Tarea 1 - Fundamentos de la Administración

Concepto de Administración

Sebastian Kagelmacher Flores

Fundamentos de la Administración

Instituto IACC

31 de Julio, 2016

Desarrollo

     Para poder comenzar a describir y contextualizar la situación que debí administrar, es necesario primero establecer que el problema se presentaba en el área de servicio técnico de una empresa dedicada a la venta y reparación de maquinaria y repuestos agrícolas. El objetivo principal que se estableció, fue la mejora en la calidad del servicio. Para ellos se establecieron varios, por así llamarlos, sub objetivos.

Uno de los primeros problemas que se debían corregir o mejorar, es decir, el primero de estos objetivos, consistía en lograr una mejora sustancial en la gestión del servicio, ya que esto nos permitiría conseguir tiempos de respuesta más rápidos, una atención más eficiente, entre otras cosas, y con ello, la mejora en la calidad del servicio. Para ello, se me asignó como jefe administrativo del área de servicio técnico.

     Se debió planificar los pasos a seguir para poder conseguir el objetivo, los cuales iban desde una mejor capacitación para los mecánicos; tanto en temas técnicos, como por ejemplo cursos de capacitación acerca de la mecánica de ciertos modelos de tractores, y también de algunos implementos agrícolas; como en temas administrativos, como lo son el uso apropiado y el correcto llenado de los distintos formularios que se utilizan al momento de salir a reparar unidades en terreno, o incluso en el taller; hasta capacitaciones para el personal administrativo en materias relevantes al servicio técnico.

     Al ver la planificación de estos pasos, se puede reconocer claramente que el proceso que se utiliza en esta etapa en particular, es de carácter académico, ya que es la formación y actualización de los conocimientos de los mecánicos y también del personal administrativo, uno de los pasos que a mi parecer, resultan seguir siendo clave, para haber conseguido el objetivo de la mejora en la gestión, y lo que resulta más importante, poder mantener esta mejora en el tiempo. Y es el recurso humano, en este caso, los mecánicos y el personal administrativo, el recurso utilizado.

     Para poder llevar a cabo toda esta etapa de capacitación, se debieron de organizar y coordinar con mucho cuidado los tiempos en que el personal fue capacitado, ya que las labores del servicio técnico no debían detenerse por períodos muy prolongados. Durante este proceso, el personal fue instruido de manera formal e informal en los aspectos ligados a la gestión de la calidad del servicio. Además, se incorporaron dos alumnos en práctica de la carrera de mecánica, para poder apoyar a los mecánicos en sus labores en terreno y en taller. A estos alumnos en práctica se les realizó una inducción en los procesos que debían llevar a cabo.

     Aparte del proceso de capacitación, también se asignaron ciertas responsabilidades a los mecánicos, tanto en terreno, como al interior del taller, como lo eran el orden de las propias herramientas, la limpieza de sus respectivas estaciones de trabajo. Asimismo, al personal administrativo también se le asignó responsabilidades que incluían el correcto uso de los formularios, contactar a tiempo a los clientes para coordinar las visitas de los mecánicos, organizar los trabajos que se deben realizar, entre otras.

    Resulta interesante reconocer que el primer sub objetivo fijado, que era la mejora de la gestión, se vuelve parte del proceso a utilizar para la concreción de los otros objetivos, como lo son el acortar los tiempos de respuesta al cliente, y la atención más eficiente.

     Como parte de los procesos de dirección y ejecución, se me asignó la responsabilidad de mantener abastecidos a los mecánicos de los repuestos e insumos que requieran tanto para las visitas a terreno, como para dentro del taller.

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