Tabla De Retencion

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Elaboración, Evaluación y Aplicación

DEFINICION DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Listado de SERIES con sus correspondientes TIPOS DOCUMENTALES, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del CICLO VITAL de los documentos

IMPORTANCIA DE LAS TRD

Facilitan el manejo de la información.

Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente.

Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.

Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos

PASOS METODOLOGICOS PARA ELABORACION DE T R D

1 Investigacion preliminarsobre la institucion y fuentes documentales.

2.Analisis De La informacion Recoplectada

3.Elaboracion y representacion de las tabls de retencion.

•Elaboración de propuesta de TRD (series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia)

• Acompañadas de Introducción y anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren comprensión y aplicación.

Reglamento General de Archivos, Art. 19:

Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.

ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTIÓN

Paso 1

CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

• DOCUMENTOS DE ARCHIVO

• DOCUMENTOS DE APOYO

PASO 2 Elaboración de Separadores

Elaborar los separadores para cada una de las series y subseries de tal manera que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física de la documentación.

Paso 3 Clasificación Documental Series y Subseries

• Identifique y agrupe en unidades documentales (asuntos) todos los tipos documentales pertenecientes a la dependencia teniendo en cuenta las series y subseries.

PASO 4PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL

Ordene al interior de cada uno de las unidades documentales (asuntos) los diferentes tipos documentales teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite y manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.

Paso 5 Identificación de cada Unidad Documental (Asuntos)

Se debe identificar cada una de las unidades documentales así:

– Código de la Oficina

– Código de la Serie

– Código de la Subserie

– Nombre del Expediente

Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar máximo 200 folios. Si se requiere más de una carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta identificándola con la información señalada, anexándole el número de orden de la carpeta.

Paso 6: Ordenación

• Ordene cada uno de las unidades documentales (asuntos),pertenecientes a una serie o subserie, utilizando un sistema que facilite la localización y recuperación de la información.

• Los sistemas pueden ser: Alfabético, Numérico, Cronológico, Geográfico entre otros (se pueden combinar)

Paso 7: Depuración

• Retirar de la Unidad Documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios como:

• Duplicados

• Constancias

Paso 8: Foliación

Foliar cada una de las series y subseries documentales, previendo para ello la numeración de los folios en el extremo superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el documento más antiguo hasta el más reciente al final de la carpeta y así sucesivamente.

Paso 9: Ubicación Física

• Ubique físicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y Subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la Tabla de Retención Documental

Paso 10: Identificación de Archivadores

• Identifique alfanuméricamente cada uno de los archivadores, de tal forma que permita la localización física de los expedientes

Paso 11 : Clasificación Documentos de Apoyo

• Una vez organizado el archivo de la dependencia aparecerán algunos documentos que no se pueden ubicar dentro de las series y subseries, estos constituyen los documentos de apoyo que son de carácter general sirven únicamente de soporte a la gestión de la dependencia, pero no son documentos de archivo, por lo tanto no se transfieren al Archivo Central.

• Se organizan con base al Sistema de Clasificación de Documentos de Apoyo y después de cumplir su función el Jefe de oficina apoyado por la secretaria o auxiliar, los destruye y elaboran acta (Acuerdo 042 de 2002) ver micrositio del Archivo: www.politecnicojic.edu.co/archivo

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