso competitivo depende, entre otras cosas, de la calidad del recurso humano con que cuenta, los sistemas tecnológicos implementados, la forma y dedicación en que estos realizan las labores y funciones para el buen desempeño, además del éxito de sus sistemas o procedimientos administrativos.

En las organizaciones los procedimientos son considerados como sistemas internos, caracterizados por una cadena de tareas encaminadas a satisfacer la necesidad de sus usuarios, cumpliendo así con los objetivos internos de la misma.

Es importante destacar que para todas las organizaciones es primordial manejar un control eficaz de sus operaciones y procedimientos a fin de obtener mayor productividad y lograr los objetivos propuestos; para esto es explícito y necesario que los servicios contables y administrativos se apeguen a lo establecido en las normas y procedimientos vigentes.

Desde esa perspectiva, la mayoría de las organizaciones para lograr su misión y objetivos deben emprender políticas y lineamientos que rijan y faciliten el cumplimiento de las actividades establecidas para la elaboración de la nómina de pago, entre las distintas entidades de la estructura organizativa que intervienen en su desarrollo; además de mecanismos de control previo y posterior que permitan verificar la calidad de la información, de lo contrario no podrían garantizar un nivel de confiabilidad y calidad en sus operaciones para establecer índices de integración y satisfacción de sus empleados.

El caso Venezolano no escapa a esa realidad; en ese sentido, las organizaciones de amplia trayectoria, cuentan en gran parte con un despliegue de mecanismos estratégicos para el manejo y seguimiento de sus procedimientos, pero muy pocas dan cabida a la disposición de un sistema supervisor que ratifique la veracidad de las transacciones inherentes a la remuneración del recurso humano, poniendo en práctica un régimen que controle los aspectos administrativos y operativos, esto para obtener datos de información de manera eficaz y confiable, garantizando así el correcto otorgamiento de los beneficios económicos y sociales a los trabajadores por sus servicios prestados.

De la mencionada situación, no escapa la empresa Construcciones Venco, C.A., organización ubicada en la región Guayana, la cual cuenta con una estructura organizativa adaptada a sus necesidades, entre las cuales figura el Departamento de Recursos Humanos, en donde se ejecutan entre otros procesos el de la elaboración y cálculo de la nómina de 120 empleados y obreros, basados en estipulaciones y mecanismos tipificados en sus contrataciones (Contrato de la Construcción vigente) y regulaciones laborales dentro del marco legal vigente. La nómina se realiza actualmente mediante hojas de cálculo (Excel) a partir de un listado con los nombres, detalles y especificaciones de la remuneración de cada uno de los empleados y obreros; a su vez esta remuneración se origina por el desempeño de un cargo o un servicio profesional.

No obstante, actualmente en el Departamento de Recursos Humanos todos los procedimientos para el manejo y seguimiento de la gestión de nómina son manejados directamente por una sola persona, recibiendo el apoyo de los cinco (05) integrantes restantes de la unidad en las labores que contempla el proceso, contexto en el cual se ha evidenciado por parte de los colaboradores, dificultades en el momento de obtener información acerca de cómo se realizan las transacciones o procesos, para poner en práctica las actividades operativas inmersas en el cálculo de las remuneraciones, debido a que no existe un manual de normas y procedimientos que sirva de base para su elaboración, por lo que en el momento de realizar el procedimiento se recurre a las rutinas previamente establecidas por el responsable del procedimiento, producto de su experiencia y capacitación.

Esta situación trae como consecuencia, retraso en la preparación del personal en entrenamiento, generando además errores en el cálculo de las asignaciones y deducciones que se emiten en los pagos y retrasos en el proceso de su verificación y control de fallas, situación que ha conllevado a la desconfianza en la veracidad de la información, tanto por la administración como por parte de los trabajadores afectados, que de no tomarse medidas inducirá al descontento y desmotivación al personal de la empresa, haciéndose difícil el logro de las metas trazadas por la organización.

En este sentido, la empresa, se ha planteado la necesidad de optimizar el proceso de nómina en el Departamento de Recursos Humanos de la empresa, a través del diseño de un manual de normas y procedimientos contentivo de todas las operaciones inherentes a la ejecución del pago a los empleados y trabajadores, de una manera descriptiva, además de la implementación de un sistema informático (Saint Enterprise, Galac Software, entre otros), lo que permitirá que el proceso se lleve a cabo de manera metódica y en concordancia con los estándares legales implementados por la empresa, esto, independientemente de la persona que realice el proceso como tal.

Lo antes expuesto nos lleva a determinar que el propósito de

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