Trabajo 8

1. ¿Por qué es importante llevar a cabo el control de los documentos y el control de los procesos?

Los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de la Calidad deben controlarse, la norma ISO 9001 pide un procedimiento documentado que defina los controles para la aprobación, revisión y actualización de los documentos, los cambios deben identificarse así como el estado de revisión de los documentos. Además debe asegurar que las versiones vigentes de los documentos se encuentren en los puntos donde se requieran, que estén legibles y fácilmente identificables. Los documentos de origen externo que sean aplicables al sistema se deben identificar y se debe controlar su distribución y en todo momento se debe prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos. En caso de que se mantengan documentos obsoletos por cualquier razón deben ser claramente identificados como tales.

Muchas empresas, han concluido que uno de sus mayores problemas es mantener actualizada su documentación de forma tal que su sistema de calidad mantenga su integridad, de hecho, el control de documentos es una de las no conformidades que aparece con mayor frecuencia tanto durante el proceso de certificación como en auditorias posteriores.

Es sumamente importante administrar el sistema documental, de forma ágil y eficiente de tal manera que no se convierta en una maraña de papeles que obstaculice el éxito del Sistema de Gestión en lugar de soportarlo. Para hacer un manejo adecuado del ciclo de vida de los documentos que garantice la eficiencia y eficacia de los procesos, provee un proceso único que coordina cambios y disponibilidad en los documentos críticos para el negocio.

En cambio si no se tiene un control de la documentación y los procesos se puede caer en tomar malas decisiones por no contar con la información adecuada y oportuna, se desperdicia tiempo buscando información extraviada, o reconstruyendo información

2. ¿Cuál es la importancia de detectar las No Conformidades?

La detección de no conformidades es importante para una Organización, porque facilita la mejora de aspectos relevantes de su sistema de gestión permitiendo:

- Conocer puntos importantes del sistema que no cumplen los requisitos exigidos

- Analizar las causas de incumplimiento del requisito

- Realizar correcciones que eliminen la no conformidad detectada, sus efectos visibles actuales

- Realizar acciones correctivas que eliminen la causa de la no conformidad detectada, con el fin de evitar también su aparición futura

- Realizar acciones preventivas, que eliminen la causa de una no conformidad potencial en procesos similares

Es importante además

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